Anfragen aus Slack, Teams und E-Mail

Oft wird im Chat oder per E-Mail um etwas gebeten. Mit Anfragen kann jeder eine solche Nachricht in eine Kaam360-Aufgabe verwandeln, auch Personen ohne Kaam360-Konto. Das Gespräch bleibt aktuell: Was Sie der fragenden Person (der anfragenden Person) senden, erscheint in ihrem Slack- oder Teams-Verlauf oder kommt per E-Mail, ihre Antworten kommen als Kommentare zurück, und sie erfährt, wann die Aufgabe erledigt ist.

Wer es einrichten kann: Administratoren (alle, deren Rolle Integrationen verwalten hat). Es gehört zum Business-Paket und ist ausgeschaltet, bis Sie es einschalten. Slack oder Teams muss zuerst verbunden sein, siehe Slack und Microsoft Teams.

1. Einschalten

1. Klicken Sie auf Einstellungen, dann auf Slack und Teams.
2. Suchen Sie den Bereich Anfragen aus Slack, Teams und E-Mail.
3. Haken Sie nach Wunsch Anfragen aus Slack, Anfragen aus Microsoft Teams und Anfragen per E-Mail an.
4. Wählen Sie unter Anfragen gehen an das Projekt. Ein Kanal mit eigenem Projekt (Aufgaben aus diesem Kanal gehen in) nutzt dieses. Wenn das Projekt Triage nutzt, warten neue Anfragen dort, bis jemand sie annimmt.
5. Tippen Sie unter Slack-Emoji, das eine Anfrage erstellt den Namen des Emojis ohne Doppelpunkte ein, zum Beispiel ticket.
6. Wählen Sie unter Wer in Slack und Teams Anfragen stellen darf entweder Alle im Workspace oder Nur Personen, die ihr Kaam360-Konto verknüpft haben.
7. Für E-Mail wählen Sie die E-Mail-Adresse für Anfragen: die E-Mail-zu-Aufgabe-Adresse eines Projekts. Stellen Sie diese Adresse so ein, dass sie Post von allen annimmt, damit auch Personen außerhalb Ihres Teams schreiben können.
8. Klicken Sie auf Speichern. Die Änderung wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten.

2. Eine Anfrage in Slack stellen

• Öffnen Sie bei einer beliebigen Nachricht das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Create Kaam360 task.
• Oder reagieren Sie auf eine Nachricht mit dem gewählten Emoji (zum Beispiel :ticket:). Das funktioniert in den Kanälen, die Sie unter Kanal hinzufügen hinzugefügt haben.
• Oder erwähnen Sie die App mit Worten: @Kaam360 Der Drucker im 2. Stock klemmt.

Die erste Zeile wird zum Namen der Aufgabe. Die Nachricht, wer gefragt hat, ein Link zurück zur Nachricht und Links zu ihren Dateien kommen in die Beschreibung. Der Verlauf erhält eine kurze Nachricht mit der Referenz der Anfrage (zum Beispiel R-12). Dieselbe Nachricht erstellt nie zwei Aufgaben.

3. Eine Anfrage in Microsoft Teams stellen

• Öffnen Sie bei einer beliebigen Nachricht Weitere Aktionen (die drei Punkte) und wählen Sie Create Kaam360 task. Sie können eine Notiz für das Team hinzufügen.
• Oder schreiben Sie in einen Kanal: @Kaam360 und was Sie brauchen.

4. Eine Anfrage per E-Mail stellen

Senden Sie eine E-Mail an die Anfrage-Adresse. Der Betreff wird zum Namen der Aufgabe. Der Absender erhält eine Bestätigung mit einer Referenz und kann darauf antworten, um etwas hinzuzufügen.

5. Der anfragenden Person antworten

1. Öffnen Sie die Aufgabe. Das Feld Anfragende Person rechts zeigt, wer wo gefragt hat.
2. Schreiben Sie Ihren Kommentar und haken Sie An die anfragende Person senden an, bevor Sie auf Kommentar klicken. Oder klicken Sie unter einem bereits geschriebenen Kommentar auf An die anfragende Person senden.
3. Der Kommentar geht in ihren Slack- oder Teams-Verlauf oder per E-Mail. Er zeigt An die anfragende Person gesendet.

Kommentare, die Sie nicht senden, bleiben in Kaam360: Die anfragende Person sieht nie interne Kommentare. Ihre Antworten im Verlauf oder per E-Mail erscheinen als Kommentare mit der Markierung Von der anfragenden Person und ihrem Namen. Wenn die Aufgabe erledigt (oder wieder geöffnet) ist, wird die anfragende Person informiert. Wenn das Team eine Anfrage in der Triage ablehnt, erfährt sie das ebenfalls, mit dem Grund.

Datenschutz

Eine anfragende Person ohne Konto sieht nur ihren eigenen Verlauf: die Kommentare, die Sie ihr senden, und wann die Aufgabe erledigt ist. Sie kann Kaam360 nicht durchsuchen und sonst nichts sehen. Jede Nachricht wird einmal gesendet, auch wenn Slack oder Teams etwas doppelt liefert, und Kaam360 liest seine eigenen Nachrichten nie als Antworten zurück.

Für die Person, die Slack oder Teams verwaltet

Anfragen brauchen in Slack einige zusätzliche Berechtigungen (Nachrichten in den Kanälen lesen, in denen die App ist, Reaktionen und Erwähnungen). Wenn Slack Neu verbinden nötig zeigt, klicken Sie auf Erneut verbinden. Laden Sie in Teams die App mit App herunterladen erneut herunter und laden Sie die neue Datei hoch. Die App muss im Kanal sein: Tippen Sie in Slack /invite @Kaam360.