Power BI میں اپنے ڈیش بورڈ بنائیں

Power BI مائیکروسافٹ کا رپورٹنگ ٹول ہے۔ Kaam360 آپ کی تنظیم کو اس کی اپنی ڈیٹا فیڈ دیتا ہے جسے Power BI پڑھتا ہے، تاکہ آپ اپنے پروجیکٹس، ٹاسکس، وقت، مالیات، سیلز اور سپورٹ کے ڈیٹا سے جو چاہیں ڈیش بورڈ بنا سکیں۔ فیڈ صرف پڑھتی ہے: یہ Kaam360 میں کبھی کچھ نہیں بدل سکتی۔ یہ بزنس پیکج کا حصہ ہے۔

یہ محفوظ کیسے رہتا ہے

• Power BI کبھی Kaam360 کے ڈیٹا بیس سے نہیں جڑتا۔ یہ ایک محفوظ https پتے کے ذریعے Kaam360 سے ڈیٹا مانگتا ہے، اور Kaam360 صرف آپ کی اپنی تنظیم کا ڈیٹا دیتا ہے۔
• ہر فیڈ کلید صرف وہی حصے پڑھتی ہے جن پر آپ نشان لگائیں، اور اسے کسی بھی وقت منسوخ کیا جا سکتا ہے۔ Kaam360 کلید کی صرف ایک خفیہ شکل رکھتا ہے، اس لیے کوئی اسے واپس نہیں پڑھ سکتا۔
• ای میل پتے اور فون نمبر شامل نہیں ہوتے، جب تک آپ اس کلید کے لیے اجازت نہ دیں۔

مرحلہ 1: فیڈ کلید بنائیں (ایڈمنسٹریٹر)

یہ وہ لوگ کر سکتے ہیں جن کے پاس انضمام کا انتظام کا اختیار ہو۔

1. سیٹنگز کھولیں اور Power BI چنیں۔
2. فیڈ کلید بنائیں کے نیچے کلید کا نام لکھیں، مثلاً «انتظامیہ کا ڈیش بورڈ»۔
3. یہ کیا پڑھ سکتی ہے کے نیچے وہ ڈیٹا چنیں جس کی رپورٹ کو ضرورت ہے۔ سب چننے کے لیے سب منتخب کریں دبائیں، یا دوبارہ شروع کرنے کے لیے سب صاف کریں۔
4. ای میل پتے اور فون نمبر شامل کریں صرف تب چنیں جب رپورٹ کو ان کی ضرورت ہو۔
5. فیڈ کلید بنائیں دبائیں۔
6. نئی کلید کے ساتھ کاپی دبائیں اور اسے کسی محفوظ جگہ رکھیں۔ یہ صرف ایک بار دکھائی جاتی ہے۔ اگر کھو جائے تو نئی بنائیں اور پرانی منسوخ کر دیں۔

مرحلہ 2: Power BI Desktop جوڑیں

1. Power BI صفحے پر فیڈ کا پتا کے ساتھ کاپی دبائیں۔ یہ کچھ یوں ہوتا ہے: https://your-kaam360-address/odata/۔
2. Power BI Desktop کھولیں۔ Home ٹیب پر Get data اور پھر OData feed چنیں۔ اگر نظر نہ آئے تو More...، پھر Other اور پھر OData feed چنیں۔
3. ونڈو کے اوپر Basic چنا رہنے دیں، فیڈ کا پتا URL میں پیسٹ کریں اور OK دبائیں۔
4. Power BI سائن اِن کا طریقہ پوچھتا ہے۔ بائیں طرف Basic چنیں۔ User name میں powerbi لکھیں اور Password میں اپنی فیڈ کلید پیسٹ کریں۔ یہ سیٹنگز کس سطح پر لاگو ہوں، وہاں فیڈ کا پتا چنیں۔ Connect دبائیں۔
5. Navigator وہ ٹیبلز دکھاتا ہے جو آپ کی کلید پڑھ سکتی ہے، جیسے Projects، Tasks اور Invoices۔ جو ٹیبلز چاہییں ان پر نشان لگائیں۔ پیش نظارہ دیکھنے کے لیے کسی ٹیبل پر کلک کریں۔
6. Load دبائیں۔ Power BI ساری قطاریں پڑھ لیتا ہے۔ بڑے ٹیبلز 1,000 قطاروں کے صفحات میں آتے ہیں؛ Power BI اگلے صفحات خود لے آتا ہے۔

مرحلہ 3: رپورٹ بنائیں

1. Model ویو کھولیں۔ ہو سکتا ہے Power BI نے کچھ ٹیبلز پہلے ہی جوڑ دیے ہوں۔ نیچے نمونہ رپورٹ میں دیے گئے رشتے دیکھیں، اور جو رہ گئے ہوں انہیں جوڑنے کے لیے ایک کالم کو دوسرے پر گھسیٹیں۔
2. واپس Report ویو میں جائیں۔ کوئی ویژول چنیں، مثلاً بار چارٹ، اور اس میں فیلڈز گھسیٹیں: مثلاً Projects › Name اور Tasks › LoggedHours۔
3. پورے صفحے کو فلٹر کرنے کے لیے Health، Status یا CompanyId کو سلائسر کے طور پر استعمال کریں۔
4. فائل محفوظ کریں۔

