Wiederkehrende Aufgaben und Checklisten

Manche Arbeit kommt immer wieder, wie ein Wochenbericht oder ein monatlicher Rechnungslauf. Lassen Sie die Aufgabe wiederholen, und Kaam360 legt die nächste für Sie an. In jeder Aufgabe hält eine Checkliste die kleinen Schritte fest, die einzeln abgehakt werden.

Eine Aufgabe wiederholen lassen

1. Öffnen Sie die Aufgabe.
2. Wählen Sie bei Wiederholt sich Jeden Tag, Jede Woche, Jeden Monat oder Benutzerdefiniert.
3. Tragen Sie bei Benutzerdefiniert ein, wie oft, und wählen Sie Tage, Wochen oder Monate, zum Beispiel alle 2 Wochen.
4. Wählen Sie, wann die nächste angelegt wird:- Nächste Kopie, wenn diese erledigt ist: Wenn Sie die Aufgabe schließen, erscheint sofort die nächste. Ihre Termine rücken um die Wiederholung weiter, und sie ist nie schon beim Anlegen überfällig.- Nächste Kopie an ihrem Datum, erledigt oder nicht: Die nächste erscheint an dem Tag, an dem sie beginnt, auch wenn diese noch offen ist. Die Aufgabe braucht dafür ein Start- oder Fälligkeitsdatum.
5. Soll die Wiederholung enden, wählen Sie das Datum Bis. Für Termine danach werden keine Kopien angelegt.

Die Zeile unter der Wiederholung sagt, wann die nächste Kopie erscheint. Die nächste Kopie hat denselben Namen, dieselbe Beschreibung, dieselben Verantwortlichen, Priorität, Art, Liste, Phase, Schätzung, Schlagwörter und Checkliste (alles nicht abgehakt), beginnt offen und wiederholt sich genauso. Eine Aufgabe legt nur eine nächste Kopie an, auch wenn sie geschlossen, wieder geöffnet und erneut geschlossen wird.

Wiederkehrende Aufgaben zeigen ein kleines Wiederholungszeichen in der Aufgabenliste und auf dem Kanban-Board.

Eine Checkliste hinzufügen

1. Öffnen Sie die Aufgabe.
2. Tippen Sie unter Checkliste einen Schritt in Checklistenzeile hinzufügen… und drücken Sie die Eingabetaste (oder Hinzufügen).
3. Haken Sie eine Zeile ab, wenn sie erledigt ist. Der Balken und die Zahl, zum Beispiel „2 von 5 erledigt“, zeigen, wie weit die Aufgabe ist.
4. Um eine Zeile zu ändern, klicken Sie auf den Stift (oder doppelklicken Sie darauf), tippen Sie und drücken Sie die Eingabetaste. Mit dem Kreuz entfernen Sie sie.
5. Ziehen Sie eine Zeile nach oben oder unten, um die Reihenfolge zu ändern.

Die Aufgabenliste und die Kanban-Karten zeigen die Zahl, zum Beispiel 2/5, sodass Sie sehen, wie weit jede Aufgabe ist, ohne sie zu öffnen. Sie wird grün, wenn jede Zeile abgehakt ist.

Wer sie ändern darf

Wer die Aufgabe ändern darf, darf auch ihre Wiederholung und ihre Checkliste ändern: ihre Verantwortlichen und ihr Ersteller (mit dem Recht, eigene Aufgaben zu bearbeiten) und Personen, die die Aufgaben aller bearbeiten dürfen. Jede Änderung steht im Verlauf der Aufgabe.

Wenn etwas schiefgeht

• Die nächste Kopie ist nicht erschienen: Prüfen Sie, ob die Aufgabe wirklich geschlossen ist und das Datum Bis nicht vorbei ist. Eine Wiederholung „an ihrem Datum“ braucht ein Start- oder Fälligkeitsdatum.
• Sie können eine Zeile nicht abhaken: Ihre Rolle erlaubt Ihnen nicht, diese Aufgabe zu ändern. Fragen Sie die verantwortliche Person.