Workflows: Abläufe selbst zeichnen

Ein Workflow ist ein Ablauf, den Sie selbst zeichnen: *wenn* etwas passiert, *falls* etwas zutrifft, bei Bedarf *warten*, *dann* erledigt Kaam360 die Arbeit. Zum Beispiel: Wenn ein Deal gewonnen wird, ein Onboarding-Projekt anlegen und die Kick-off-Aufgabe der Projektleitung geben. Sie zeichnen ihn auf einer Fläche, probieren ihn mit einem Beispieldatensatz aus und schalten ihn ein. Niemand muss programmieren.

Workflows öffnen

1. Wählen Sie im Menü unter Verwaltung den Punkt Workflows. (Er ist auch eine Karte auf der Seite Einstellungen.)
2. Zum Zeichnen und Testen brauchen Sie das Recht Workflows erstellen, zum Einschalten Workflows ein- und ausschalten. Administratoren haben beide. Unter Rollen & Rechte geben Sie sie anderen Rollen.

Mit einem fertigen Workflow beginnen

Oben auf der Seite stehen fertige Workflows. Klicken Sie einen an, und er öffnet sich einsatzbereit:

• Gewonnener Deal → Onboarding-Projekt anlegen: legt ein Projekt für den Kunden an, fügt eine Kick-off-Aufgabe hinzu und informiert den Deal-Eigentümer.
• Dringendes Ticket → Leitung benachrichtigen: Wird ein Support-Ticket dringend, erhält die Leitung eine Benachrichtigung und eine E-Mail.
• Rechnung 7 Tage überfällig → Kunden anschreiben und Aufgabe anlegen: eine freundliche Erinnerung an den Kunden und eine Anrufaufgabe für Ihr Team.
• Neuer Lead → verteilen und Nachfassen anlegen: gibt jeden neuen Lead der nächsten Person der Reihe nach und legt eine Nachfassaufgabe für morgen an.
• Aufgabe morgen fällig → Eigentümer erinnern: eine Erinnerung am Tag vor der Fälligkeit, außer die Aufgabe ist schon erledigt.
• Von Grund auf neu beginnen: eine leere Fläche nur mit einem Auslöser.

Schritte, die „eine Person“ nennen, beginnen mit Ihnen. Ändern Sie sie auf die richtige Person, bevor Sie den Workflow einschalten.

Auf der Fläche zeichnen

Die Seite hat drei Teile: links die Schritte, die Sie hinzufügen können, in der Mitte die Zeichnung und rechts die Einstellungen des gewählten Schritts.

1. Klicken Sie die erste Karte an (sie zeigt Wann) und wählen Sie, was den Workflow startet.
2. Unter jeder Karte ist ein rundes +. Klicken Sie darauf und wählen Sie, was als Nächstes passiert, oder ziehen Sie einen Schritt von links auf die Fläche. Um zwei Karten zu verbinden, ziehen Sie vom + der einen Karte auf die andere.
3. Klicken Sie eine Karte an, um sie rechts einzurichten. Wörter wie {title}, {customer} und {dueDate} werden für jeden Datensatz ausgefüllt: Öffnen Sie Wörter, die Sie verwenden können, um alle zu sehen.
4. Um einen Pfeil zu entfernen, zeigen Sie darauf und drücken das kleine rote Kreuz. Um einen Schritt zu entfernen, wählen Sie ihn und drücken Diesen Schritt entfernen (oder die Entf-Taste).
5. Ziehen Sie Karten, um sie anzuordnen, oder drücken Sie Zeichnung aufräumen. Mit den Zoom-Tasten oder Alles anzeigen behalten Sie den Überblick.
6. Drücken Sie Speichern. Fehlt etwas (eine Person für die E-Mail, ein Projekt für eine Aufgabe), sagt ein gelber Kasten was, und die Karte zeigt ein Warnzeichen.

Eine gewählte Karte können Sie auch mit den Pfeiltasten verschieben.

Was einen Workflow startet (Wenn)

• Ein Datensatz wird angelegt oder geändert: eine Aufgabe, ein Projekt, ein Lead, ein Deal, ein Kunde, ein Kontakt, ein Ticket, eine Rechnung, eine Bestellung oder eine Lieferantenrechnung. Sie können „nur wenn sich dieses Feld ändert“ festlegen (zum Beispiel die Priorität) und unter Nur wenn Bedingungen hinzufügen (zum Beispiel: Priorität ist Dringend).
• Etwas passiert: eine Aufgabe wird erledigt, ein Deal gewonnen oder verloren, ein Vertrag unterschrieben, eine Rechnung versendet oder bezahlt, eine Projektzahlung wechselt die Stufe, eine Ausgabe wird eingereicht oder ein Ticket gelöst.
• Ein Datum ist erreicht: ein Datum eines Datensatzes oder einige Tage davor oder danach, zum Beispiel 2 Tage vor der Fälligkeit einer Aufgabe oder 7 Tage nach der Fälligkeit einer Rechnung. Kaam360 sucht tagsüber stündlich nach Daten. Haken Sie Nur einmal pro Datensatz, auch wenn sich das Datum verschiebt an, wenn er nie zweimal für denselben Datensatz handeln soll.
• Ein Formular wird abgeschickt: eines Ihrer Aufgaben-Anfrageformulare oder Anmeldeformulare (oder ein beliebiges).
• Eine Genehmigung wird entschieden: eine Ausgabe, Urlaub, eine Bestellung, die eigene Genehmigung eines Workflows und die anderen Arten, genehmigt oder abgelehnt.
• Nach Zeitplan: jeden Tag, jeden Arbeitstag, jede Woche oder jeden Monat zu einer Uhrzeit Ihrer Wahl (in der Zeitzone Ihrer Organisation).

