E-Signatur-Einstellungen: Standardwerte, signierte Kopie, Ordner und Aufräumen

Öffnen Sie E-Signatur im Menü und klicken Sie auf Signatureinstellungen. Dafür ist das Recht zum Verwalten von Benutzern nötig, daher ist es meist Sache der Administratoren. Änderungen gelten für alle in Ihrer Organisation, sobald Sie auf Speichern klicken.

Standardwerte beim Senden

• Tage bis zum Abschluss: wie lange eine neue Anfrage offen bleibt, bevor sie abläuft. Die absendende Person kann dies bei jeder Anfrage trotzdem ändern.
• Erinnerungen automatisch senden und Erinnerung senden alle (Tage).
• Standardmäßig der Reihe nach senden, wenn es zwei oder mehr Unterzeichner gibt.

Diese Werte füllen jedes Mal die Seite Zur Unterschrift senden aus, damit niemand sie erneut eingeben muss.

Wenn alle unterschrieben haben

• Signierte Kopie senden an: Alle (alle Unterzeichner, Personen, die eine Kopie erhalten, und die absendende Person), Nur der Absender oder Niemand (die Personen laden sie von der Anfrage herunter).
• Senden als: Anhang der E-Mail oder Download-Link in der E-Mail. Ein Link ist bei sehr großen Dateien nützlich, und wer einen Code eingeben musste, wird erneut danach gefragt.
• Zertifikat des Abschlusses nicht in die signierte Datei aufnehmen: Die signierte Datei enthält dann nur die Seiten Ihres Dokuments, und das Zertifikat kommt als zweite Datei.
• Name des Unterzeichners und Uhrzeit neben jeder Unterschrift drucken.
• Dokument-ID auf jeder Seite der signierten Kopie drucken, und zwar in der Kopfzeile, links, Kopfzeile, rechts, Fußzeile, links oder Fußzeile, rechts.

Unterschreiben aus Sicht der Unterzeichner

Öffnen Sie den Reiter Unterschrifts-Erlebnis, um Folgendes zu wählen:

• wie Unterzeichner unterschreiben dürfen: Mit Maus, Finger oder Stift zeichnen, Namen in einem Handschriftstil tippen und Ein Bild der Unterschrift hochladen. Hochgeladene Bilder sind ausgeschaltet, bis Sie sie einschalten.
• welche Angebotene Handschriftstile und Angebotene Stiftfarben die Personen auswählen können.
• ob Unterzeichner den vom Absender getippten Namen nicht ändern können, ob sie das Dokument an jemand anderen weitergeben dürfen (bei einem Dokument mit Zugangscode nicht möglich) und ob neue Anfragen Unterzeichnern erlauben, einen Kommentar zu hinterlassen (die absendende Person kann dies bei jeder Anfrage ändern).
• den Wortlaut, dem Unterzeichner zustimmen, unter Was Unterzeichner zustimmen (rechtlicher Hinweis). Lassen Sie das Feld leer, um den Standardtext zu verwenden, und lassen Sie alles, was Sie selbst schreiben, von einer Juristin oder einem Juristen prüfen.

Ordner und Dokumenttypen

Fügen Sie unter Ordner und Dokumenttypen die Namen hinzu, die Ihr Team verwendet, und Umbenennen oder Löschen Sie sie dann. Eine Umbenennung wirkt sich auf jede Anfrage aus, die den Namen verwendet. Das Löschen eines Namens löscht niemals Dokumente; sie verlassen ihn nur. Die Personen wählen auf der Seite Zur Unterschrift senden aus diesen Listen und können dort trotzdem einen neuen Namen eintippen.

Aufzeichnungen aufbewahren

Wählen Sie unter Aufbewahrung, nach wie vielen Tagen abgeschlossene Anfragen (fertige, abgelehnte, zurückgezogene oder abgelaufene) automatisch in den Papierkorb verschoben werden und nach wie vielen Tagen im Papierkorb sie samt ihrer signierten Kopie endgültig gelöscht werden. 0 bedeutet nie. Anfragen, die noch auf Unterschriften warten, werden nie angetastet.