Tek çalışma alanında birden çok şirket

İşletmeniz birden fazla tüzel kişiden oluşuyorsa (örneğin Birleşik Krallık'ta bir şirket ve Dubai'de bir şirket), hepsini tek bir Kaam360 çalışma alanında yönetebilirsiniz. Her şirketin kendi adı, ticari unvanı, adresi, vergi numaraları, ana para birimi, belge numaralandırması, banka bilgileri, logosu ve alt bilgisi vardır. Projeler, teklifler, satış siparişleri, faturalar, iade faturaları, satın alma siparişleri, tedarikçi faturaları ve giderlerin her biri bir şirkete aittir ve onun bilgileriyle basılır.

Müşteriler CRM > Müşteriler altında kalır. Buradaki şirketler sizin kendi şirketlerinizdir.

Tek bir şirketle başlarsınız

Her çalışma alanında zaten bir şirket, varsayılan şirket bulunur. Faturalandırma bilgileri altında girdiklerinizi tutar (ikisi aynı şeydir). Yalnızca bu şirkete sahip olduğunuz sürece şirketlerle ilgili hiçbir şey hiçbir yerde gösterilmez: değiştirici yok, şirket alanı yok, ek menü öğesi yok. Belgeleriniz tam olarak eskisi gibi görünür ve numaralandırılır.

Bir şirket ekleyin

1. Ayarlar'ı açın ve Şirketler'i seçin (yöneticiler ya da "Şirketleri yönet" yetkisi olan herkes).
2. Şirket ekle'ye basın.
3. Kısa ad (insanların onu seçtiği ad) ve Ticari unvan (belgelerinde basılan) alanlarını, adresini, e-postasını, telefonunu ve web sitesini doldurun.
4. Vergi ve sicil numaraları altında sahip olduklarını doldurun: vergi numarası, KDV, NTN, GST ya da şirket sicil numarası. Yalnızca doldurduklarınız basılır.
5. Ana para birimi'ni seçin. Yeni belgeleri bu para biriminde başlar ve sonuçları bu para biriminde gösterilir.
6. Belgelerinde altında müşterilerin ona nasıl ödeme yaptığını (banka bilgileri), ödeme vadesini ve bir alt bilgi girin.
7. Numaralandırma altında her belge numarasının başlangıcını kontrol edin. Her şirketin kendine ait bir başlangıcı olmalıdır (örneğin biri için INV, diğeri için INB); böylece bir numara her zaman hangi şirkete ait olduğunu söyler. Her birinin yanında bir sonraki numarayı görürsünüz.
8. Kaydet'e basın. Ardından Logo'sunu ekleyin (en fazla 1 MB'lık bir PNG ya da JPG): faturalarının, tekliflerinin, siparişlerinin ve iade faturalarının üstüne basılır.
9. İsteğe bağlı: E-posta rengi'ni seçin. Bu şirket adına gönderilen e-postaların (faturalar, teklifler, siparişler, destek yanıtları, imza istekleri) düğmesi ve üstündeki ince şerit bu rengi kullanır; logosu bu e-postaların üstünde, adı ve adresi altında görünür. Olağan renge dönmek için Standart rengi kullan'a basın. Kaam360, bir düğmede okunamayacak kadar soluk olan bir rengi koyulaştırır.

Bir belgede şirketi seçin

İki ya da daha fazla şirketle; proje, teklif, satış siparişi, fatura, yinelenen fatura, satın alma siparişi, tedarikçi faturası ya da gider formlarının her birinde bir Şirket alanı bulunur. Sizin için doldurulur: projeden, sonra müşterinin olağan şirketinden, sonra üstte seçilen şirketten, sonra kendi varsayılan şirketinizden. Bir faturanın antetli kâğıdı, banka bilgileri, ödeme vadesi ve para birimi seçtiğiniz şirketi izler. Bir iade faturası her zaman faturasının şirketine, bir satış siparişinden gelen fatura siparişin şirketine, bir satın alma siparişine ait fatura da siparişin şirketine aittir. Bir belge düzenlendikten sonra şirketinde kalır.

