Datenschutzanfragen: einer Person ihre Daten geben oder sie löschen (DSGVO)

Datenschutzgesetze wie die DSGVO geben Menschen Rechte an den Informationen, die Ihre Organisation über sie speichert: eine Kopie zu bekommen, sie berichtigen oder löschen zu lassen. Sie haben einen Monat Zeit für die Antwort. Datenschutzanfragen hilft Ihnen, das mit wenigen Klicks zu erledigen.

Wer es nutzen kann: Administratoren und alle, deren Rolle das Recht Datenschutzanfragen bearbeiten hat (siehe Eigene Rollen anlegen).

Datenschutzanfragen öffnen

1. Klicken Sie auf Einstellungen.
2. Klicken Sie auf die Karte Datenschutzanfragen (oder öffnen Sie Daten & Datenschutz und klicken Sie auf Datenschutzanfragen öffnen).

Die Anfrage erfassen

1. Klicken Sie auf den Reiter Anfragen und dann auf Anfrage erfassen.
2. Wählen Sie unter Was verlangt wurde: eine Kopie ihrer Daten, ihre Daten löschen, ihre Daten berichtigen, ihre Daten nicht mehr nutzen, die Nutzung einschränken oder die Daten anderswohin übertragen.
3. Geben Sie Name der Person und E-Mail der Person ein, wie die Anfrage einging und an welchem Tag. Antwort fällig bis wird auf 30 Tage später gesetzt.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Anfragen über der Frist werden rot angezeigt, und die Karte Datenschutzanfragen in den Einstellungen zeigt, wie viele überfällig sind.

Die Person überall finden

1. Klicken Sie auf den Reiter Person finden.
2. Geben Sie E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Namen ein und klicken Sie auf Suchen. Um Ihr Vorgehen mit einer Anfrage zu verknüpfen, wählen Sie diese zuerst in der Liste neben dem Suchfeld (oder klicken Sie auf die Suchschaltfläche in der Zeile der Anfrage).
3. Sie sehen jede Stelle, an der die Person vorkommt: Teammitglieder, CRM-Kontakte, Vertriebs-Leads und was Ihr Team dazu festgehalten hat, Kunden, Support-Tickets, Kundenbenutzer des Portals, Antworten auf Angebote, Zufriedenheitsumfragen, E-Signaturen, Marketing-Abonnenten, Kampagnenergebnisse, Umfrageantworten, Einwilligungsverlauf und Gäste in Besprechungsprotokollen. Einträge im Papierkorb werden ebenfalls gefunden.

Eine Kopie ihrer Daten geben

1. Wählen Sie die Einträge aus, die hinein sollen (alle genauen Treffer sind schon ausgewählt).
2. Klicken Sie auf Ihre Daten herunterladen. Sie erhalten eine ZIP-Datei mit einer Seite zum Lesen (person.html) und denselben Informationen für Maschinen (person.json).
3. Prüfen Sie die Datei, bevor Sie sie der Person senden: Private Teamnotizen zu Support-Tickets sind enthalten und gekennzeichnet und können andere Personen erwähnen.

Ihre Daten löschen

1. Wählen Sie die Einträge aus, die gelöscht werden sollen.
2. Klicken Sie auf Löschen…. Lesen Sie, was mit jeder Art von Eintrag passiert:- Endgültig entfernt: für immer weg, auch aus dem Papierkorb (zum Beispiel ein Marketing-Abonnent, eine Anmeldung, eine Umfrageantwort, Notizen und Aktivitäten zu einem Lead).- Angaben entfernt: Der Eintrag bleibt, aber Name, E-Mail, Telefon und andere Angaben der Person werden entfernt, und er zeigt "Erased person" (zum Beispiel ein CRM-Kontakt, ein Vertriebs-Lead, der Anfragende eines Tickets, ein Kundenbenutzer).- Behalten: bleibt unverändert, aus dem angezeigten Grund (zum Beispiel ein unterschriebenes Dokument, das ein rechtlicher Beweis ist, oder ein Teammitglied, das noch eingeschaltet ist).
3. Geben Sie genau das ein, wonach Sie gesucht haben, und klicken Sie auf Endgültig löschen.

Um ein Teammitglied zu löschen, schalten Sie es zuerst unter Benutzer ab. Nur ein Administrator kann ein Teammitglied löschen. Seine Aufgaben, Kommentare und Zeiten bleiben unter "Former team member". Computeraktivität und Bildschirmfotos werden gelöscht, und die Gründe bei den Abwesenheiten werden entfernt. Ein Download seiner Daten enthält seine Computer, die Aktivitätssummen pro Tag, die Liste der Bildschirmfotos und seine Abwesenheiten.