مرحلہ 4: شائع کریں اور شیڈول پر ریفریش کریں

1. Power BI Desktop میں Home ٹیب پر Publish چنیں اور Power BI سروس میں کوئی ورک اسپیس چنیں۔
2. Power BI سروس (app.powerbi.com) کھولیں، ورک اسپیس میں جائیں اور رپورٹ کے نام والا semantic model (ڈیٹا سیٹ) تلاش کریں۔
3. اس کی Settings کھولیں۔ Data source credentials کے نیچے OData پتے کے ساتھ Edit credentials چنیں۔
4. Authentication method میں Basic چنیں۔ User name میں powerbi لکھیں اور Password میں فیڈ کلید پیسٹ کریں۔ کوئی Privacy level چنیں (مثلاً Organizational) اور Sign in دبائیں۔
5. Scheduled refresh کھولیں، اسے آن کریں، کتنی بار اور کن اوقات میں چنیں، اور Apply دبائیں۔

کسی گیٹ وے کی ضرورت نہیں: Power BI سروس فیڈ کو براہِ راست انٹرنیٹ پر پڑھتی ہے۔

نمونہ رپورٹ

ایک سادہ پروجیکٹ ڈیش بورڈ یہ ٹیبلز اور رشتے استعمال کرتا ہے (ہر رشتہ پہلے لکھے آئی ڈی کالم کو بعد میں لکھے ٹیبل کے Id سے جوڑتا ہے):

• Tasks: ProjectId کو Projects سے، OwnerId کو Users سے، PhaseId کو Phases سے۔
• TimeLogs: ProjectId کو Projects سے، TaskId کو Tasks سے، UserId کو Users سے۔
• Projects: CustomerId کو Customers سے، CompanyId کو Companies سے۔
• Invoices: CustomerId کو Customers سے، ProjectId کو Projects سے۔ InvoiceLines: InvoiceId کو Invoices سے۔
• Payments: ProjectId کو Projects سے۔ Deals: CustomerId کو Customers سے۔ Contacts: CustomerId کو Customers سے۔ Tickets: CustomerId کو Customers سے۔

اچھے ابتدائی ویژولز: Projects کا ایک ٹیبل جس میں Health، PercentDone، TasksOverdue اور EndDate ہوں؛ Users › Team کے حساب سے TimeLogs › Hours کا بار چارٹ؛ IssueDate کے مہینے کے حساب سے Invoices › Total کا کالم چارٹ؛ Stage کے حساب سے Deals › Amount کا فنل۔

جاننا مفید ہے

• تاریخیں سادہ تاریخیں ہیں (مثلاً 2026-10-31)۔ اوقات UTC میں ہیں۔
• رقم ہمیشہ اپنی Currency کے ساتھ ہوتی ہے۔ انوائسز، کوٹیشنز اور اخراجات میں ExchangeRate بھی ہے: دستاویز کی تاریخ پر اس کی کرنسی کی ایک اکائی آپ کی بنیادی کرنسی کی کتنی اکائیوں کے برابر تھی۔ مختلف کرنسیوں کی رقمیں جمع کرنے کے لیے اس سے ضرب دیں۔
• CompanyId بتاتا ہے کہ کوئی پروجیکٹ یا دستاویز آپ کی کس اپنی کمپنی کی ہے، اگر آپ کی کئی کمپنیاں ہوں (دیکھیں سیٹنگز › کمپنیاں)۔
• Projects › Health بالکل ڈیش بورڈز کی طرح نکالی جاتی ہے: On track، At risk، Off track یا Not planned۔ آرکائیو، مکمل اور منسوخ پروجیکٹس کے لیے یہ خالی ہوتی ہے۔
• ہر ٹیبل میں ModifiedAt ہے۔ بڑی تنظیم میں صرف حالیہ تبدیلیاں ریفریش کرنے کے لیے Power BI Desktop میں ModifiedAt پر انکریمنٹل ریفریش سیٹ کریں۔
• ہر کلید فی منٹ 300 تک درخواستیں کر سکتی ہے۔ اگر ریفریش کو زیادہ چاہییں تو Power BI انتظار کرتا ہے اور خود دوبارہ کوشش کرتا ہے۔
• کلید کیا پڑھ سکتی ہے یہ بدلنے کے لیے اس کے ساتھ تبدیل کریں دبائیں۔ کلید وہی رہتی ہے، اس لیے Power BI کام کرتا رہتا ہے اور اگلی ریفریش پر نیا انتخاب پڑھتا ہے۔
• کسی کلید کو روکنے کے لیے منسوخ کریں (دو بار) دبائیں۔ جو رپورٹس اسے استعمال کرتی ہیں وہ ریفریش ہونا بند ہو جاتی ہیں۔
• سرگرمی کا لاگ (سیٹنگز › سرگرمی کا لاگ) دکھاتا ہے کہ ہر کلید کب بنی، بدلی اور منسوخ ہوئی، اور جس دن استعمال ہوئی اس کی ایک لائن۔
• OData فیڈز پڑھنے والے دوسرے رپورٹنگ ٹولز، جیسے Excel (Data › Get Data › From Other Sources › From OData Feed)، اسی پتے اور کلید سے کام کرتے ہیں۔

اگر کچھ غلط ہو جائے

• "We couldn't authenticate with the credentials provided": دیکھیں کہ آپ نے Basic چنا اور پوری کلید پاس ورڈ کے طور پر پیسٹ کی، اور کلید منسوخ نہیں ہوئی۔ Power BI Desktop میں کلید دوبارہ لکھنے کے لیے File › Options and settings › Data source settings چنیں، پتا چنیں اور Edit Permissions دبائیں۔
• "Access to the resource is forbidden": کلید وہ ٹیبل نہیں پڑھ سکتی۔ Power BI صفحے پر تبدیل کریں کے نیچے اس پر نشان لگائیں۔
• سیٹنگز میں Power BI نظر نہیں آتا: شاید آپ کے پیکج میں یہ شامل نہیں (یہ بزنس کا حصہ ہے)، یا آپ کے کردار کے پاس انضمام کا انتظام کا اختیار نہیں۔