الفرز: راجع العمل الجديد قبل أن يدخل الخطة

مع الفرز لا يدخل العمل الجديد للمشروع الخطة مباشرة. بل ينتظر في قائمة واحدة، حيث ينظر فيه أحد أولًا ويقرر: قبوله، أو إسناده إلى شخص، أو دمجه في مهمة موجودة، أو رفضه مع ذكر السبب، أو تأجيله. الفرز متوقف في كل مشروع حتى تشغّله.

ما الذي يذهب إلى الفرز

عندما يستخدم المشروع الفرز، تنتظر هذه الأمور فيه بدل أن تصبح مهام فورًا:

• الردود على نماذج المهام الخاصة بالمشروع (على الويب أو عبر رابط مشاركة أو في بوابة العملاء)؛
• الرسائل المرسلة إلى عنوان تحويل البريد إلى مهام الخاص بالمشروع؛
• المهام المضافة من Slack أو Microsoft Teams؛
• المهام التي يطلبها عملاؤك في بوابة العملاء؛
• المهام المضافة عبر واجهة البرمجة أو إضافة؛
• المهام التي يضيفها أشخاص في مؤسستك ليسوا أعضاء في المشروع.

أما العمل الذي يضيفه أفراد المشروع أنفسهم فيدخل الخطة مباشرة كما هو.

تشغيل الفرز لمشروع

1. اضغط الفرز في وحدة إدارة المشاريع في القائمة.
2. اضغط المشاريع التي تستخدم الفرز.
3. ضع علامة على المشروع. لا يستطيع تشغيله أو إيقافه إلا مالك المشروع أو من يحق له تعديل المشاريع.

قرّر مصير العمل الجديد

1. اضغط الفرز في القائمة. تُظهر الأرقام في الأعلى عدد العناصر المنتظرة، وعمر أقدمها، ومتوسط مدة الانتظار.
2. اختر عنصرًا من القائمة. سترى ما طُلب ومن طلبه وكيف وصل.
3. غيّر ما يلزم: المشروع وقائمة المهام وإسناد إلى والأولوية والتسميات، وفي القبول في الحالة التي تبدأ بها المهمة.
4. ثم اختر:- قبول: تُنشأ المهمة باختياراتك ويخرج العنصر من الفرز.- وضع علامة مكرر: ابحث عن المهمة التي يكررها واخترها. يصبح نصه تعليقًا عليها، وتنتقل ملفاته إليها، ويتابعها صاحب الطلب.- رفض: اكتب السبب. يُبلَّغ صاحب الطلب: الزميل داخل التطبيق، ومن ليس لديه حساب بالبريد الإلكتروني، والعميل في البوابة وبالبريد.- تأجيل: أخفِه 4 ساعات أو حتى الغد أو أسبوعًا. ضع علامة على عرض المؤجلة لرؤيتها.
5. حفظ التغييرات يحتفظ باختياراتك دون القبول بعد.

الاقتراحات

لكل عنصر يقترح Kaam360 من ينبغي أن ينفذه (من تولى عملًا مشابهًا، ومدى انشغال الأشخاص، ومهاراتهم)، والمشروع، والقائمة، والتسميات، والأولوية، والمهام التي قد يكررها. وكل اقتراح يذكر السبب. اضغط استخدام لأخذه ثم قبول. لا يُطبَّق شيء من تلقاء نفسه. إذا كانت مؤسستك قد شغّلت مساعد الذكاء الاصطناعي فهو من يقدم الاقتراحات؛ وإلا فتُستنتج من عملك السابق.

اختصارات لوحة المفاتيح

في صفحة الفرز: J وK للتنقل نزولًا وصعودًا في القائمة، وA للقبول، وI للانتقال إلى إسناد إلى، وD لوضع علامة مكرر، وX للرفض، وH للتأجيل، وR لطلب اقتراحات جديدة. لا تعمل الاختصارات أثناء الكتابة في خانة.

قواعد الفرز

تفرز القواعد العمل الجديد عند وصوله.

1. في صفحة الفرز اضغط قواعد الفرز ثم إضافة قاعدة.
2. تحت عندما يكون العمل الجديد… اختر الشروط: المشروع الذي يصل إليه، ومن أين يأتي، وعميل صاحب الطلب (اسم أو نطاق بريد)، وكلمات يحتويها، وتسمياته أو أولويته. الشرط الفارغ ينطبق على كل شيء.
3. تحت …فافعل اختر ما يحدث: إسناده إلى شخص أو إلى الأقل انشغالًا في دور وظيفي؛ تعيين الأولوية؛ إضافة تسميات؛ نقله إلى مشروع آخر؛ إشعار شخص؛ أو قبوله في الخطة فورًا.
4. اضغط حفظ. تعمل القواعد من الأعلى إلى الأسفل: استخدم الأسهم لتغيير الترتيب. ضع علامة على عدم تشغيل القواعد التي تحت هذه القاعدة للتوقف عندها. أزل علامة يعمل لإيقاف قاعدة مؤقتًا.

إذا حدثت مشكلة

• ما زال العمل الجديد يصبح مهمة فورًا: تأكد من وضع علامة على المشروع في المشاريع التي تستخدم الفرز.
• لا ترى عناصر مشروع ما: ترى المشاريع التي تملكها؛ ومن لديهم صلاحية «فرز العمل الوارد» يرون كل المشاريع.
• قاعدة لا تفعل شيئًا: يجب أن ينطبق كل شرط ملأته. انظر عدد مرات انطباقها في صفحة القواعد.