Monitoramento de atividade: veja como o tempo de trabalho é usado

O Kaam360 pode mostrar como é usado o tempo nos computadores de trabalho da sua organização: quando as pessoas começam e param, quanto tempo é ativo ou ocioso, quais programas e sites são usados e quanto disso é produtivo. Um pequeno programa do Kaam360 (o agente, ou o aplicativo para Windows ou Mac) roda em cada computador, mostra um aviso e um ícone (na bandeja do Windows ou na barra de menus do Mac) e informa ao Kaam360. Ele está disponível para Windows e para Mac; como instalá-lo está em Instale o aplicativo Kaam360 no Windows e Instale o aplicativo Kaam360 em um Mac. Este guia explica tudo o que você configura no Kaam360.

Antes de começar: as configurações

1. No menu, abra Monitoramento de atividade e depois Configurações de atividade.
2. Em Monitoramento, coloque o monitoramento em Ligado. Ele fica desligado até você fazer isso, e enquanto estiver desligado os computadores não registram nada.
3. Escolha o dia de trabalho (por exemplo das 09:00 às 18:00) e os Dias úteis. Com Registrar somente no horário de trabalho marcado, nada fora desse horário é guardado. Desmarque para ver também o tempo depois do expediente.
4. Escolha depois de quantos minutos sem usar teclado ou mouse a pessoa fica ociosa, e quanto tempo um trecho produtivo precisa durar para contar como tempo de foco.
5. Registrar títulos de janelas vem desligado, porque um título pode mostrar o assunto de um e-mail. Desligá-lo depois remove os títulos já guardados.
6. Em Capturas de tela, escolha se as capturas são feitas, com que frequência e se são desfocadas antes de sair do computador. As capturas de tela vêm desligadas. Desligá-las apaga as capturas já feitas.
7. Em Retenção de dados, escolha por quantos dias os dados são guardados. Atividades, capturas e alertas mais antigos são apagados automaticamente todo dia.
8. Em Aviso mostrado no computador, confira as palavras que as pessoas veem quando o agente inicia e quando clicam no ícone da bandeja. O Kaam360 sempre acrescenta abaixo das suas palavras uma lista do que é realmente registrado (capturas, títulos, horários), para que o aviso nunca deixe nada de fora. Pressione Usar o texto padrão para recomeçar.
9. Escolha os Alertas que quiser e pressione Salvar configurações. Os computadores recebem as novas configurações na próxima vez que se comunicarem.

Diga como programas e sites contam

1. Em Configurações de atividade, em Categorias, pressione Adicionar uma regra.
2. Escolha Programa ou Site, digite o nome (por exemplo excel, ou github.com) e escolha Produtivo, Neutro ou Improdutivo.
3. Para fazer uma regra só para uma equipe, escolha a equipe em Para. A regra de uma equipe vale mais que a regra de todos. Uma regra de site vale mais que uma regra de programa, então o tempo em um navegador conta pelo site.
4. Para receber sugestões para a planilha de horas, escolha um projeto no campo de sugerir tempo para um projeto.
5. Pressione Salvar regra. Tudo o que não tem regra conta como neutro. As regras também se aplicam ao que já foi registrado.

Nunca registrar

Em Nunca registrar, adicione programas e sites que nunca devem ser registrados, como um gerenciador de senhas ou um site de banco ou de saúde. O agente é instruído a ignorá-los, qualquer coisa que chegue sobre eles mesmo assim é descartada, e adicionar um apaga o que já foi registrado dele.

Registre computadores

1. No menu, abra Monitoramento de atividade e depois Dispositivos.
2. Pressione Novo código de registro. Escolha para quem ele é (Para): uma pessoa (o computador já fica com ela) ou qualquer pessoa (cada computador é associado pelo e-mail de trabalho da pessoa, ou você o atribui depois). Escolha por quantos dias ele funciona e para quantos computadores, e pressione Criar o código.
3. Copie o código: ele aparece só uma vez. Entregue-o a quem instalar o agente; o agente pede o código na primeira vez que inicia.
4. Instale o aplicativo: no topo de Dispositivos, pressione Baixar o aplicativo para Windows e siga Instale o aplicativo Kaam360 no Windows, ou pressione Baixar o aplicativo para Mac e siga Instale o aplicativo Kaam360 em um Mac. A equipe de TI pode instalar qualquer um deles em muitos computadores de uma vez, sem perguntas.
5. O computador então aparece na lista com a pessoa, o nome, o sistema, a versão do agente, o status e quando foi visto pela última vez.

Na lista você pode:

• Escolher outra pessoa para um computador. Um computador sem ninguém atribuído não registra nada.
• Pausar um computador (ele não registra nada até você pressionar Ativar).
• Revogar um computador: a chave dele para de funcionar na hora, e ele precisa ser registrado de novo com um novo código. Um computador revogado pode então ser removido da lista.
• Retirar um código que não é mais necessário.

Offline significa que um computador não se comunica há 30 minutos (ele pode simplesmente estar desligado). Atualização necessária significa que o agente dele é mais antigo que a versão mínima definida em Agente.

O painel de atividade

1. No menu, abra Monitoramento de atividade e depois Painel de atividade.
2. Escolha o período (hoje, ontem, os últimos 7 dias, esta semana, os últimos 30 dias, este mês ou os seus próprios dias) e, se quiser, uma equipe.
3. Visão geral mostra o tempo ativo, a parte produtiva, o tempo de foco e o tempo fora do expediente, como o tempo foi dividido, as tendências dia a dia e semana a semana e os principais programas e sites.
4. Pessoas lista todos com o tempo ativo, produtivo, de foco, ocioso e fora do expediente, e o início e o fim habituais. Pressione uma coluna para ordenar, digite na caixa para pesquisar e pressione um nome para abrir aquela pessoa.
5. Alertas lista longos períodos ociosos no horário de trabalho, atividade fora do expediente, tempo improdutivo acima do seu limite e computadores que pararam de se comunicar. Os alertas são verificados a cada hora e enviados por e-mail a todos que podem ver dados de atividade. Pressione Dispensar quando tiver resolvido um.
6. Pressione Excel ou PDF para baixar o que você está vendo.

Uma pessoa

A página da pessoa mostra os dias dela (primeira e última atividade, tempo ativo e ocioso, a divisão, foco e fora do expediente), Um dia com um gráfico hora a hora e uma linha do tempo do que estava em primeiro plano, Capturas de tela de um dia (só quando as capturas estão ligadas), Sugestões para a planilha de horas (horas que cada projeto poderia receber pelos programas e sites ligados a ele, ao lado das horas já registradas) e os Computadores dela. A primeira e a última atividade dos últimos 14 dias também aparecem na página dela em Usuários.

Quando alguém pede os próprios dados

Abra a pessoa e pressione Baixar os dados dela: cada fatia de tempo (Excel ou CSV) ou um resumo diário (PDF). O download fica registrado no Registro de atividades.

Quem pode fazer o quê

Em Funções e permissões, em Monitoramento de atividade: "Ver dados de atividade" abre o painel, as pessoas, os alertas, as capturas de tela e os downloads. "Gerenciar o monitoramento de atividade" altera as configurações, cria códigos e gerencia os computadores. As duas começam só com os administradores. Cada mudança e cada consulta aos dados de uma pessoa ficam no Registro de atividades, em Monitoramento de atividade.

Para desenvolvedores que criam ou verificam o agente, veja a API do agente.