Flujos de trabajo: dibuja tus propios procesos

Un flujo de trabajo es un proceso que dibujas tú: *cuando* pasa algo, *si* algo se cumple, *esperas* si hace falta y *luego* Kaam360 hace el trabajo. Por ejemplo: cuando se gana un negocio, crear un proyecto de incorporación y dar la tarea de arranque al jefe de proyecto. Lo dibujas en un lienzo, lo pruebas con un registro de ejemplo y lo enciendes. Nadie tiene que programar.

Abrir Flujos de trabajo

1. En el menú, en Administración, elige Flujos de trabajo. (También es una tarjeta de la página Ajustes.)
2. Necesitas el permiso Crear flujos de trabajo para dibujarlos y probarlos, y Activar y desactivar flujos de trabajo para encenderlos. Los administradores tienen ambos. Dáselos a otros roles en Roles y permisos.

Empezar con un flujo de trabajo listo

Arriba de la página hay flujos de trabajo listos. Haz clic en uno y se abre, listo para usar:

• Negocio ganado → crear un proyecto de incorporación: crea un proyecto para el cliente, añade una tarea de arranque y avisa al responsable del negocio.
• Ticket urgente → avisar al responsable: cuando un ticket de soporte se vuelve urgente, el responsable recibe un aviso y un correo.
• Factura vencida hace 7 días → escribir al cliente y crear una tarea: un recordatorio amable al cliente y una tarea de llamada para tu equipo.
• Nuevo prospecto → repartirlo y añadir un seguimiento: da cada prospecto nuevo a la siguiente persona por turno y añade una tarea de seguimiento para mañana.
• Tarea que vence mañana → recordar al responsable: un recordatorio el día antes de que venza una tarea, salvo que ya esté hecha.
• Empezar desde cero: un lienzo vacío con solo un disparador.

Los pasos que nombran a «una persona» empiezan contigo. Cámbialos a la persona correcta antes de encender el flujo de trabajo.

Dibujar en el lienzo

La página tiene tres partes: a la izquierda los pasos que puedes añadir, en el centro el dibujo y a la derecha los ajustes del paso seleccionado.

1. Haz clic en la primera tarjeta (dice Cuándo) y elige qué inicia el flujo de trabajo.
2. Debajo de cada tarjeta hay un + redondo. Haz clic y elige qué pasa después, o arrastra un paso de la izquierda al lienzo. Para conectar dos tarjetas, arrastra desde el + de una hasta la otra.
3. Haz clic en cualquier tarjeta para configurarla a la derecha. Palabras como {title}, {customer} y {dueDate} se rellenan para cada registro: abre Palabras que puedes usar para verlas todas.
4. Para quitar una flecha, señálala y pulsa la pequeña cruz roja. Para quitar un paso, selecciónalo y pulsa Quitar este paso (o la tecla Supr).
5. Arrastra las tarjetas para ordenarlas o pulsa Ordenar el dibujo. Usa los botones de zoom o Mostrar todo para moverte.
6. Pulsa Guardar. Si falta algo (una persona a quien escribir, un proyecto para una tarea), un recuadro amarillo dice qué, y la tarjeta muestra una señal de aviso.

También puedes mover una tarjeta seleccionada con las teclas de flecha.

Qué puede iniciar un flujo de trabajo (Cuándo)

• Se crea o cambia un registro: una tarea, proyecto, prospecto, negocio, cliente, contacto, ticket, factura, orden de compra o factura de proveedor. Puedes indicar «solo cuando cambie este campo» (por ejemplo la prioridad) y añadir condiciones en Solo si (por ejemplo: la prioridad es Urgente).
• Pasa algo: se completa una tarea, se gana o pierde un negocio, se firma un contrato, se envía o se paga una factura, un pago de proyecto pasa a otra etapa, se presenta un gasto o se resuelve un ticket.
• Llega una fecha: una fecha de un registro, o unos días antes o después, por ejemplo 2 días antes del vencimiento de una tarea o 7 días después del vencimiento de una factura. Kaam360 busca fechas cada hora durante el día. Marca Solo una vez por registro, aunque cambie la fecha si nunca debe actuar dos veces sobre el mismo registro.
• Se envía un formulario: uno de tus formularios de solicitud de tareas o de suscripción (o cualquiera de ellos).
• Se decide una aprobación: un gasto, una ausencia, una orden de compra, la aprobación propia de un flujo de trabajo y los demás tipos, aprobada o rechazada.
• Según un horario: cada día, cada día laborable, cada semana o cada mes, a la hora que elijas (en la zona horaria de tu organización).

