طلبات الخصوصية: أعطِ الشخص بياناته أو امسحها (اللائحة العامة لحماية البيانات)

تمنح قوانين الخصوصية مثل اللائحة العامة لحماية البيانات الناسَ حقوقًا على المعلومات التي تحتفظ بها مؤسستك عنهم: الحصول على نسخة، أو تصحيحها، أو مسحها. لديك شهر واحد للرد. تساعدك طلبات الخصوصية على ذلك ببضع نقرات.

من يستطيع استخدامها: المسؤولون، وكل من يملك دوره صلاحية التعامل مع طلبات الخصوصية (انظر أنشئ أدوارك الخاصة).

فتح طلبات الخصوصية

1. اضغط الإعدادات.
2. اضغط بطاقة طلبات الخصوصية (أو افتح البيانات والخصوصية واضغط فتح طلبات الخصوصية).

تسجيل الطلب

1. اضغط تبويب الطلبات، ثم تسجيل طلب.
2. اختر ما الذي طلبه: نسخة من بياناته، أو مسح بياناته، أو تصحيح بياناته، أو التوقف عن استخدام بياناته، أو تقييد طريقة استخدامها، أو نقل بياناته إلى مكان آخر.
3. اكتب اسم الشخص وبريد الشخص الإلكتروني، وكيف وصل الطلب ويوم وصوله. يُملأ موعد الرد تلقائيًا بعد 30 يومًا.
4. اضغط حفظ.

تظهر الطلبات التي تجاوزت موعدها باللون الأحمر، وتُظهر بطاقة طلبات الخصوصية في الإعدادات عدد المتأخر منها.

العثور على الشخص في كل مكان

1. اضغط تبويب البحث عن شخص.
2. اكتب بريده الإلكتروني أو رقم هاتفه أو اسمه، واضغط ابحث. لربط ما تفعله بطلب، اختره أولًا من القائمة بجانب مربع البحث (أو اضغط زر البحث في صف الطلب).
3. سترى كل مكان يظهر فيه الشخص: أعضاء الفريق، وجهات اتصال CRM، والعملاء المحتملين وما سجّله فريقك معهم، والعملاء، وتذاكر الدعم، ومستخدمي العملاء في البوابة، والردود على عروض الأسعار، واستبيانات الرضا، والتوقيعات الإلكترونية، ومشتركي التسويق، ونتائج الحملات، وإجابات الاستبيانات، وسجل الموافقة، والضيوف المذكورين في محاضر الاجتماعات. ويُعثر أيضًا على السجلات الموجودة في سلة المحذوفات.

إعطاؤه نسخة من بياناته

1. حدد السجلات المراد تضمينها (كل التطابقات الدقيقة محددة لك).
2. اضغط تنزيل بياناته. تحصل على ملف ZIP فيه صفحة للقراءة (person.html) والمعلومات نفسها للأجهزة (person.json).
3. راجع الملف قبل إرساله إلى الشخص: ملاحظات الفريق الخاصة على تذاكر الدعم مضمّنة ومعلَّمة، وقد تذكر أشخاصًا آخرين.

مسح بياناته

1. حدد السجلات المراد مسحها.
2. اضغط مسح…. اقرأ ما سيحدث لكل نوع من السجلات:- يُزال نهائيًا: يُحذف، ومن سلة المحذوفات أيضًا (مثل مشترك تسويق، أو تسجيل، أو إجابة استبيان، أو ملاحظات وأنشطة عميل محتمل).- تُزال البيانات: يبقى السجل لكن يُزال اسم الشخص وبريده وهاتفه وبياناته الأخرى ويظهر "Erased person" (مثل جهة اتصال CRM، أو عميل محتمل، أو مقدم طلب تذكرة، أو مستخدم عميل).- يبقى: يبقى كما هو للسبب المذكور (مثل مستند موقع وهو دليل قانوني، أو عضو فريق لا يزال مفعّلًا).
3. اكتب بالضبط ما بحثت عنه، ثم اضغط مسح نهائي.

لمسح عضو في الفريق، أوقفه أولًا من المستخدمون. لا يستطيع مسح عضو الفريق إلا المسؤول. تبقى مهامه وتعليقاته وأوقاته باسم "Former team member". يُحذف نشاط الحاسوب ولقطات الشاشة، وتُزال الأسباب المكتوبة في إجازاته. ويشمل تنزيل بياناته حواسيبه، ومجاميع النشاط لكل يوم، وقائمة لقطات الشاشة، وإجازاته.