Jeder Download und jede Löschung wird ins Aktivitätsprotokoll geschrieben (Art Datenschutzanfragen), ohne die Angaben der Person. War die Suche mit einer Anfrage verknüpft, hält die Anfrage fest, was getan wurde, und eine Löschanfrage wird als Erledigt markiert.

Die Kontaktsperrliste

Wenn Sie eine Person löschen, kommen ihre E-Mail-Adressen und Telefonnummern auf die Kontaktsperrliste Ihrer Organisation, damit sie nicht versehentlich wieder hinzugefügt oder angeschrieben wird. Kaam360 lässt sie dann überall aus:

• Sie als Lead, CRM-Kontakt oder Marketingkontakt hinzuzufügen, wird mit einer Begründung abgelehnt.
• Importe (Tabellen, andere Tools, Marketingkontakte) lassen ihre Zeile aus und sagen warum.
• Anmelde- und Web-to-Lead-Formulare antworten wie gewohnt, aber nichts wird gespeichert.
• Textnachrichten (SMS und WhatsApp), Vertriebssequenzen und Buchungserinnerungen per Text überspringen sie.

Die Liste speichert von jeder Adresse nur einen Fingerabdruck (SHA-256 mit dem eigenen Geheimnis Ihrer Organisation), nie die Adresse selbst, daher kann sie niemand lesen oder herunterladen.

So prüfen Sie eine Person oder nehmen sie von der Liste (zum Beispiel, weil sie sich wieder angemeldet hat):

1. Öffnen Sie Datenschutzanfragen und klicken Sie auf den Reiter Kontaktsperrliste. Er zeigt, wie viele E-Mail-Adressen und Telefonnummern darauf stehen.
2. Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ein und klicken Sie auf Liste prüfen.
3. Um sie zu entfernen, schreiben Sie, wie die Person zugestimmt hat, wieder kontaktiert zu werden, und klicken Sie auf Von der Liste nehmen. Das kann nur ein Administrator. Es wird mit Ihrer Begründung im Aktivitätsprotokoll festgehalten, aber ohne die Adresse.

Einwilligung zu Marketing-E-Mails

Die Seite jedes Marketing-Abonnenten (Marketing > Kontakte) zeigt einen Einwilligungsverlauf: wann und wie die Person zugestimmt hat (Anmeldeformular mit seinem Wortlaut, vom Team hinzugefügt, importiert, aus dem CRM), wann sie ihre Adresse bestätigt, ihre Themen geändert oder sich abgemeldet hat. Der Verlauf ist enthalten, wenn Sie ihre Daten herunterladen. Anmeldeformulare, auch solche, die zusätzlich einen Lead im Vertrieb anlegen, fragen die Person immer zuerst nach ihrer Zustimmung.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Unterauftragsverarbeiter

Kaam360 verarbeitet Ihre Informationen in Ihrem Auftrag. Der Vertrag, der das regelt, steht auf der Seite Datenverarbeitung, und die Unternehmen, die uns beim Betrieb von Kaam360 helfen, auf der Seite Unterauftragsverarbeiter.

1. Öffnen Sie Einstellungen > Daten & Datenschutz.
2. Klicken Sie unter Auftragsverarbeitungsvertrag auf Vertrag lesen.
3. Bestätigen Sie, dass Sie ihn gelesen haben und für Ihre Organisation akzeptieren, und klicken Sie auf Vertrag akzeptieren. Nur ein Administrator kann das tun.
4. Klicken Sie auf Unterschriebene Fassung drucken oder speichern, um sie zu drucken oder im Druckfenster Ihres Browsers als PDF zu speichern.

Wenn sich der Vertrag ändert, bittet Sie die Seite, die neue Version zu akzeptieren.

Wenn etwas nicht klappt

• Sie sehen Datenschutzanfragen nicht: Ihre Rolle hat das Recht Datenschutzanfragen bearbeiten nicht. Fragen Sie einen Administrator.
• Nichts wird gefunden: Prüfen Sie die Schreibweise, oder versuchen Sie die E-Mail-Adresse statt des Namens.
• Endgültig löschen bleibt grau: Geben Sie im Bestätigungsfeld genau das ein, wonach Sie gesucht haben.