Comprobar, esperar y actuar

• Si / si no sigue un camino distinto según el registro. Añade tantas ramas como necesites, cada una con sus condiciones; se sigue la primera rama que coincide y Si no cuando ninguna coincide.
• Esperar hace una pausa de minutos, horas, días o semanas. Esperar a que cambie un campo espera, por ejemplo, a que cambie el estado, pero como máximo hasta un tiempo límite: la ejecución sigue entonces por Cambió o Tiempo agotado. Las ejecuciones en espera se guardan, así que continúan incluso después de reiniciar el servidor.
• Las acciones son: Enviar un correo (a un miembro del equipo, al responsable del registro o al cliente: los clientes lo reciben con el diseño de tu empresa), Enviar un aviso, Crear una tarea (en un proyecto o como seguimiento de ventas vinculado al prospecto, cliente o negocio), Crear un registro (un proyecto, si quieres desde una plantilla de plan, un cliente o un prospecto), Actualizar un campo, Asignar (a una persona o a varias por turnos), Pedir aprobación (mediante tus reglas de aprobación), Llamar a un webhook (uno que hayas creado en Integraciones), Añadir una etiqueta (a una tarea o proyecto) y Añadir un comentario (en una tarea). Iniciar una guía de bienvenida inicia una guía de bienvenida para el cliente del registro (vea Dé la bienvenida a clientes nuevos con guías).

Pruébalo y luego enciéndelo

1. Pulsa Prueba, elige un registro de ejemplo y pulsa Ejecutar la prueba. Kaam360 recorre el flujo de trabajo con ese registro y muestra lo que *haría* cada paso, por ejemplo «Enviaría un correo a Sana Khan». No se cambia nada ni se envía ningún correo.
2. Si todos los pasos funcionarían, pulsa Encender. Un flujo de trabajo solo se puede encender después de probar su última versión.
3. Un flujo encendido reacciona a lo que pase desde entonces. Solo las personas con Activar y desactivar flujos de trabajo pueden cambiar un flujo encendido: lo que guardan cuenta al instante.

Ver lo que hizo

• La pestaña Historial de ejecuciones de un flujo de trabajo muestra cada ejecución y prueba. Abre una para ver cada paso con su resultado: hecho, nada que hacer (y por qué), fallido o en espera (y hasta cuándo).
• En la página Flujos de trabajo, Lo que hicieron los flujos de trabajo últimamente muestra las últimas ejecuciones de todos.
• Cuando un paso sale mal (por ejemplo, el responsable no puede crear proyectos), la ejecución se detiene en ese paso y el responsable del flujo recibe un aviso y, como mucho una vez por hora, un correo.

Seguridad

• Un flujo de trabajo actúa con los permisos de su responsable. Nunca puede hacer más que esa persona, y los comentarios y tareas que crea van a su nombre.
• Un flujo de trabajo nunca se vuelve a iniciar por sus propios cambios. Los cambios hechos por flujos inician otros flujos solo cuando su disparador indica Reaccionar también a cambios hechos por otros flujos de trabajo, y nunca más de tres seguidos.
• Como máximo 100 ejecuciones por hora para un flujo de trabajo y 300 para toda la organización, para que un error no inunde la bandeja de nadie.
• Los webhooks solo van a direcciones https públicas, van firmados y se reintentan si el receptor no responde.
• Encender, apagar, cambiar y eliminar un flujo de trabajo queda en el Registro de actividad.

Planes

Los flujos de trabajo están incluidos desde el plan Business, como antes las reglas de automatización. En los planes Starter y Team, la página Flujos de trabajo muestra cómo cambiar de plan y no se ejecuta ningún flujo (tampoco los que vienen de una regla de automatización). Durante la prueba gratuita puedes usarlos con los límites de Business.

| Plan | Flujos de trabajo encendidos | Ejecuciones al mes | |---|---|---| | Business | 50 | 20.000 | | Enterprise | Sin límite | Sin límite |

La parte superior de la página Flujos de trabajo muestra cuánto usas. Las pruebas no cuentan. Cuando se agotan las ejecuciones del mes, no empiezan ejecuciones nuevas hasta el mes siguiente y se avisa a los responsables de los flujos.

Tus reglas de automatización están aquí

Las reglas de automatización que creaste antes en Ajustes se convirtieron en flujos de trabajo, uno por regla y con el mismo nombre. Hacen exactamente lo que hacían, están encendidas o apagadas como antes y llevan la marca De una regla de automatización. Ahora puedes abrirlas en el lienzo y añadir más pasos.