Escribir actualizaciones de proyecto y leerlas en Novedades

Una actualización de proyecto es una nota breve del responsable del proyecto: cómo va el proyecto, qué pasó, qué viene y qué lo bloquea. Los responsables de la empresa leen las actualizaciones de todos los proyectos en un solo lugar, Novedades, en vez de preguntar a cada responsable.

Escribir una actualización

1. Abra el proyecto y su pestaña Novedades.
2. Pulse Escribir una actualización.
3. Elija cómo va el proyecto: En buen camino, En riesgo o Fuera de plazo.
4. Rellene Qué pasó, Qué viene y, si algo lo impide, Bloqueos. Con una o dos líneas basta.
5. Si quiere, añada archivos, por ejemplo una captura o un informe.
6. Marque Compartir con el cliente si los clientes del proyecto deben verla en el portal de clientes. Solo la ven los usuarios cliente a los que se dio acceso a este proyecto.
7. Pulse Publicar actualización. Todos los que siguen el proyecto se enteran en la campana y en la bandeja de entrada.

Pueden escribir actualizaciones el responsable del proyecto (su propietario) y quienes pueden editar proyectos. Puede cambiar o quitar su propia actualización; quienes tienen el permiso Gestionar actualizaciones de proyecto pueden cambiar o quitar la de cualquiera.

Deje que Kaam360 lo redacte

En el formulario de la actualización, pulse Redactar con IA (o Borrador a partir del trabajo del proyecto cuando el asistente de IA está desactivado). Kaam360 rellena el estado, qué pasó, qué viene y los bloqueos con el trabajo real del proyecto desde la última actualización. Léalo, cámbielo y publíquelo usted. Vea Usar el asistente de proyectos.

El ritmo y los recordatorios

Por defecto las actualizaciones tocan cada semana, el viernes. Quienes tienen Gestionar actualizaciones de proyecto abren Novedades en el menú y pulsan Ritmo y recordatorios para elegir cada semana, cada dos semanas, cada mes o sin ritmo, el día en que tocan, y si se envían recordatorios y el resumen semanal.

Cuando ha pasado el día y nadie escribió una actualización en ese periodo, se recuerda una vez al responsable del proyecto, en la campana y por correo. Solo se recuerda en proyectos que ya tienen actualizaciones, así nadie recibe avisos antes de que el equipo empiece a usarlas. Cada persona puede desactivar el correo en Mi perfil.

Novedades

Abra Novedades en el menú, en Gestión de proyectos. Verá las actualizaciones de todos los proyectos que puede ver, las más recientes primero, y al lado el último estado de cada proyecto y si su actualización está atrasada.

• Pulse Fuera de plazo, En riesgo o En buen camino arriba, o use los filtros, para acotar la lista por estado, responsable o cartera.
• Pulse Seguir junto a un proyecto para enterarse de sus actualizaciones. Ya sigue los proyectos que son suyos o de los que es miembro; pulse Siguiendo para dejar de seguirlos.
• Pulse Resumen de la semana para un resumen breve de las actualizaciones de la semana en los proyectos que sigue. Si su organización tiene activado el asistente de IA, lo escribe el asistente; si no, recibe una lista sencilla.

El primer día de cada semana, el resumen de las actualizaciones de la semana anterior llega a su bandeja de entrada. Marque Enviarme por correo el resumen semanal de las actualizaciones de proyecto en Mi perfil para recibirlo también por correo.

Dónde cuenta el estado

Mientras una actualización es reciente (dos periodos del ritmo), su estado también cuenta en la Cartera, el Panel, la Sala de control y el Resumen de la empresa: un proyecto que su responsable considera en riesgo aparece allí también en riesgo, con el motivo «Actualización de proyecto».