ایک ورک اسپیس میں کئی کمپنیاں

اگر آپ کا کاروبار ایک سے زیادہ قانونی اداروں پر مشتمل ہے (مثلاً ایک کمپنی برطانیہ میں اور ایک دبئی میں)، تو آپ ان سب کو Kaam360 کی ایک ہی ورک اسپیس میں چلا سکتے ہیں۔ ہر کمپنی کا اپنا نام، قانونی نام، پتہ، ٹیکس نمبر، بنیادی کرنسی، دستاویزات کی نمبرنگ، بینک کی تفصیلات، لوگو اور فٹر ہوتا ہے۔ پروجیکٹس، کوٹیشنز، سیلز آرڈرز، انوائسز، کریڈٹ نوٹس، پرچیز آرڈرز، سپلائر بلز اور اخراجات ہر ایک کسی ایک کمپنی کے ہوتے ہیں اور اسی کی تفصیلات کے ساتھ پرنٹ ہوتے ہیں۔

گاہک CRM > گاہک میں ہی رہتے ہیں۔ یہاں کی کمپنیاں آپ کی اپنی ہیں۔

آپ ایک کمپنی سے شروع کرتے ہیں

ہر ورک اسپیس میں پہلے سے ایک کمپنی ہوتی ہے، ڈیفالٹ کمپنی۔ اس میں وہی ہوتا ہے جو آپ نے انوائسنگ کی تفصیلات میں درج کیا (دونوں ایک ہی چیز ہیں)۔ جب تک صرف یہی ایک کمپنی ہے، کمپنیوں کے بارے میں کہیں کچھ نظر نہیں آتا: نہ سوئچر، نہ کمپنی کے خانے، نہ مینو کے اضافی آئٹم۔ آپ کی دستاویزات بالکل پہلے جیسی دکھتی ہیں اور اسی طرح نمبر پاتی ہیں۔

کمپنی شامل کریں

1. سیٹنگز کھولیں اور کمپنیاں منتخب کریں (ایڈمنسٹریٹر، یا جس کے پاس کمپنیوں کا انتظام کا حق ہو)۔
2. کمپنی شامل کریں دبائیں۔
3. مختصر نام (جس سے لوگ اسے چنتے ہیں) اور قانونی نام (جو اس کی دستاویزات پر پرنٹ ہوتا ہے)، پتہ، ای میل، فون اور ویب سائٹ بھریں۔
4. ٹیکس اور رجسٹریشن نمبر میں جو نمبر اس کے پاس ہیں وہ بھریں: ٹیکس نمبر، VAT، NTN، GST یا کمپنی رجسٹریشن نمبر۔ صرف بھرے ہوئے نمبر پرنٹ ہوتے ہیں۔
5. اس کی بنیادی کرنسی منتخب کریں۔ اس کی نئی دستاویزات اسی میں شروع ہوتی ہیں اور اس کے نتائج اسی میں دکھائے جاتے ہیں۔
6. اس کی دستاویزات پر میں درج کریں کہ گاہک اسے کیسے ادائیگی کریں (بینک کی تفصیلات)، ادائیگی کے دن اور فٹر۔
7. نمبرنگ میں ہر دستاویز نمبر کا آغاز دیکھیں۔ ہر کمپنی کو اپنا چاہیے (مثلاً ایک کے لیے INV اور دوسری کے لیے INB)، تاکہ نمبر ہمیشہ بتائے کہ وہ کس کمپنی کا ہے۔ ہر ایک کے ساتھ اگلا نمبر نظر آتا ہے۔
8. محفوظ کریں دبائیں۔ پھر اس کا لوگو شامل کریں (1 MB تک PNG یا JPG): یہ اس کی انوائسز، کوٹیشنز، آرڈرز اور کریڈٹ نوٹس کے اوپر پرنٹ ہوتا ہے۔
9. اختیاری: اس کا ای میل کا رنگ چنیں۔ اس کمپنی کے نام سے بھیجی گئی ای میلز (انوائسز، کوٹیشنز، آرڈرز، ہیلپ ڈیسک کے جوابات، دستخط کی درخواستیں) کا بٹن اور اوپر کی پتلی پٹی یہی رنگ استعمال کرتے ہیں، اس کا لوگو ان ای میلز کے اوپر اور اس کا نام اور پتہ نیچے نظر آتا ہے۔ عام رنگ پر واپس جانے کے لیے معیاری رنگ استعمال کریں دبائیں۔ اگر کوئی رنگ بٹن پر پڑھنے کے لیے بہت ہلکا ہو تو Kaam360 اسے گہرا کر دیتا ہے۔

دستاویز پر کمپنی منتخب کریں

دو یا زیادہ کمپنیوں کے ساتھ، پروجیکٹ، کوٹیشن، سیلز آرڈر، انوائس، بار بار آنے والی انوائس، پرچیز آرڈر، سپلائر بل یا خرچ کے ہر فارم میں کمپنی کا خانہ ہوتا ہے۔ یہ خود بھر جاتا ہے: پروجیکٹ سے، پھر گاہک کی معمول کی کمپنی سے، پھر اوپر منتخب کمپنی سے، پھر آپ کی اپنی ڈیفالٹ کمپنی سے۔ انوائس کا لیٹر ہیڈ، بینک کی تفصیلات، ادائیگی کے دن اور کرنسی منتخب کمپنی کے مطابق ہوتے ہیں۔ کریڈٹ نوٹ ہمیشہ اپنی انوائس کی کمپنی کا ہوتا ہے، سیلز آرڈر سے بنی انوائس آرڈر کی کمپنی کی، اور پرچیز آرڈر کا بل آرڈر کی کمپنی کا۔ جاری ہونے کے بعد دستاویز اپنی کمپنی کے ساتھ رہتی ہے۔

