Ajustes de firma electrónica: valores predeterminados, copia firmada, carpetas y limpieza

Abra Firma electrónica en el menú y pulse Configuración de firma. Necesita el permiso para gestionar usuarios, así que normalmente es para administradores. Los cambios se aplican a todos en su organización desde el momento en que pulsa Guardar.

Valores predeterminados de envío

• Días para completar: cuánto tiempo permanece abierta una solicitud nueva antes de caducar. Quien envía todavía puede cambiarlo en cada solicitud.
• Enviar recordatorios automáticamente y Enviar un recordatorio cada (días).
• Enviar en orden de forma predeterminada cuando hay dos o más firmantes.

Estos valores rellenan la página Enviar a firma cada vez, para que nadie tenga que reescribirlos.

Cuando todos han firmado

• Enviar la copia firmada a: Todos (todos los firmantes, las personas que reciben una copia y quien envía), Solo el remitente o Nadie (las personas la descargan desde la solicitud).
• Enviar como: un archivo adjunto al correo o un enlace de descarga en el correo. Un enlace es útil para archivos muy grandes, y a un firmante al que se le pidió un código se le pide de nuevo.
• Mantener el certificado de finalización fuera del archivo firmado: el archivo firmado tiene entonces solo las páginas de su documento, y el certificado llega como un segundo archivo.
• Imprimir el nombre del firmante y la hora junto a cada firma.
• Imprimir el ID del documento en cada página de la copia firmada, en Encabezado, izquierda, Encabezado, derecha, Pie de página, izquierda o Pie de página, derecha.

Experiencia de firma

Abra la pestaña Experiencia de firma para elegir:

• cómo pueden firmar los firmantes: Dibujar con el ratón, el dedo o un lápiz, Escribir su nombre con un estilo de escritura a mano y Subir una imagen de su firma. Las imágenes subidas están desactivadas hasta que las active.
• qué Estilos de escritura a mano ofrecidos y Colores de lápiz ofrecidos pueden elegir las personas.
• si los firmantes no pueden cambiar el nombre que escribió quien envía, si pueden pasar el documento a otra persona (no es posible en un documento protegido con un código de acceso) y si las solicitudes nuevas permiten a los firmantes dejar un comentario (quien envía puede cambiarlo en cada solicitud).
• el texto con el que se comprometen los firmantes en A qué se comprometen los firmantes (aviso legal). Déjelo vacío para el texto estándar, y pida a un abogado que revise cualquier cosa que escriba.

Carpetas y tipos de documento

En Carpetas y Tipos de documento, añada los nombres que usa su equipo y luego Renombrar o Eliminar. Un cambio de nombre se aplica a todas las solicitudes que usan ese nombre. Eliminar un nombre nunca elimina documentos; simplemente salen de él. Las personas eligen de estas listas en la página Enviar a firma y aun así pueden escribir allí un nombre nuevo.

Conservación de registros

En Conservación de registros, elija después de cuántos días las solicitudes terminadas (completadas, rechazadas, retiradas o caducadas) pasan solas a la papelera, y después de cuántos días en la papelera se eliminan definitivamente junto con su copia firmada. 0 significa nunca. Las solicitudes que todavía esperan firmas nunca se tocan.