Zustandsprüfung: sehen, wie gut Ihre Organisation eingerichtet und geschützt ist

Die Zustandsprüfung prüft, wie Ihre Organisation eingerichtet ist, und vergibt eine Punktzahl von 0 bis 100. Sie zeigt, was in Ordnung ist, was Sie ansehen sollten und was ein Problem ist, mit einer Schaltfläche zum Beheben oder einem Link zur Seite, auf der es behoben wird.

Sie brauchen das Recht Zustandsprüfung ansehen. Administratoren haben es; unter Rollen & Rechte können Sie es einer anderen Rolle geben.

Die Zustandsprüfung öffnen

1. Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie Zustandsprüfung (sie steht auch im Menü unter Verwaltung).
2. Oben steht die Punktzahl und wie viele Probleme und Punkte zum Prüfen gefunden wurden.
3. Darunter sind die Prüfungen gruppiert: Sicherheit, Personen und Lizenzen, Verbindungen, E-Mail-Zustellung, Datenqualität und Speicher und Aufräumen.
4. Jede Prüfung zeigt Gut, Tipp, Bitte ansehen oder Problem, erklärt, was sie gefunden hat, und nennt die betroffenen Personen, Datensätze oder Adressen.
5. Drücken Sie Erneut prüfen, nachdem Sie etwas behoben haben, um die neue Punktzahl zu sehen.

Was geprüft wird

• Sicherheit: Administratoren ohne Zwei-Schritt-Anmeldung, ob die Zwei-Schritt-Anmeldung für alle verlangt wird, die kürzeste erlaubte Passwortlänge, Single Sign-on und erlaubte Netzwerke sowie Rollen mit vielen weitreichenden Rechten.
• Personen und Lizenzen: Personen, die seit 90 Tagen nicht gesehen wurden oder sich nie angemeldet haben, und ungenutzte Lizenzen Ihres Tarifs.
• Verbindungen: Webhooks, Slack und Microsoft Teams, die Buchhaltungsverbindung, die Kalender- und E-Mail-Synchronisierung, Online-Zahlungen und Support-Postfächer, die immer wieder fehlschlagen.
• E-Mail-Zustellung: Ihre eigenen Absenderdomains ohne SPF-Eintrag, deren E-Mails im Spam landen können.
• Datenqualität: Kunden, Kontakte und Leads mit derselben E-Mail-Adresse, Kunden ohne E-Mail und Telefon, Support-Tickets ohne Zuständigen und erhaltene Schecks, deren Datum vorbei ist, die aber noch nicht eingezahlt wurden.
• Speicher und Aufräumen: Speicherbelegung, überfällige Datenschutzanfragen, der Papierkorb und der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Mit einem Klick beheben

Einige Prüfungen haben eine Schaltfläche. Um sie zu nutzen, brauchen Sie das Recht Benutzer verwalten.

• Zwei-Schritt-Anmeldung für alle verlangen: Personen ohne sie werden bei der nächsten Anmeldung gebeten, sie einzurichten.
• Mindestens 12 Zeichen verlangen: Neue und geänderte Passwörter brauchen 12 Zeichen. Bestehende Passwörter funktionieren weiter.
• Personen deaktivieren, die 90 Tage nicht gesehen wurden: Sie können sich nicht mehr anmelden und zählen nicht mehr als Benutzer. Administratoren und Personen, die sich nie angemeldet haben, werden nicht deaktiviert. Unter Benutzer können Sie Personen wieder aktivieren.

Kaam360 fragt vorher nach einer Bestätigung. Jede Korrektur steht im Aktivitätsprotokoll. Andere Prüfungen haben einen Link zu der Seite, auf der Sie es beheben.

Die wöchentliche Zusammenfassung

Am ersten Arbeitstag der Woche erhält jeder Administrator ab 8 Uhr morgens eine E-Mail mit der Punktzahl und den wichtigsten Punkten. Drücken Sie in der E-Mail Zustandsprüfung öffnen, um die Seite zu sehen.

Um die E-Mail abzustellen, entfernen Sie auf der Seite der Zustandsprüfung das Häkchen bei Wöchentliche Zusammenfassung per E-Mail. Das ändert es nur für Sie.