Den Projektassistenten nutzen: Updates entwerfen, nach Projekten fragen, Notizen zu Aufgaben machen

Der Projektassistent hilft Projektleitungen bei Routinearbeit: Er entwirft das Projekt-Update aus dem, was wirklich passiert ist, beantwortet Fragen zu Ihren Projekten, macht aus Notizen Aufgaben und schickt Ihnen eine kurze wöchentliche Übersicht. Er nutzt nur die Projekte und Aufgaben, die Sie sehen dürfen, und er veröffentlicht, erstellt oder versendet nichts, bevor Sie bestätigen.

Alles funktioniert auch ohne KI-Assistenten: Sie erhalten dann eine schlichte, sachliche Fassung aus denselben Daten. Wenn ein Administrator den KI-Assistenten einschaltet (siehe Den KI-Assistenten fragen), schreibt die KI die Entwürfe, und Sie können mit ihm in eigenen Worten über Ihre Projekte chatten.

Ein Projekt-Update entwerfen

1. Öffnen Sie das Projekt und seinen Reiter Neuigkeiten und drücken Sie Ein Update schreiben.
2. Drücken Sie Mit KI entwerfen (oder Entwurf aus der Projektarbeit, wenn der KI-Assistent aus ist).
3. Das Formular wird ausgefüllt: ein vorgeschlagener Zustand, Was passiert ist (seit dem letzten Update erledigte und begonnene Aufgaben), Wie es weitergeht (Arbeit und Meilensteine der nächsten zwei Wochen) und Hindernisse (überfällige Aufgaben, Aufgaben, die auf unerledigte Arbeit warten, verspätete Meilensteine und kritische Probleme).
4. Warum dieser Zustand: nennt die Signale hinter dem vorgeschlagenen Zustand, etwa überfällige Aufgaben oder einen verspäteten Meilenstein. Wer Projektkosten sehen darf, sieht auch, wenn das Projekt voraussichtlich das Budget überschreitet.
5. Lesen Sie den Entwurf, ändern Sie, was Sie möchten, und drücken Sie Update veröffentlichen. Vorher wird nichts veröffentlicht.

Nur wer die Updates des Projekts schreiben darf (seine Projektleitung oder wer Projekte bearbeiten darf), kann einen Entwurf erstellen.

Nach Ihren Projekten fragen

1. Drücken Sie im linken Menü unter Hilfe auf Den Assistenten fragen und bleiben Sie im Reiter Chat. Oder drücken Sie oben in der Leiste auf Fragen.
2. Drücken Sie einen Vorschlag wie Welche Projekte sind gefährdet?, oder tippen Sie eine eigene Frage ein, zum Beispiel „Was ist diese Woche beim Website-Projekt überfällig?“.
3. Die Antwort verlinkt die genannten Projekte und Aufgaben, mit Zustand, Fälligkeit und Verantwortlichen. Er kann auch eine Aufgabe oder das Update dieser Woche vorbereiten, das Sie bestätigen.

Wenn der KI-Assistent aus ist, bietet der Reiter Chat stattdessen Welche Projekte sind gefährdet?, Was ist überfällig?, Was ist diese Woche fällig? und Was ist blockiert? an: Wählen Sie Alle meine Projekte oder ein Projekt und drücken Sie eine Frage. Die Antwort listet die Projekte oder Aufgaben auf, jeweils mit Link, Zustand oder Fälligkeit, verantwortlicher Person und bei blockierter Arbeit, worauf sie wartet.

Notizen zu Aufgaben machen

1. Öffnen Sie Den Assistenten fragen und den Reiter Notizen zu Aufgaben.
2. Wählen Sie das Projekt und fügen Sie Ihre Notizen ein, eine Sache pro Zeile.
3. Drücken Sie Aufgaben vorschlagen. Jede vorgeschlagene Aufgabe hat einen Titel, eine Person, ein Fälligkeitsdatum und eine Liste. Ohne KI-Assistenten wird jede Zeile eine Aufgabe: Ein Name in der Zeile schlägt die Person vor, Wörter wie „tomorrow“ oder „by Friday“ das Fälligkeitsdatum.
4. Entfernen Sie den Haken bei Aufgaben, die Sie nicht wollen, und ändern Sie, was nötig ist.
5. Drücken Sie die Schaltfläche, die die Aufgaben anlegt. Erst dann werden sie angelegt, mit Ihren eigenen Rechten.

Sie brauchen das Recht, Aufgaben anzulegen. Eine Aufgabe jemand anderem zu geben braucht das Recht Aufgaben anderen zuweisen, und nur Personen im Projekt können gewählt werden. So angelegte Aufgaben stehen im Audit-Protokoll.

Eine wöchentliche Übersicht erhalten

1. Öffnen Sie Den Assistenten fragen und den Reiter Übersicht.
2. Haken Sie Mir eine wöchentliche Übersicht senden an und wählen Sie den Tag.
3. Haken Sie Auch per E-Mail senden (in der Glocke ist sie immer) an, wenn Sie sie auch per E-Mail möchten. Ohne Haken bleibt die E-Mail aus.
4. Drücken Sie Speichern. Drücken Sie Meine Übersicht jetzt zeigen, um zu sehen, was sie heute sagen würde.

An diesem Tag wird die Übersicht ab acht Uhr morgens in Ihre Benachrichtigungsglocke gelegt: gefährdete Projekte, überfällige Aufgaben und was diese Woche fällig ist, mit Links. Sie kommt an diesem Tag einmal, auch wenn Kaam360 auf mehr als einem Server läuft. Um die E-Mail abzubestellen, nutzen Sie den Abmeldelink unten in der E-Mail; die Übersicht bleibt in Ihrer Glocke.

Gut zu wissen

• Der Assistent nutzt nur die Projekte, die Sie sehen dürfen: Ihre eigenen, die, zu denen Sie gehören, öffentliche und geteilte, oder alle Projekte, wenn Sie alle sehen dürfen.
• Wenn der KI-Assistent eingeschaltet ist, werden die nötigen Fakten (Aufgabentitel, Termine, Verantwortliche und Zustand) an einen KI-Dienst (Anthropic) gesendet, der den Text schreibt. Prüfen Sie den Text, bevor Sie ihn verwenden.
• Der vorgeschlagene Zustand folgt derselben Regel wie das Dashboard und das Portfolio.