Solicitudes desde Slack, Teams y correo electrónico

A menudo la gente pide cosas en un chat o por correo. Con las solicitudes, cualquiera puede convertir ese mensaje en una tarea de Kaam360, incluso quien no tiene cuenta de Kaam360. La conversación se mantiene sincronizada: lo que envías a quien pidió (el solicitante) aparece en su hilo de Slack o Teams o le llega por correo, sus respuestas vuelven como comentarios y se entera cuando la tarea está terminada.

Quién puede configurarlo: los administradores (cualquiera cuyo rol tenga Gestionar integraciones). Forma parte del paquete Business y está desactivado hasta que lo actives. Primero hay que conectar Slack o Teams, consulta Slack y Microsoft Teams.

1. Activarlo

1. Pulsa Ajustes y luego Slack y Teams.
2. Busca la sección Solicitudes desde Slack, Teams y correo electrónico.
3. Marca Solicitudes desde Slack, Solicitudes desde Microsoft Teams y Solicitudes por correo electrónico, como prefieras.
4. En Las solicitudes van a, elige el proyecto. Un canal con su propio proyecto (Las tareas escritas en este canal van a) usa ese. Si el proyecto usa Triaje, las nuevas solicitudes esperan allí hasta que alguien las acepte.
5. En Emoji de Slack que crea una solicitud, escribe el nombre del emoji sin dos puntos, por ejemplo ticket.
6. En Quién puede hacer solicitudes en Slack y Teams, elige Cualquier persona del espacio de trabajo o Solo quienes vincularon su cuenta de Kaam360.
7. Para el correo, elige la Dirección de correo para solicitudes: la dirección de correo a tarea de un proyecto. Configura esa dirección para aceptar correo de cualquiera, así personas de fuera de tu equipo pueden escribir.
8. Pulsa Guardar. El cambio queda en el registro de actividad.

2. Hacer una solicitud en Slack

• En cualquier mensaje, abre el menú de los tres puntos y elige Create Kaam360 task.
• O reacciona a un mensaje con el emoji elegido (por ejemplo :ticket:). Funciona en los canales que añadiste con Añadir un canal.
• O menciona la aplicación con palabras: @Kaam360 La impresora de la planta 2 está atascada.

La primera línea se convierte en el nombre de la tarea. El mensaje, quién lo pidió, un enlace al mensaje y enlaces a sus archivos van a la descripción. El hilo recibe un breve mensaje con la referencia de la solicitud (por ejemplo R-12). El mismo mensaje nunca crea dos tareas.

3. Hacer una solicitud en Microsoft Teams

• En cualquier mensaje, abre Más acciones (los tres puntos) y elige Create Kaam360 task. Puedes añadir una nota para el equipo.
• O escribe en un canal: @Kaam360 y lo que necesitas.

4. Hacer una solicitud por correo electrónico

Envía un correo a la dirección de solicitudes. El asunto se convierte en el nombre de la tarea. El remitente recibe una confirmación con una referencia y puede responderla para añadir más.

5. Responder al solicitante

1. Abre la tarea. El recuadro Solicitante a la derecha muestra quién pidió y dónde.
2. Escribe tu comentario y marca Enviar al solicitante antes de pulsar Comentario. O pulsa Enviar al solicitante debajo de un comentario que ya escribiste.
3. El comentario va a su hilo de Slack o Teams, o por correo. Muestra Enviado al solicitante.

Los comentarios que no envías se quedan en Kaam360: el solicitante nunca ve los comentarios internos. Sus respuestas en el hilo, o por correo, aparecen como comentarios marcados Del solicitante, con su nombre. Cuando la tarea se termina (o se vuelve a abrir) se avisa al solicitante. Si el equipo rechaza una solicitud en Triaje, también se entera, con el motivo.

Privacidad

Un solicitante sin cuenta solo ve su propio hilo: los comentarios que le envías y cuándo se termina la tarea. No puede buscar en Kaam360 ni ver nada más. Cada mensaje se envía una sola vez, aunque Slack o Teams entreguen algo dos veces, y Kaam360 nunca lee sus propios mensajes como respuestas.

Para quien administra Slack o Teams

Las solicitudes necesitan algunos permisos más en Slack (leer los mensajes de los canales donde está la aplicación, las reacciones y las menciones). Si Slack muestra Hay que volver a conectar, pulsa Volver a conectar. En Teams, descarga la aplicación otra vez con Descargar la aplicación y sube el archivo nuevo. La aplicación tiene que estar en el canal: en Slack escribe /invite @Kaam360.