Şirket değiştirici

Artık her sayfanın üstünde bir şirket değiştirici vardır. Her şeyi görmek için Tüm şirketler'i ya da her listede ve raporda (faturalar, tedarikçi faturaları, ödemeler, projeler, raporlar, dışa aktarmalar) yalnızca onun belgelerini ve rakamlarını görmek için tek bir şirketi seçin. Seçiminiz hatırlanır.

Kişileri bazı şirketlerle sınırlayın

1. Ayarlar'ı açın ve Kullanıcılar'ı, ardından kişiyi seçin.
2. Şirketler altında çalışabileceği şirketleri işaretleyin ve Varsayılan şirket'ini seçin.
3. Şirketleri kaydet'e basın.

Hiçbir şey işaretlenmemiş kişiler tüm şirketlerle çalışır. Bazıları işaretlenmiş kişiler yalnızca o şirketlerin belgelerini görür, açar, indirir ve oluşturur. Yöneticiler her zaman tüm şirketlerle çalışır.

Diğer şirketlerinizden birini faturalayın

1. Yeni bir faturada, müşterinin altında Veya diğer şirketlerinizden birini faturalayın: seçeneğini seçin.
2. Satırları yazın ve Taslağı kaydet'e basın, ardından gönderin (ya da gönderildi olarak işaretleyin).

Fatura düzenlendiğinde diğer şirket otomatik olarak eşleşen tedarikçi faturası'nı alır (aynı satırlar, tutarlar, para birimi ve döviz kuru). Faturayı ödendi olarak işaretlediğinizde tedarikçi faturası da ödenir; faturayı iptal ettiğinizde tedarikçi faturası da iptal edilir. İkisi de Şirketler arası olarak işaretlenir.

Maliyetleri yansıtın

Bir şirketin üstlendiği maliyetleri (onaylanmış giderler ya da tedarikçi faturaları) başka bir şirkete aktarmak için:

1. Faturalar'ı açın ve Maliyetleri yansıt'a basın.
2. Maliyetleri üstlenen şirketi ve ücretlendirilecek şirketi, isteğe bağlı bir kâr payıyla seçin.
3. Maliyetleri işaretleyin ve Taslak faturayı yaz'a basın. Kontrol edin ve her zamanki gibi gönderin.

Her maliyet bir kez yansıtılabilir. Yansıtma faturasını silmek ya da iptal etmek maliyetleri yeniden serbest bırakır.

Şirket sonuçları

Şirket sonuçları (Finans menüsünde, yalnızca birden fazla şirketiniz olduğunda), bir dönem için her şirketin faturaladığı tutarları, tedarikçi faturalarını, giderlerini ve sonucunu kendi para biriminde ve hâlâ ona borçlu olunanı ve onun borçlu olduğunu gösterir. Altında tüm grup ana para biriminizde: her belge kendi tuttuğu döviz kuruyla dönüştürülür ve şirketlerinizin birbirine faturaladıkları çıkarılır, böylece hiçbir şey iki kez sayılmaz. Düz toplamı görmek için Şirketler arası faturaları grubun rakamlarına dahil etme kutusunun işaretini kaldırın. CSV dosyası için İndir'e basın. Tüm şirketler seçiliyken diğer finans raporları ve fatura toplamları da şirketler arası faturaları dışarıda bırakır.

Bilmekte fayda var

• Varsayılan yap, başka hiçbir şey belirtmediğinde belgelerin hangi şirkete ait olacağını değiştirir. Arşivle, bir şirketi ve belgelerini tutar ama yenilerini durdurur. Hiç belgesi olmayan bir şirket silinebilir.
• Faturalandırma bilgileri altındaki vergi oranları, ödeme hatırlatmaları ve muhasebe dışa aktarımı tüm şirketleriniz tarafından paylaşılır.
• Tutarların nasıl dönüştürüldüğü için bkz. Ana para biriminizi seçin ve Döviz kurları.