Usar el asistente de proyectos: redactar actualizaciones, preguntar por proyectos, convertir notas en tareas

El asistente de proyectos ayuda a los jefes de proyecto con el trabajo rutinario: redacta la actualización del proyecto con lo que de verdad pasó, responde preguntas sobre sus proyectos, convierte notas en tareas y le envía un breve resumen semanal. Solo usa los proyectos y tareas que usted puede ver, y nunca publica, crea ni envía nada hasta que usted lo confirme.

Todo funciona sin el asistente de IA: entonces recibe una versión sencilla y basada en hechos, hecha con los mismos datos. Cuando un administrador activa el asistente de IA (vea Preguntar al asistente de IA), la IA redacta los borradores y usted puede conversar con él sobre sus proyectos con sus propias palabras.

Redactar una actualización de proyecto

1. Abra el proyecto y su pestaña Novedades, y pulse Escribir una actualización.
2. Pulse Redactar con IA (o Borrador a partir del trabajo del proyecto cuando el asistente de IA está desactivado).
3. El formulario se rellena con un estado sugerido, Qué pasó (tareas terminadas y empezadas desde la última actualización), Qué viene (trabajo e hitos de las próximas dos semanas) y Bloqueos (tareas atrasadas, tareas que esperan un trabajo sin terminar, hitos con retraso e incidencias críticas).
4. Por qué este estado: muestra las señales detrás del estado sugerido, como tareas atrasadas o un hito con retraso. Quien puede ver los costes del proyecto también ve si se prevé superar el presupuesto.
5. Lea el borrador, cambie lo que quiera y pulse Publicar actualización. Antes no se publica nada.

Solo quien puede escribir las actualizaciones del proyecto (su jefe de proyecto o quien puede editar proyectos) puede redactar una.

Preguntar por sus proyectos

1. Pulse Preguntar al asistente en el menú de la izquierda, en Ayuda, y quédese en la pestaña Chat. O pulse Preguntar en la barra superior.
2. Pulse una sugerencia como ¿Qué proyectos están en riesgo?, o escriba su propia pregunta, por ejemplo «¿Qué está atrasado esta semana en el proyecto de la web?».
3. La respuesta enlaza los proyectos y tareas que nombra, con su estado de salud, vencimientos y responsables. También puede preparar una tarea o la actualización de esta semana para que usted la confirme.

Cuando el asistente de IA está apagado, la pestaña Chat ofrece en su lugar ¿Qué proyectos están en riesgo?, ¿Qué está atrasado?, ¿Qué vence esta semana? y ¿Qué está bloqueado?: elija Todos mis proyectos o un proyecto y pulse una pregunta. La respuesta lista los proyectos o tareas, cada uno con un enlace, su salud o vencimiento, su responsable y, en el trabajo bloqueado, lo que espera.

Convertir notas en tareas

1. Abra Preguntar al asistente y la pestaña Notas a tareas.
2. Elija el proyecto y pegue sus notas, una cosa por línea.
3. Pulse Proponer tareas. Cada tarea propuesta tiene título, persona, fecha de vencimiento y lista. Sin el asistente de IA cada línea es una tarea: un nombre en la línea sugiere la persona y palabras como «tomorrow» o «by Friday» sugieren la fecha.
4. Desmarque las tareas que no quiera y cambie lo que necesite.
5. Pulse el botón que crea las tareas. Solo entonces se crean, con sus propios permisos.

Necesita el permiso de crear tareas. Dar una tarea a otra persona requiere el permiso Asignar tareas a otros, y solo se puede elegir a personas del proyecto. Las tareas creadas así quedan en el registro de auditoría.

Recibir un resumen semanal

1. Abra Preguntar al asistente y la pestaña Resumen.
2. Marque Enviarme un resumen semanal y elija el día.
3. Marque Enviármelo también por correo (siempre está en la campana) si también lo quiere por correo. Está desactivado si no lo marca.
4. Pulse Guardar. Pulse Ver mi resumen ahora para ver qué diría hoy.

Ese día, a partir de las ocho de la mañana, el resumen llega a su campana de avisos: proyectos en riesgo, tareas atrasadas y lo que vence esta semana, con enlaces. Sale una sola vez ese día, aunque Kaam360 funcione en más de un servidor. Para dejar de recibir el correo, use el enlace para darse de baja al final del correo; el resumen sigue en su campana.

Bueno saber

• El asistente solo usa los proyectos que puede ver: los suyos, aquellos de los que forma parte, los públicos y compartidos, o todos si puede ver todos los proyectos.
• Con el asistente de IA activado, los datos necesarios (títulos de tareas, fechas, responsables y estado) se envían a un servicio de IA (Anthropic) para redactar el texto. Revise el texto antes de usarlo.
• El estado que sugiere sigue la misma regla que el Panel y la Cartera.