سير العمل: ارسم عملياتك بنفسك

سير العمل عملية ترسمها بنفسك: *عندما* يحدث شيء، *إذا* كان شيء ما صحيحًا، *انتظر* إن لزم الأمر، *ثم* دع Kaam360 يقوم بالعمل. مثال: عند الفوز بصفقة، أنشئ مشروع إعداد وأسند مهمة الانطلاق إلى مدير المشروع. ترسمه على لوحة، وتجرّبه بسجل تجريبي، ثم تشغّله. لا يحتاج أحد إلى كتابة برمجة.

فتح سير العمل

1. في القائمة، تحت الإدارة، اختر سير العمل. (وهو أيضًا بطاقة في صفحة الإعدادات.)
2. تحتاج إلى صلاحية بناء سير العمل لرسمه واختباره، وإلى تشغيل سير العمل وإيقافه لتشغيله. للمسؤولين كلتاهما. امنحهما لأدوار أخرى من الأدوار والصلاحيات.

ابدأ من سير عمل جاهز

في أعلى الصفحة أنظمة سير عمل جاهزة. انقر على أحدها فيُفتح جاهزًا للاستخدام:

• صفقة رابحة ← أنشئ مشروع إعداد: ينشئ مشروعًا للعميل، ويضيف مهمة انطلاق، ويُخبر مالك الصفقة.
• تذكرة عاجلة ← أشعِر المدير: عندما تصبح تذكرة دعم عاجلة، يصل إلى المدير إشعار وبريد إلكتروني.
• فاتورة متأخرة 7 أيام ← راسل العميل وأنشئ مهمة: تذكير لطيف للعميل ومهمة اتصال لفريقك.
• عميل محتمل جديد ← وزّعه وأضف متابعة: يعطي كل عميل محتمل جديد للشخص التالي بالدور ويضيف مهمة متابعة ليوم الغد.
• مهمة مستحقة غدًا ← ذكّر المالك: تذكير قبل يوم من موعد المهمة، ما لم تكن قد أُنجزت.
• ابدأ من الصفر: لوحة فارغة فيها مُشغّل فقط.

الخطوات التي تذكر «شخصًا» تبدأ بك أنت. غيّرها إلى الشخص المناسب قبل تشغيل سير العمل.

الرسم على اللوحة

للصفحة ثلاثة أجزاء: الخطوات التي يمكنك إضافتها على اليمين، والرسم في الوسط، وإعدادات الخطوة المحددة على اليسار.

1. انقر على البطاقة الأولى (مكتوب عليها متى) واختر ما يبدأ سير العمل.
2. تحت كل بطاقة زر + دائري. انقر عليه واختر ما يحدث بعد ذلك، أو اسحب خطوة من اليمين إلى اللوحة. لربط بطاقتين، اسحب من + إحداهما إلى الأخرى.
3. انقر على أي بطاقة لإعدادها على اليسار. كلمات مثل {title} و{customer} و{dueDate} تُملأ لكل سجل: افتح كلمات يمكنك استخدامها لرؤيتها كلها.
4. لحذف سهم، أشر إليه واضغط على الإشارة الحمراء الصغيرة. لحذف خطوة، حددها واضغط احذف هذه الخطوة (أو مفتاح Delete).
5. اسحب البطاقات لترتيبها، أو اضغط رتّب الرسم. استخدم أزرار التكبير أو عرض كل شيء للتنقل.
6. اضغط حفظ. إن نقص شيء (شخص يُراسل، أو مشروع لمهمة)، يذكره مربع أصفر، وتظهر على البطاقة علامة تنبيه.

يمكنك أيضًا تحريك البطاقة المحددة بمفاتيح الأسهم.

ما الذي يبدأ سير العمل (متى)

• أُنشئ سجل أو تغيّر: مهمة أو مشروع أو عميل محتمل أو صفقة أو عميل أو جهة اتصال أو تذكرة أو فاتورة أو أمر شراء أو فاتورة مورّد. يمكنك أن تقول «فقط عندما يتغيّر هذا الحقل» (مثل الأولوية) وأن تضيف شروطًا تحت فقط إذا (مثل: الأولوية عاجلة).
• يحدث شيء: إكمال مهمة، أو الفوز بصفقة أو خسارتها، أو توقيع عقد، أو إرسال فاتورة أو دفعها، أو انتقال دفعة مشروع إلى مرحلة أخرى، أو تقديم مصروف، أو حلّ تذكرة.
• يحلّ تاريخ: تاريخ من تواريخ السجل، أو قبله أو بعده ببضعة أيام، مثل يومين قبل موعد استحقاق مهمة أو 7 أيام بعد موعد استحقاق فاتورة. يبحث Kaam360 عن التواريخ كل ساعة خلال النهار. فعّل مرة واحدة فقط لكل سجل، حتى لو تغيّر التاريخ إن كان يجب ألا يعمل مرتين على السجل نفسه.
• يُرسل نموذج: أحد نماذج طلب المهام أو نماذج الاشتراك لديك (أو أي منها).
• يُبتّ في موافقة: مصروف أو إجازة أو أمر شراء أو موافقة سير عمل خاصة والأنواع الأخرى، بالموافقة أو الرفض.
• وفق جدول: كل يوم، أو كل يوم عمل، أو كل أسبوع، أو كل شهر، في الوقت الذي تختاره (بالمنطقة الزمنية لمؤسستك).