کمپنی سوئچر

اب ہر صفحے کے اوپر کمپنی سوئچر ہے۔ سب کچھ دیکھنے کے لیے تمام کمپنیاں چنیں، یا ایک کمپنی چنیں تاکہ تمام فہرستوں اور رپورٹس میں صرف اس کی دستاویزات اور اعداد نظر آئیں (انوائسز، سپلائر بلز، ادائیگیاں، پروجیکٹس، رپورٹس، ایکسپورٹ)۔ آپ کا انتخاب یاد رکھا جاتا ہے۔

لوگوں کو کچھ کمپنیوں تک محدود کریں

1. سیٹنگز کھولیں، صارفین منتخب کریں، پھر وہ شخص۔
2. کمپنیاں کے نیچے وہ کمپنیاں ٹک کریں جن کے ساتھ وہ کام کر سکتا ہے، اور اس کی ڈیفالٹ کمپنی منتخب کریں۔
3. کمپنیاں محفوظ کریں دبائیں۔

جن کا کچھ ٹک نہیں وہ تمام کمپنیوں کے ساتھ کام کرتے ہیں۔ جن کی کچھ ٹک ہیں وہ صرف انہی کمپنیوں کی دستاویزات دیکھتے، کھولتے، ڈاؤن لوڈ کرتے اور بناتے ہیں۔ ایڈمنسٹریٹر ہمیشہ تمام کمپنیوں کے ساتھ کام کرتے ہیں۔

اپنی کسی دوسری کمپنی کو انوائس کریں

1. نئی انوائس پر، گاہک کے نیچے، یا اپنی کسی دوسری کمپنی کو انوائس کریں منتخب کریں۔
2. لائنیں لکھیں، مسودہ محفوظ کریں دبائیں، پھر اسے بھیجیں (یا بھیجی ہوئی نشان زد کریں)۔

جاری ہوتے ہی دوسری کمپنی کو خود بخود مطابق سپلائر بل مل جاتا ہے (وہی لائنیں، رقم، کرنسی اور شرح تبادلہ)۔ جب آپ انوائس کو ادا شدہ نشان زد کرتے ہیں تو بل بھی ادا ہو جاتا ہے؛ انوائس منسوخ کرنے پر بل بھی منسوخ ہو جاتا ہے۔ دونوں بین الکمپنی کے طور پر نشان زد ہوتے ہیں۔

اخراجات آگے چارج کریں

ایک کمپنی کے برداشت کیے گئے اخراجات (منظور شدہ اخراجات یا سپلائر بلز) دوسری کمپنی پر ڈالنے کے لیے:

1. انوائسز کھولیں اور اخراجات آگے چارج کریں دبائیں۔
2. وہ کمپنی جس نے اخراجات برداشت کیے اور وہ جس سے وصول کرنا ہے منتخب کریں، اور اختیاری مارک اپ۔
3. اخراجات ٹک کریں اور انوائس کا ڈرافٹ لکھیں دبائیں۔ اسے دیکھیں اور معمول کے مطابق بھیجیں۔

ہر خرچ ایک بار آگے چارج ہو سکتا ہے۔ یہ انوائس حذف یا منسوخ کرنے سے اخراجات دوبارہ آزاد ہو جاتے ہیں۔

کمپنیوں کے نتائج

کمپنیوں کے نتائج (مالیات مینو میں، صرف جب کئی کمپنیاں ہوں) کسی مدت کے لیے ہر کمپنی کی انوائس شدہ رقم، سپلائر بلز، اخراجات اور نتیجہ اس کی اپنی کرنسی میں دکھاتا ہے، اور یہ کہ اسے ابھی کیا ملنا ہے اور اس نے کیا دینا ہے۔ نیچے پورا گروپ آپ کی بنیادی کرنسی میں: ہر دستاویز اپنے محفوظ شرح تبادلہ پر تبدیل ہوتی ہے، اور جو آپ کی کمپنیوں نے ایک دوسرے کو انوائس کیا وہ نکال دیا جاتا ہے تاکہ کچھ دو بار نہ گنا جائے۔ سادہ مجموعہ دیکھنے کے لیے گروپ کے اعداد میں بین الکمپنی انوائسز اور بلز شامل نہ کریں سے ٹک ہٹائیں۔ CSV فائل کے لیے ڈاؤن لوڈ کریں دبائیں۔ جب تمام کمپنیاں منتخب ہو تو باقی مالیاتی رپورٹس اور انوائس کے مجموعے بھی بین الکمپنی کو شامل نہیں کرتے۔

جاننے کی باتیں

• پہلے سے طے شدہ بنائیں بدلتا ہے کہ جب کچھ اور طے نہ کرے تو دستاویزات کس کمپنی کی ہوں۔ آرکائیو کمپنی اور اس کی دستاویزات رکھتا ہے لیکن نئی نہیں بننے دیتا۔ جس کمپنی کی کوئی دستاویز نہ ہو اسے حذف کیا جا سکتا ہے۔
• انوائسنگ کی تفصیلات میں ٹیکس کی شرحیں، ادائیگی کی یاد دہانیاں اور اکاؤنٹنگ ایکسپورٹ آپ کی تمام کمپنیوں کے لیے مشترک ہیں۔
• رقوم کیسے تبدیل ہوتی ہیں، اس کے لیے اپنی بنیادی کرنسی منتخب کریں اور شرح تبادلہ دیکھیں۔