استخدم مساعد المشاريع: صياغة التحديثات والسؤال عن المشاريع وتحويل الملاحظات إلى مهام

يساعد مساعد المشاريع مديري المشاريع في العمل الروتيني: يصوغ تحديث المشروع مما حدث فعلًا، ويجيب عن أسئلة حول مشاريعك، ويحوّل الملاحظات إلى مهام، ويرسل إليك موجزًا أسبوعيًا قصيرًا. لا يستخدم إلا المشاريع والمهام التي يحق لك رؤيتها، ولا ينشر أو ينشئ أو يرسل أي شيء قبل أن تؤكد.

كل شيء يعمل دون مساعد الذكاء الاصطناعي: تحصل حينها على نسخة بسيطة وواقعية مبنية على البيانات نفسها. عندما يشغّل المسؤول مساعد الذكاء الاصطناعي (راجع اسأل مساعد الذكاء الاصطناعي)، يكتب الذكاء الاصطناعي المسودات ويمكنك التحدث معه عن مشاريعك بكلماتك.

صياغة تحديث للمشروع

1. افتح المشروع وتبويب مستجدات، واضغط اكتب تحديثًا.
2. اضغط صياغة بالذكاء الاصطناعي (أو مسودة من عمل المشروع عندما يكون مساعد الذكاء الاصطناعي متوقفًا).
3. يُملأ النموذج بحالة مقترحة، وماذا حدث (المهام المنجزة والتي بدأت منذ آخر تحديث)، وما التالي (العمل والمعالم المستحقة خلال الأسبوعين القادمين)، والعوائق (المهام المتأخرة، والمهام التي تنتظر عملًا غير منجز، والمعالم المتأخرة، والمشكلات الحرجة).
4. يعرض سبب هذه الحالة: الإشارات وراء الحالة المقترحة، مثل المهام المتأخرة أو معلم متأخر. ومن يحق له رؤية تكاليف المشروع يرى أيضًا متى يُتوقع تجاوز الميزانية.
5. اقرأ المسودة وغيّر ما تشاء ثم اضغط نشر التحديث. لا يُنشر شيء قبل ذلك.

لا يمكن صياغة تحديث إلا لمن يحق له كتابة تحديثات المشروع (مدير المشروع، أو من يحق له تعديل المشاريع).

السؤال عن مشاريعك

1. اضغط اسأل المساعد في القائمة اليسرى، تحت المساعدة، وابقَ في تبويب دردشة. أو اضغط اسأل في الشريط العلوي.
2. اضغط اقتراحًا مثل ما المشاريع المعرّضة للخطر؟، أو اكتب سؤالك، مثل «ما المتأخر هذا الأسبوع في مشروع الموقع؟».
3. تربط الإجابة المشاريع والمهام التي تذكرها، مع حالتها ومواعيد استحقاقها والمسؤولين عنها. ويمكنه أيضًا تجهيز مهمة أو تحديث هذا الأسبوع لتؤكده.

عندما يكون مساعد الذكاء الاصطناعي متوقفًا، يعرض تبويب دردشة بدلًا من ذلك ما المشاريع المعرّضة للخطر؟ وما المتأخر؟ وما المستحق هذا الأسبوع؟ وما المتعطّل؟: اختر كل مشاريعي أو مشروعًا واحدًا واضغط سؤالًا. تسرد الإجابة المشاريع أو المهام، ولكل منها رابط وحالتها أو موعد استحقاقها والمسؤول عنها، وللعمل المتعطّل ما ينتظره.

تحويل الملاحظات إلى مهام

1. افتح اسأل المساعد وتبويب من الملاحظات إلى المهام.
2. اختر المشروع والصق ملاحظاتك، أمرًا واحدًا في كل سطر.
3. اضغط اقترح مهام. لكل مهمة مقترحة عنوان وشخص وتاريخ استحقاق وقائمة. دون مساعد الذكاء الاصطناعي يصبح كل سطر مهمة: الاسم في السطر يقترح الشخص، وكلمات مثل "tomorrow" أو "by Friday" تقترح التاريخ.
4. ألغِ تحديد المهام التي لا تريدها وغيّر ما تشاء.
5. اضغط الزر الذي ينشئ المهام. عندها فقط تُنشأ، بصلاحياتك أنت.

تحتاج إلى صلاحية إنشاء المهام. إسناد مهمة إلى شخص آخر يتطلب صلاحية تعيين المهام لآخرين، ولا يمكن اختيار إلا أشخاص من المشروع. تُسجَّل المهام المنشأة بهذه الطريقة في سجل التدقيق.

الحصول على موجز أسبوعي

1. افتح اسأل المساعد وتبويب الموجز.
2. حدد أرسل إليّ موجزًا أسبوعيًا واختر اليوم.
3. حدد أرسله إليّ بالبريد أيضًا (يظهر دائمًا في الجرس) إذا أردته بالبريد أيضًا. يبقى متوقفًا ما لم تحدده.
4. اضغط حفظ. اضغط اعرض موجزي الآن لترى ما سيقوله اليوم.

في ذلك اليوم، ابتداءً من الثامنة صباحًا، يوضع الموجز في جرس الإشعارات: مشاريعك المعرّضة للخطر، والمهام المتأخرة، والعمل المستحق هذا الأسبوع، مع الروابط. يُرسل مرة واحدة في ذلك اليوم حتى إذا كان Kaam360 يعمل على أكثر من خادم. لإيقاف البريد، استخدم رابط الإيقاف أسفل الرسالة؛ يبقى الموجز في الجرس.

معلومات مفيدة

• لا يستخدم المساعد إلا المشاريع التي يحق لك رؤيتها: مشاريعك، والمشاريع التي تنتمي إليها، والمشاريع العامة والمشتركة، أو كل المشاريع إذا كان يحق لك رؤيتها كلها.
• عندما يكون مساعد الذكاء الاصطناعي مفعّلًا، تُرسل الحقائق اللازمة (عناوين المهام والتواريخ والمسؤولون والحالة) إلى خدمة ذكاء اصطناعي (Anthropic) لكتابة النص. راجع النص قبل استخدامه.
• تتبع الحالة المقترحة القاعدة نفسها التي تتبعها لوحة المعلومات والمحفظة.