یقینی بنائیں کہ آپ کی ای میلز پہنچیں: SPF، DKIM اور DMARC

Gmail، Outlook اور Yahoo جیسی ای میل سروسز ہر ای میل کو جانچتی ہیں کہ کیا بھیجنے والے کو اس پتے سے بھیجنے کی اجازت ہے۔ اگر جانچ ناکام ہو تو آپ کی ای میلز اسپام میں چلی جاتی ہیں یا رد ہو جاتی ہیں۔ یہ جانچ متن کی تین چھوٹی لائنوں پر ہوتی ہے جنہیں DNS ریکارڈ کہتے ہیں، جو آپ (یا جو آپ کی ویب سائٹ کا ڈومین سنبھالتا ہے) ایک بار وہاں شامل کرتے ہیں جہاں ڈومین کا انتظام ہوتا ہے، مثلاً ڈومین رجسٹرار یا Cloudflare پر۔

آپ کو اس کی ضرورت تب ہے جب Kaam360 آپ کے اپنے پتے سے بھیجتا ہے: آپ کا سپورٹ میل باکس (دیکھیں اپنا سپورٹ ای میل ایڈریس جوڑیں)، آپ کا مارکیٹنگ سینڈر، یا وہ میل سرور جو آپ نے سیٹنگز، ای میل میں سیٹ کیا ہے۔

چیک لسٹ

1. SPF بتاتا ہے کہ کون سے میل سرور آپ کے ڈومین کے لیے بھیج سکتے ہیں۔ اپنے ای میل فراہم کنندہ سے اس کی SPF لائن مانگیں (یہ v=spf1 سے شروع ہوتی ہے) اور اسے TXT ریکارڈ کے طور پر شامل کریں۔ ہر ڈومین کی صرف ایک SPF لائن رکھیں: اگر پہلے سے ایک ہے تو دوسری بنانے کے بجائے نئے فراہم کنندہ کو اسی میں شامل کریں۔
2. DKIM ہر ای میل پر ایک چھپا ہوا دستخط لگاتا ہے جو ثابت کرتا ہے کہ راستے میں اسے بدلا نہیں گیا۔ آپ کا ای میل فراہم کنندہ (Google Workspace، Microsoft 365، Hostinger وغیرہ) آپ کو کاپی کرنے کے لیے DKIM ریکارڈ اور دستخط چالو کرنے کا سوئچ دکھاتا ہے۔ ریکارڈ شامل کریں، ایک گھنٹہ انتظار کریں، پھر اسے چالو کریں۔
3. DMARC ای میل سروسز کو بتاتا ہے کہ دونوں جانچوں میں ناکام ای میل کے ساتھ کیا کریں، اور آپ کو رپورٹس بھیجتا ہے۔ نرمی سے شروع کریں: _dmarc نام کا TXT ریکارڈ جس کی قدر v=DMARC1; p=none; rua=mailto:you@your-domain ہو۔ چند ہفتوں کی صاف رپورٹس کے بعد p=none کو p=quarantine میں بدل دیں۔
4. خود کو ٹیسٹ بھیجیں (سیٹنگز، ای میل، ٹیسٹ ای میل بھیجیں)۔ Gmail میں ای میل کھولیں، تین نقطے دبائیں اور Show original چنیں: SPF، DKIM اور DMARC تینوں کے سامنے PASS ہونا چاہیے۔

اسپام سے بچنے کی اچھی عادتیں

• اپنے ڈومین کے پتے سے بھیجیں، Gmail جیسے مفت پتے سے نہیں۔
• ہر بار ایک ہی بھیجنے والے کا نام استعمال کریں تاکہ لوگ آپ کو پہچانیں۔
• صرف ان لوگوں کو ای میل کریں جو اس کی توقع رکھتے ہیں۔ Kaam360 ہر اس ای میل میں جو بند کی جا سکتی ہے رکنیت ختم کریں کا لنک (اور Gmail اور Yahoo کا مطلوبہ ایک کلک والا طریقہ) شامل کرتا ہے، اور کسی کے رکنیت ختم کرتے ہی وہ ای میلز فوراً بند کر دیتا ہے۔
• "FREE!!!" یا "ابھی عمل کریں" جیسے شور مچاتے عنوانات سے بچیں۔

Kaam360 ٹیم کے لیے (پلیٹ فارم پینل)

Kaam360 سائٹ کی اپنی ای میلز (سائن اپ، پاس ورڈ ری سیٹ، صبح کی ای میل اور باقی) پلیٹ فارم پینل میں Server settings والے میل سرور سے جاتی ہیں، اور بھیجنے والے ڈومین پر انہی تین ریکارڈز کی ضرورت ہے۔ وہاں Company name in email footers اور Postal address in email footers بھریں: اسپام مخالف قوانین ہر ای میل کے نیچے ڈاک کا پتہ مانگتے ہیں۔ پلیٹ فارم پینل میں Email designs کھولیں تاکہ ہر خودکار ای میل ہر زبان میں، روشن اور ڈارک موڈ میں اور فون کی چوڑائی پر دیکھ سکیں، اور ایک وصول کرنے کے لیے Send me a test دبائیں۔