يُكتب كل تنزيل وكل مسح في سجل النشاط (النوع طلبات الخصوصية) دون بيانات الشخص. وإذا كان البحث مرتبطًا بطلب، يسجّل الطلب ما تم، ويُعلَّم طلب المسح بأنه منجز.

قائمة عدم التواصل

عندما تمحو شخصًا، تُضاف عناوين بريده الإلكتروني وأرقام هاتفه إلى قائمة عدم التواصل الخاصة بمؤسستك، حتى لا يُضاف أو يُراسَل مجددًا بالخطأ. ثم يستثنيه Kaam360 في كل مكان:

• تُرفض إضافته كعميل محتمل أو جهة اتصال في إدارة العملاء أو جهة اتصال تسويقية، مع رسالة توضح السبب.
• عمليات الاستيراد (جداول البيانات، الأدوات الأخرى، جهات اتصال التسويق) تستثني صفّه وتوضح السبب.
• نماذج الاشتراك ونماذج تحويل زوار الويب إلى عملاء محتملين تجيب كالمعتاد، لكن لا يُحفظ شيء.
• الرسائل النصية (SMS وواتساب) وتسلسلات المبيعات وتذكيرات الحجز النصية تتخطاه.

لا تحفظ القائمة إلا بصمة لكل عنوان (SHA-256 مع سرّ مؤسستك الخاص)، ولا تحفظ العنوان نفسه أبدًا، لذلك لا يستطيع أحد قراءتها أو تنزيلها.

لفحص شخص أو إزالته من القائمة (مثلًا لأنه اشترك مجددًا):

1. افتح طلبات الخصوصية واضغط على تبويب قائمة عدم التواصل. يعرض عدد عناوين البريد وأرقام الهاتف فيها.
2. اكتب عنوان بريد إلكتروني أو رقم هاتف واحدًا واضغط افحص القائمة.
3. لإزالته، اكتب كيف وافق الشخص على التواصل معه مجددًا واضغط إزالة من القائمة. لا يستطيع ذلك إلا المسؤول. يُسجَّل ذلك في سجل النشاط مع السبب، لكن دون العنوان.

الموافقة على رسائل التسويق

تُظهر صفحة كل مشترك تسويق (التسويق > جهات الاتصال) سجل الموافقة: متى وكيف وافق (نموذج التسجيل بصياغته، أضافه الفريق، مستورد، من CRM)، ومتى أكد عنوانه أو غيّر مواضيعه أو ألغى اشتراكه. يُضمَّن السجل عند تنزيل بياناته. وتطلب نماذج التسجيل دائمًا موافقة الشخص أولًا، بما فيها النماذج التي تنشئ أيضًا عميلًا محتملًا في المبيعات.

اتفاقية معالجة البيانات والمعالجون الفرعيون

تعالج Kaam360 معلوماتك نيابةً عنك. الاتفاقية التي تبيّن كيف موجودة في صفحة معالجة البيانات، والشركات التي تساعدنا في تشغيل Kaam360 موجودة في صفحة المعالجون الفرعيون.

1. افتح الإعدادات > البيانات والخصوصية.
2. تحت اتفاقية معالجة البيانات، اضغط قراءة الاتفاقية.
3. أشِر إلى أنك قرأتها وتقبلها لمؤسستك، ثم اضغط قبول الاتفاقية. لا يفعل هذا إلا المسؤول.
4. اضغط طباعة النسخة الموقعة أو حفظها لطباعتها، أو لحفظها بصيغة PDF من نافذة الطباعة في متصفحك.

عندما تتغير الاتفاقية، تطلب منك الصفحة قبول الإصدار الجديد.

إذا حدث خطأ

• لا ترى طلبات الخصوصية: دورك لا يملك صلاحية التعامل مع طلبات الخصوصية. اطلبها من المسؤول.
• لم يُعثر على شيء: تحقق من الإملاء، أو جرّب البريد الإلكتروني بدل الاسم.
• يبقى مسح نهائي رماديًا: اكتب بالضبط ما بحثت عنه في مربع التأكيد.