Triage: neue Arbeit prüfen, bevor sie in den Plan kommt

Mit Triage kommt neue Arbeit für ein Projekt nicht direkt in den Plan. Sie wartet in einer Liste, wo jemand sie zuerst ansieht und entscheidet: annehmen, jemandem geben, mit einer bestehenden Aufgabe zusammenführen, mit Begründung ablehnen oder zurückstellen. Triage ist für jedes Projekt aus, bis Sie es einschalten.

Was in Triage landet

Wenn ein Projekt Triage nutzt, warten diese dort, statt sofort Aufgaben zu werden:

• Antworten auf die Aufgabenformulare des Projekts (im Web, über einen Freigabelink oder im Kundenportal);
• E-Mails an die E-Mail-zu-Aufgabe-Adresse des Projekts;
• Aufgaben aus Slack oder Microsoft Teams;
• Aufgaben, die Ihre Kunden im Kundenportal anfragen;
• Aufgaben über die API oder ein Add-in;
• Aufgaben von Personen Ihrer Organisation, die nicht Mitglied des Projekts sind.

Arbeit, die die Leute des Projekts selbst anlegen, kommt weiterhin direkt in den Plan.

Triage für ein Projekt einschalten

1. Drücken Sie im Modul Projektmanagement auf Triage.
2. Drücken Sie Projekte mit Triage.
3. Haken Sie das Projekt an. Nur der Eigentümer des Projekts oder jemand, der Projekte bearbeiten darf, kann es ein- oder ausschalten.

Entscheiden, was mit neuer Arbeit geschieht

1. Drücken Sie Triage im Menü. Die Zahlen oben zeigen, wie viele Einträge warten, wie alt der älteste ist und wie lange Einträge im Schnitt gewartet haben.
2. Wählen Sie einen Eintrag. Sie sehen, was angefragt wurde, von wem und wie es ankam.
3. Ändern Sie, was nötig ist: Projekt, Aufgabenliste, Zuweisen an, Priorität, Labels und unter Annehmen in den Status, mit dem die Aufgabe beginnt.
4. Wählen Sie dann:- Annehmen: Die Aufgabe wird mit Ihrer Wahl angelegt und verlässt Triage.- Als Duplikat markieren: Suchen Sie die Aufgabe, die es wiederholt. Der Text wird ein Kommentar dort, die Dateien wandern dorthin und die anfragende Person folgt dieser Aufgabe.- Ablehnen: Schreiben Sie die Begründung. Die anfragende Person wird informiert: Kollegen in der App, Personen ohne Konto per E-Mail, Kunden im Portal und per E-Mail.- Zurückstellen: für 4 Stunden, bis morgen oder eine Woche ausblenden. Haken Sie Zurückgestellte anzeigen an, um sie zu sehen.
5. Änderungen speichern behält Ihre Wahl, ohne schon anzunehmen.

Vorschläge

Für jeden Eintrag schlägt Kaam360 vor, wer es erledigen sollte (wer Ähnliches bearbeitet hat, wie ausgelastet die Leute sind, ihre Fähigkeiten), das Projekt, die Liste, die Labels, die Priorität und Aufgaben, die es wiederholen könnte. Jeder Vorschlag nennt den Grund. Drücken Sie Verwenden, dann Annehmen. Nichts wird von selbst übernommen. Hat Ihre Organisation den KI-Assistenten eingeschaltet, macht die KI die Vorschläge; sonst werden sie aus Ihrer früheren Arbeit ermittelt.

Tastenkürzel

Auf der Triage-Seite: J und K bewegen in der Liste, A nimmt an, I springt zu Zuweisen an, D markiert als Duplikat, X lehnt ab, H stellt zurück und R holt neue Vorschläge. Beim Tippen in ein Feld tun die Kürzel nichts.

Triage-Regeln

Regeln sortieren neue Arbeit beim Eintreffen.

1. Drücken Sie auf der Triage-Seite Triage-Regeln, dann Regel hinzufügen.
2. Unter Wenn neue Arbeit… wählen Sie die Bedingungen: das Projekt, die Herkunft, den Kunden der anfragenden Person (Name oder E-Mail-Domain), enthaltene Wörter, Labels oder Priorität. Eine leere Bedingung passt auf alles.
3. Unter …dann wählen Sie, was passiert: einer Person geben oder der am wenigsten ausgelasteten Person einer Stellenrolle; Priorität setzen; Labels hinzufügen; in ein anderes Projekt verschieben; jemanden benachrichtigen; oder sofort in den Plan annehmen.
4. Drücken Sie Speichern. Regeln laufen von oben nach unten; die Pfeile ändern die Reihenfolge. Die Regeln unter dieser nicht ausführen stoppt dort. Ohne Haken bei An pausiert eine Regel.

Wenn etwas nicht klappt

• Neue Arbeit wird weiter sofort zur Aufgabe: Prüfen Sie, ob das Projekt unter Projekte mit Triage angehakt ist.
• Sie sehen die Einträge eines Projekts nicht: Sie sehen Ihre eigenen Projekte; Personen mit dem Recht „Eingehende Arbeit sichten“ sehen alle.
• Eine Regel tut nichts: Jede ausgefüllte Bedingung muss passen. Sehen Sie auf der Regelseite nach, wie oft sie zugetroffen hat.