Einen einzelnen Datensatz mit einer Person, einem Team oder einer Rolle teilen

Manchmal braucht eine Person genau einen Datensatz, den ihre Rolle nicht zeigt: eine Ingenieurin, die einen Deal verfolgen muss, oder ein Kollege, der jemanden im Urlaub vertritt. Statt die Rolle zu ändern, teilen Sie nur diesen Datensatz.

Einen Datensatz teilen

Sie brauchen das Recht Einzelne Einträge teilen (Manager haben es) und müssen den Datensatz ändern dürfen oder sein Besitzer sein. Administratoren können alles teilen.

1. Öffnen Sie das Projekt (dessen Reiter Benutzer), den Kunden, den Deal, das Support-Ticket oder die Wiki-Seite.
2. Klicken Sie im Feld Geteilt mit auf Teilen.
3. Wählen Sie, mit wem: eine Person, ein Team oder eine Rolle.
4. Wählen Sie Darf ansehen oder Darf ändern. Eine Wiki-Seite wird immer zum Lesen geteilt; ihr Bereich entscheidet, wer darin schreibt.
5. Wählen Sie bei Bedarf unter Bis ein Enddatum und schreiben Sie eine kurze Notiz.
6. Klicken Sie auf Teilen. Die Person wird benachrichtigt, und die Freigabe wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten.

Um eine Freigabe zurückzunehmen, klicken Sie auf das Kreuz daneben. Freigaben enden außerdem von selbst an ihrem Enddatum.

Was die andere Person sieht

• Der Datensatz erscheint in ihren Listen, in der Suche, in Berichten, Dashboards und in der API, überall dort, wo ihre Rolle ihn sonst verbirgt (zum Beispiel ein Deal in einer Pipeline, die ihre Rolle nicht sehen darf, oder ein privates Projekt).
• Alles, was mit ihr geteilt wurde, steht im Menü unter Mit mir geteilt, mit der Person, die es geteilt hat, und dem Enddatum.
• Wenn ihre Rolle diese Art von Datensatz überhaupt nicht öffnet (etwa eine Ingenieurin ohne CRM), öffnet Mit mir geteilt den Datensatz in einer einfachen geteilten Ansicht mit seinen wichtigsten Feldern; mit Darf ändern kann sie diese Felder dort über Ändern bearbeiten.
• Ihre Feldberechtigungen gelten weiterhin: Ein für ihre Rolle ausgeblendetes Feld bleibt ausgeblendet.

Freigaberegeln

Eine Freigaberegel teilt viele Datensätze auf einmal, zum Beispiel „Deals in der Enterprise-Pipeline, die dem Team Lahore gehören, sind für das Team Karachi sichtbar".

1. Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie Freigaberegeln (Sie brauchen Rollen und Rechte verwalten).
2. Klicken Sie auf Neue Regel, geben Sie ihr einen Namen und wählen Sie Deals oder Projekte.
3. Wählen Sie bei Deals die Pipeline (oder Jede Pipeline); wählen Sie unter Gehört, wessen Datensätze, und unter Sichtbar für, wer sie sehen darf.
4. Wählen Sie Darf ansehen oder Darf ändern und klicken Sie auf Speichern.

Die Regelliste zeigt, wie viele Datensätze jede Regel gerade abdeckt. Schalten Sie eine Regel aus, um sie anzuhalten, ohne sie zu löschen.