Prüfen, warten und handeln

• Wenn / sonst nimmt je nach Datensatz einen anderen Weg. Fügen Sie so viele Zweige hinzu wie nötig, jeder mit eigenen Bedingungen; der erste passende Zweig wird genommen, und Sonst, wenn keiner passt.
• Warten pausiert Minuten, Stunden, Tage oder Wochen. Warten, bis sich ein Feld ändert wartet zum Beispiel, bis sich der Status ändert, aber höchstens bis zu einer Frist: Der Lauf geht dann über Hat sich geändert oder Zeit abgelaufen weiter. Wartende Läufe werden gespeichert, sie gehen also auch nach einem Neustart des Servers weiter.
• Die Aktionen sind: E-Mail senden (an ein Teammitglied, den Eigentümer des Datensatzes oder den Kunden: Kunden erhalten sie im Design Ihres Unternehmens), Benachrichtigung senden, Aufgabe anlegen (in einem Projekt oder als Vertriebs-Nachfassaufgabe zum Lead, Kunden oder Deal), Datensatz anlegen (ein Projekt, auf Wunsch aus einer Planvorlage, einen Kunden oder einen Lead), Feld ändern, Zuweisen (an eine Person oder abwechselnd an mehrere), Genehmigung anfordern (über Ihre Genehmigungsregeln), Webhook aufrufen (einen, den Sie unter Integrationen angelegt haben), Schlagwort hinzufügen (zu einer Aufgabe oder einem Projekt) und Kommentar hinzufügen (zu einer Aufgabe). Ein Onboarding-Playbook starten startet ein Onboarding-Playbook für den Kunden des Datensatzes (siehe Neue Kunden mit Playbooks an Bord holen).

Erst testen, dann einschalten

1. Drücken Sie Test, wählen Sie einen Beispieldatensatz und drücken Sie Test starten. Kaam360 geht den Workflow mit diesem Datensatz durch und zeigt, was jeder Schritt tun *würde*, zum Beispiel „Würde Sana Khan anschreiben“. Nichts wird geändert und niemand bekommt eine E-Mail.
2. Wenn jeder Schritt funktionieren würde, drücken Sie Einschalten. Ein Workflow lässt sich nur einschalten, wenn seine neueste Fassung getestet wurde.
3. Ein eingeschalteter Workflow reagiert ab dann auf das, was passiert. Nur Personen mit Workflows ein- und ausschalten können einen eingeschalteten Workflow ändern: Was sie speichern, gilt sofort.

Sehen, was er getan hat

• Der Reiter Laufverlauf eines Workflows zeigt jeden Lauf und jeden Test. Öffnen Sie einen, um jeden Schritt mit seinem Ergebnis zu sehen: erledigt, nichts zu tun (und warum), fehlgeschlagen oder wartet (und bis wann).
• Auf der Seite Workflows zeigt Was die Workflows zuletzt getan haben die letzten Läufe aller Workflows.
• Geht ein Schritt schief (zum Beispiel darf der Eigentümer keine Projekte anlegen), endet der Lauf an diesem Schritt, und der Eigentümer des Workflows erhält eine Benachrichtigung und höchstens einmal pro Stunde eine E-Mail.

Sicherheit

• Ein Workflow handelt mit den Rechten seines Eigentümers. Er kann nie mehr tun als diese Person, und Kommentare und Aufgaben, die er anlegt, stehen in ihrem Namen.
• Ein Workflow löst sich nie durch seine eigenen Änderungen erneut aus. Änderungen durch Workflows starten andere Workflows nur, wenn deren Auslöser Auch auf Änderungen durch andere Workflows reagieren zeigt, und nie mehr als drei hintereinander.
• Höchstens 100 Läufe pro Stunde für einen Workflow und 300 für die ganze Organisation, damit ein Fehler niemandes Posteingang überflutet.
• Webhooks gehen nur an öffentliche https-Adressen, sind signiert und werden erneut versucht, wenn der Empfänger nicht antwortet.
• Einschalten, Ausschalten, Ändern und Löschen eines Workflows stehen im Aktivitätsprotokoll.

Pakete

Workflows sind ab dem Paket Business enthalten, wie zuvor die Automatisierungsregeln. In den Paketen Starter und Team zeigt die Seite Workflows, wie Sie das Paket wechseln, und kein Workflow läuft (auch keiner, der aus einer Automatisierungsregel entstanden ist). Während der kostenlosen Testphase nutzen Sie sie mit den Grenzen von Business.

| Paket | Eingeschaltete Workflows | Läufe pro Monat | |---|---|---| | Business | 50 | 20.000 | | Enterprise | Ohne Grenze | Ohne Grenze |

Oben auf der Seite Workflows sehen Sie, wie viel Sie nutzen. Tests zählen nicht. Sind die Läufe des Monats aufgebraucht, starten bis zum nächsten Monat keine neuen Läufe, und die Eigentümer der Workflows werden informiert.

Ihre Automatisierungsregeln sind jetzt hier

Die Automatisierungsregeln, die Sie früher unter Einstellungen angelegt haben, wurden zu Workflows, je einer pro Regel und mit demselben Namen. Sie tun genau das, was sie taten, sind ein- oder ausgeschaltet wie zuvor und tragen den Hinweis Aus einer Automatisierungsregel. Sie können sie jetzt auf der Fläche öffnen und weitere Schritte hinzufügen.