Projekt-Updates schreiben und im Updates-Feed lesen

Ein Projekt-Update ist eine kurze Notiz der Projektleitung: wie das Projekt läuft, was passiert ist, was als Nächstes kommt und was im Weg steht. Führungskräfte lesen die Updates aller Projekte an einem Ort, im Feed Neuigkeiten, statt jede Projektleitung zu fragen.

Ein Update schreiben

1. Öffnen Sie das Projekt und seinen Tab Neuigkeiten.
2. Klicken Sie auf Ein Update schreiben.
3. Wählen Sie, wie das Projekt läuft: Im Plan, Gefährdet oder Außer Plan.
4. Füllen Sie Was passiert ist, Wie es weitergeht und, falls etwas im Weg steht, Hindernisse aus. Ein oder zwei Zeilen genügen.
5. Fügen Sie bei Bedarf Dateien hinzu, zum Beispiel einen Screenshot oder einen Bericht.
6. Haken Sie Mit dem Kunden teilen an, wenn die Kunden des Projekts es im Kundenportal sehen sollen. Nur Kundenbenutzer, denen dieses Projekt freigegeben wurde, sehen es.
7. Klicken Sie auf Update veröffentlichen. Alle, die dem Projekt folgen, erfahren es in der Glocke und im Posteingang.

Die Projektleitung (der Projektverantwortliche) und Personen, die Projekte bearbeiten dürfen, können Updates schreiben. Ihr eigenes Update können Sie ändern oder entfernen; Personen mit dem Recht Projekt-Updates verwalten können die Updates aller ändern oder entfernen.

Kaam360 den Entwurf schreiben lassen

Drücken Sie im Update-Formular Mit KI entwerfen (oder Entwurf aus der Projektarbeit, wenn der KI-Assistent aus ist). Kaam360 füllt Zustand, was passiert ist, was als Nächstes kommt und die Hindernisse aus der echten Projektarbeit seit dem letzten Update aus. Lesen Sie es, ändern Sie es und veröffentlichen Sie es selbst. Siehe Den Projektassistenten nutzen.

Der Rhythmus und die Erinnerungen

Standardmäßig sind Updates jede Woche fällig, am Freitag. Personen mit Projekt-Updates verwalten öffnen Neuigkeiten im Menü und klicken auf Rhythmus und Erinnerungen, um wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich oder keinen Rhythmus zu wählen, den Fälligkeitstag festzulegen und zu bestimmen, ob Erinnerungen und die Wochenzusammenfassung verschickt werden.

Ist der Tag verstrichen und hat in diesem Zeitraum niemand ein Update geschrieben, wird die Projektleitung einmal erinnert, in der Glocke und per E-Mail. Nur Projekte, die bereits Updates haben, werden erinnert, damit niemand gefragt wird, bevor das Team sie nutzt. Jede Person kann die E-Mail unter Mein Profil abschalten.

Der Updates-Feed

Öffnen Sie Neuigkeiten im Menü unter Projektmanagement. Sie sehen die Updates aller Projekte, die Sie sehen dürfen, die neuesten zuerst, und an der Seite den letzten Zustand jedes Projekts und ob sein Update überfällig ist.

• Klicken Sie oben auf Außer Plan, Gefährdet oder Im Plan oder nutzen Sie die Filter, um die Liste nach Zustand, Verantwortlichem oder Portfolio einzugrenzen.
• Klicken Sie neben einem Projekt auf Folgen, um von seinen Updates zu erfahren. Projekten, die Ihnen gehören oder in denen Sie Mitglied sind, folgen Sie bereits; klicken Sie auf Folge ich, um aufzuhören.
• Klicken Sie auf Zusammenfassung der Woche für eine kurze Zusammenfassung der Updates der Woche zu den Projekten, denen Sie folgen. Hat Ihre Organisation den KI-Assistenten eingeschaltet, schreibt er sie; sonst erhalten Sie eine einfache Liste.

Am ersten Tag jeder Woche landet die Zusammenfassung der Updates der Vorwoche in Ihrem Posteingang. Haken Sie unter Mein Profil Mir die Wochenzusammenfassung der Projekt-Updates per E-Mail senden an, um sie auch per E-Mail zu erhalten.

Wo der Zustand zählt

Solange ein Update frisch ist (zwei Zeiträume des Rhythmus), zählt sein Zustand auch im Portfolio, im Dashboard, im Leitstand und in der Unternehmensübersicht: Ein Projekt, das seine Leitung als gefährdet bezeichnet, erscheint dort ebenfalls als gefährdet, mit dem Grund „Projekt-Update“.