Várias empresas em um espaço de trabalho

Se o seu negócio tem mais de uma pessoa jurídica (por exemplo uma empresa no Reino Unido e outra em Dubai), você pode administrar todas em um único espaço de trabalho do Kaam360. Cada empresa tem o seu próprio nome, razão social, endereço, números fiscais, moeda principal, numeração de documentos, dados bancários, logotipo e rodapé. Projetos, cotações, pedidos de venda, faturas, notas de crédito, pedidos de compra, contas de fornecedores e despesas pertencem, cada um, a uma empresa e são impressos com os dados dela.

Os clientes continuam em CRM > Clientes. As empresas daqui são as suas.

Você começa com uma empresa

Todo espaço de trabalho já tem uma empresa, a padrão. Ela guarda o que você informou em Dados de faturamento (os dois são a mesma coisa). Enquanto você tiver só essa empresa, nada sobre empresas aparece em lugar nenhum: nenhum seletor, nenhum campo de empresa, nenhum item de menu a mais. Os seus documentos ficam e são numerados exatamente como antes.

Adicione uma empresa

1. Abra Configurações e escolha Empresas (administradores, ou quem tem a permissão "Gerenciar empresas").
2. Pressione Adicionar uma empresa.
3. Preencha o Nome curto (como as pessoas a escolhem) e a Razão social (impressa nos documentos dela), o endereço, o e-mail, o telefone e o site.
4. Em Números fiscais e de registro, preencha os que ela tem: número fiscal, IVA, NTN, GST ou número de registro da empresa. Só os que você preencher são impressos.
5. Escolha a Moeda principal dela. Os novos documentos dela começam nessa moeda, e os resultados dela aparecem nela.
6. Em Nos documentos dela, informe como os clientes pagam a ela (dados bancários), o prazo de pagamento e um rodapé.
7. Em Numeração, confira o início de cada número de documento. Cada empresa precisa do seu (por exemplo INV para uma e INB para a outra), para que um número sempre diga a qual empresa pertence. Você vê o próximo número ao lado de cada um.
8. Pressione Salvar. Depois adicione o Logotipo dela (um PNG ou JPG de até 1 MB): ele é impresso no topo das faturas, cotações, pedidos e notas de crédito dela.
9. Opcional: escolha a Cor do e-mail dela. O botão e a barra fina no topo dos e-mails enviados em nome desta empresa (faturas, cotações, pedidos, respostas do suporte, pedidos de assinatura) usam essa cor, e o logotipo dela aparece no topo desses e-mails, com o nome e o endereço no rodapé. Pressione Usar a cor padrão para voltar à cor habitual. O Kaam360 escurece uma cor que ficaria clara demais para ler em um botão.

Escolha a empresa em um documento

Com duas ou mais empresas, cada formulário de projeto, cotação, pedido de venda, fatura, fatura recorrente, pedido de compra, conta de fornecedor ou despesa tem um campo Empresa. Ele vem preenchido: a partir do projeto, depois da empresa habitual do cliente, depois da empresa escolhida no topo, depois da sua própria empresa padrão. O papel timbrado, os dados bancários, o prazo de pagamento e a moeda de uma fatura seguem a empresa que você escolher. Uma nota de crédito sempre pertence à empresa da fatura dela, uma fatura de um pedido de venda à do pedido, e uma conta de um pedido de compra à do pedido. Depois de emitido, um documento fica com a sua empresa.

O seletor de empresas

No topo de todas as páginas agora há um seletor de empresas. Escolha Todas as empresas para ver tudo, ou uma empresa para ver só os documentos e números dela em todas as listas e relatórios (faturas, contas, pagamentos, projetos, relatórios, exportações). A sua escolha fica lembrada.

Limite pessoas a algumas empresas

1. Abra Configurações e escolha Usuários, depois a pessoa.
2. Em Empresas, marque as empresas com que ela pode trabalhar e escolha a Empresa padrão dela.
3. Pressione Salvar empresas.

Pessoas sem nada marcado trabalham com todas as empresas. Pessoas com algumas marcadas só veem, abrem, baixam e criam documentos dessas empresas. Os administradores sempre trabalham com todas as empresas.

Fature outra das suas empresas

1. Em uma nova fatura, abaixo do cliente, escolha Ou fature outra das suas empresas:.
2. Escreva as linhas e pressione Salvar rascunho, depois envie-a (ou marque como enviada).

Quando ela é emitida, a outra empresa recebe automaticamente a conta de fornecedor correspondente (mesmas linhas, valores, moeda e taxa de câmbio). Quando você marca a fatura como paga, a conta também fica paga; quando você anula a fatura, a conta é anulada. As duas são marcadas como Intercompanhia.

Repasse custos

Para repassar a outra empresa custos que uma empresa teve (despesas aprovadas ou contas de fornecedores):

1. Abra Faturas e pressione Repassar custos.
2. Escolha a empresa que teve os custos e a que será cobrada, e uma margem opcional.
3. Marque os custos e pressione Criar o rascunho da fatura. Confira-o e envie como sempre.

Cada custo pode ser repassado uma vez. Excluir ou anular a fatura de repasse libera os custos de novo.

Resultados por empresa

Resultados por empresa (no menu Finanças, só quando você tem várias empresas) mostra, para um período, os valores faturados, as contas de fornecedores, as despesas e o resultado de cada empresa na sua própria moeda, e o que ainda é devido a ela e por ela. Abaixo, o grupo inteiro na sua moeda principal: cada documento é convertido pela taxa de câmbio que guarda, e o que as suas empresas faturaram umas às outras é retirado, para que nada seja contado duas vezes. Desmarque Excluir faturas e contas intercompanhia dos números do grupo para ver a soma simples. Pressione Baixar para um arquivo CSV. Quando Todas as empresas está escolhido, os outros relatórios financeiros e os totais de faturas também deixam de fora as faturas e contas intercompanhia.

Bom saber

• Tornar padrão muda a empresa a que pertencem os documentos quando nada mais indica. Arquivar mantém uma empresa e os documentos dela, mas impede novos. Uma empresa sem nenhum documento pode ser excluída.
• As alíquotas de imposto, os lembretes de pagamento e a exportação contábil em Dados de faturamento são compartilhados por todas as suas empresas.
• Veja Escolha sua moeda principal e Taxas de câmbio para saber como os valores são convertidos.