التحقق والانتظار والتنفيذ

• إذا / وإلا يسلك مسارًا مختلفًا بحسب السجل. أضف ما تحتاجه من فروع، لكل منها شروطه؛ يُتبَع أول فرع مطابق، ويُسلك خلاف ذلك إن لم يطابق أي فرع.
• انتظر يتوقف دقائق أو ساعات أو أيامًا أو أسابيع. انتظر حتى يتغيّر حقل ينتظر مثلًا حتى تتغيّر الحالة، ولكن بحد أقصى حتى مهلة: يتابع التشغيل بعدها عبر تغيّر الحقل أو انتهت المهلة. تُحفظ التشغيلات المنتظرة، فتتابع حتى بعد إعادة تشغيل الخادم.
• الإجراءات هي: أرسل بريدًا إلكترونيًا (إلى عضو في الفريق أو مالك السجل أو العميل: يصل إلى العملاء بتصميم شركتك)، وأرسل إشعارًا، وأنشئ مهمة (في مشروع، أو متابعة مبيعات مرتبطة بالعميل المحتمل أو العميل أو الصفقة)، وأنشئ سجلًا (مشروعًا، من قالب خطة إن شئت، أو عميلًا أو عميلًا محتملًا)، وحدّث حقلًا، وإسناد (إلى شخص، أو إلى عدة أشخاص بالتناوب)، وطلب الموافقة (عبر قواعد الموافقة لديك)، واستدعِ Webhook (واحدًا أنشأته في التكاملات)، وأضف وسمًا (إلى مهمة أو مشروع)، وأضف تعليقًا (على مهمة). ابدأ دليل انضمام يبدأ دليل انضمام لعميل السجل (انظر ضمّ العملاء الجدد بأدلة الانضمام).

اختبره ثم شغّله

1. اضغط اختبار، واختر سجلًا تجريبيًا، واضغط شغّل الاختبار. يمرّ Kaam360 على سير العمل بذلك السجل ويعرض ما *ستفعله* كل خطوة، مثل «سيرسل بريدًا إلى سنا خان». لا يتغيّر شيء ولا تُرسل أي رسالة.
2. إن كانت كل خطوة ستعمل، اضغط تشغيل. لا يمكن تشغيل سير العمل إلا بعد اختبار أحدث نسخة منه.
3. سير العمل المُشغَّل يتفاعل مع ما يحدث من ذلك الحين. لا يغيّر سير عمل يعمل إلا من لديهم تشغيل سير العمل وإيقافه: وما يحفظونه يسري فورًا.

شاهد ما فعله

• تعرض علامة التبويب سجل التشغيل في سير العمل كل تشغيل واختبار. افتح أحدها لترى كل خطوة ونتيجتها: منجزة، أو لا شيء للقيام به (ولماذا)، أو فشلت، أو في الانتظار (وحتى متى).
• في صفحة سير العمل، يعرض ما فعله سير العمل مؤخرًا أحدث التشغيلات لجميعها.
• عندما تفشل خطوة (مثل أن المالك لا يحق له إنشاء مشاريع)، يتوقف التشغيل عند تلك الخطوة ويصل إلى مالك سير العمل إشعار، وبريد إلكتروني مرة في الساعة على الأكثر.

الأمان

• يعمل سير العمل بصلاحيات مالكه. لا يستطيع أبدًا أن يفعل أكثر مما يحق لذلك الشخص، والتعليقات والمهام التي ينشئها تكون باسمه.
• لا يعيد سير العمل تشغيل نفسه أبدًا بسبب تغييراته. التغييرات التي تجريها أنظمة سير العمل لا تبدأ غيرها إلا إذا كان مُشغّلها مضبوطًا على تفاعل أيضًا مع التغييرات التي تجريها أنظمة سير عمل أخرى، ولا أكثر من ثلاثة متتالية أبدًا.
• لا أكثر من 100 تشغيل في الساعة لسير عمل واحد، و300 للمؤسسة كلها، كي لا يُغرق خطأٌ بريد أحد.
• لا تذهب Webhooks إلا إلى عناوين https عامة، وهي موقّعة، ويُعاد إرسالها إن لم يرد المستقبِل.
• تشغيل سير العمل وإيقافه وتغييره وحذفه يُسجَّل في سجل النشاط.

الباقات

سير العمل مُضمَّن بدءًا من باقة Business، كما كانت قواعد الأتمتة. في باقتي Starter وTeam تعرض صفحة سير العمل كيفية الترقية، ولا يعمل أي سير عمل (ولا حتى ما جاء من قواعد الأتمتة). خلال الفترة التجريبية المجانية يمكنك استخدامه بحدود باقة Business.

| الباقة | أنظمة سير العمل المُشغَّلة | التشغيلات شهريًا | |---|---|---| | Business | 50 | 20,000 | | Enterprise | بلا حد | بلا حد |

يعرض أعلى صفحة سير العمل مقدار استخدامك. الاختبارات لا تُحسب. عند استنفاد تشغيلات الشهر، لا تبدأ تشغيلات جديدة حتى الشهر التالي، ويُخبَر مالكو أنظمة سير العمل.

انتقلت قواعد الأتمتة إلى هنا

أصبحت قواعد الأتمتة التي أنشأتها سابقًا في الإعدادات أنظمة سير عمل، واحدًا لكل قاعدة وبالاسم نفسه. تفعل تمامًا ما كانت تفعله، وهي مُشغّلة أو موقوفة كما كانت، وتحمل علامة من قاعدة أتمتة. يمكنك الآن فتحها على اللوحة وإضافة مزيد من الخطوات.