Solicitudes de privacidad: dar a una persona sus datos o borrarlos (RGPD)

Las leyes de privacidad como el RGPD dan a las personas derechos sobre la información que su organización guarda de ellas: obtener una copia, corregirla o que se borre. Tiene un mes para responder. Solicitudes de privacidad le ayuda a hacerlo en pocos clics.

Quién puede usarlo: los administradores y cualquiera cuyo rol tenga el permiso Atender solicitudes de privacidad (vea Cree sus propios roles).

Abrir Solicitudes de privacidad

1. Pulse Ajustes.
2. Pulse la tarjeta Solicitudes de privacidad (o abra Datos y privacidad y pulse Abrir Solicitudes de privacidad).

Registrar la solicitud

1. Pulse la pestaña Solicitudes y luego Registrar una solicitud.
2. Elija Qué pidió: una copia de sus datos, borrar sus datos, corregir sus datos, dejar de usar sus datos, limitar cómo se usan o llevar sus datos a otro sitio.
3. Escriba el Nombre de la persona y el Correo de la persona, cómo llegó y el día en que llegó. Respuesta antes del se rellena con 30 días después.
4. Pulse Guardar.

Las solicitudes que han pasado su plazo se muestran en rojo, y la tarjeta Solicitudes de privacidad de Ajustes indica cuántas están vencidas.

Encontrar a la persona en todas partes

1. Pulse la pestaña Buscar a una persona.
2. Escriba su correo electrónico, teléfono o nombre y pulse Buscar. Para vincular lo que haga a una solicitud, elíjala primero en la lista junto al cuadro de búsqueda (o pulse el botón de búsqueda en la fila de la solicitud).
3. Verá cada lugar donde aparece la persona: miembros del equipo, contactos del CRM, clientes potenciales y lo que su equipo anotó con ellos, clientes, tickets de soporte, usuarios de clientes del portal, respuestas a presupuestos, encuestas de satisfacción, firmas electrónicas, suscriptores de marketing, resultados de campañas, respuestas a encuestas, historial de consentimiento e invitados nombrados en actas de reuniones. También se encuentran los registros que esperan en la papelera.

Darle una copia de sus datos

1. Marque los registros que quiere incluir (todas las coincidencias exactas ya están marcadas).
2. Pulse Descargar sus datos. Recibirá un archivo ZIP con una página para leer (person.html) y la misma información para máquinas (person.json).
3. Revise el archivo antes de enviarlo a la persona: las notas privadas del equipo en los tickets de soporte se incluyen y se marcan, y pueden mencionar a otras personas.

Borrar sus datos

1. Marque los registros que quiere borrar.
2. Pulse Borrar…. Lea lo que pasará con cada tipo de registro:- Eliminado para siempre: se quita, también de la papelera (por ejemplo un suscriptor de marketing, un alta, una respuesta a una encuesta, notas y actividades de un cliente potencial).- Datos eliminados: el registro se queda, pero se quitan el nombre, el correo, el teléfono y otros datos de la persona, y muestra "Erased person" (por ejemplo un contacto del CRM, un cliente potencial, el solicitante de un ticket, un usuario de cliente).- Se conserva: se mantiene tal cual, por el motivo indicado (por ejemplo un documento firmado, que es prueba legal, o un miembro del equipo que sigue activo).
3. Escriba exactamente lo que buscó y pulse Borrar definitivamente.

Para borrar a un miembro del equipo, primero desactívelo en Usuarios. Solo un administrador puede borrar a un miembro del equipo. Sus tareas, comentarios y tiempos se quedan como "Former team member". La actividad del ordenador y las capturas de pantalla se eliminan, y se quitan los motivos escritos en sus ausencias. Una descarga de sus datos incluye sus ordenadores, los totales de actividad por día, la lista de capturas y sus ausencias.

Cada descarga y cada borrado se anota en el Registro de actividad (tipo Solicitudes de privacidad) sin los datos de la persona. Si la búsqueda estaba vinculada a una solicitud, la solicitud guarda lo que se hizo, y una solicitud de borrado se marca como Hecho.

La lista de no contactar

Cuando borras a una persona, sus correos y teléfonos pasan a la Lista de no contactar de tu organización, para no volver a añadirla ni escribirle por error. Kaam360 la deja fuera en todas partes:

• Añadirla como lead, contacto del CRM o contacto de marketing se rechaza con un mensaje que explica por qué.
• Las importaciones (hojas de cálculo, otras herramientas, contactos de marketing) dejan fuera su fila y dicen por qué.
• Los formularios de suscripción y de web a lead responden como siempre, pero no se guarda nada.
• Los mensajes de texto (SMS y WhatsApp), las secuencias de ventas y los recordatorios de reservas por texto la saltan.

La lista guarda solo una huella de cada dirección (SHA-256 con el secreto propio de tu organización), nunca la dirección, así que nadie puede leerla ni descargarla.

Para comprobar a una persona o quitarla de la lista (por ejemplo, porque se volvió a suscribir):

1. Abre Solicitudes de privacidad y pulsa la pestaña Lista de no contactar. Muestra cuántos correos y teléfonos hay en ella.
2. Escribe un correo o un número de teléfono y pulsa Comprobar la lista.
3. Para quitarlo, escribe cómo aceptó la persona que la volvamos a contactar y pulsa Quitar de la lista. Solo un administrador puede hacerlo. Se anota en el Registro de actividad con tu motivo, pero sin la dirección.

Consentimiento para correos de marketing

La página de cada suscriptor de marketing (Marketing > Contactos) muestra un Historial de consentimiento: cuándo y cómo aceptó (formulario de alta con su texto, añadido por el equipo, importado, desde el CRM), cuándo confirmó su dirección, cambió sus temas o se dio de baja. El historial se incluye al descargar sus datos. Los formularios de alta, también los que además crean un cliente potencial en Ventas, siempre piden primero a la persona que acepte.

El acuerdo de tratamiento de datos y los subencargados

Kaam360 trata su información por cuenta de usted. El acuerdo que explica cómo está en la página Tratamiento de datos, y las empresas que nos ayudan a funcionar Kaam360 están en la página Subencargados del tratamiento.

1. Abra Ajustes > Datos y privacidad.
2. En Acuerdo de tratamiento de datos, pulse Leer el acuerdo.
3. Marque que lo ha leído y lo acepta para su organización, y pulse Aceptar el acuerdo. Solo un administrador puede hacerlo.
4. Pulse Imprimir o guardar la copia firmada para imprimirla, o para guardarla como PDF desde la ventana de impresión de su navegador.

Cuando el acuerdo cambie, la página le pedirá que acepte la nueva versión.

Si algo sale mal

• No ve Solicitudes de privacidad: su rol no tiene el permiso Atender solicitudes de privacidad. Pídaselo a un administrador.
• No se encuentra nada: revise la ortografía o pruebe con el correo en vez del nombre.
• Borrar definitivamente sigue en gris: escriba exactamente lo que buscó en el cuadro de confirmación.