Alur kerja: gambar proses Anda sendiri

Alur kerja adalah proses yang Anda gambar sendiri: *ketika* sesuatu terjadi, *jika* sesuatu benar, *tunggu* bila perlu, *lalu* biarkan Kaam360 mengerjakannya. Misalnya: ketika sebuah peluang dimenangkan, buat proyek onboarding dan berikan tugas kick-off kepada manajer proyek. Anda menggambarnya di kanvas, mencobanya dengan catatan contoh, lalu menyalakannya. Tidak ada yang perlu menulis kode.

Membuka Alur kerja

1. Di menu, di bawah Administrasi, pilih Alur kerja. (Ini juga tersedia sebagai kartu di halaman Pengaturan.)
2. Anda memerlukan hak "Membuat alur kerja" untuk menggambar dan menguji alur kerja, dan "Nyalakan dan matikan alur kerja" untuk menyalakannya. Administrator memiliki keduanya. Berikan kepada peran lain di Peran & hak akses.

Memulai dari alur kerja siap pakai

Di bagian atas halaman ada alur kerja siap pakai. Klik salah satunya dan alur kerja itu terbuka, siap dipakai:

• Peluang dimenangkan → buat proyek onboarding: membuat proyek untuk pelanggan, menambahkan tugas kick-off, dan memberi tahu pemilik peluang.
• Tiket mendesak → beri tahu manajer: ketika tiket dukungan menjadi mendesak, manajer menerima notifikasi dan email.
• Faktur terlambat 7 hari → kirim email ke pelanggan dan buat tugas: pengingat ramah untuk pelanggan dan tugas menelepon untuk tim Anda.
• Prospek baru → bagikan dan tambahkan tindak lanjut: memberikan setiap prospek baru kepada orang berikutnya secara bergiliran dan menambahkan tugas tindak lanjut untuk besok.
• Tugas jatuh tempo besok → ingatkan pemiliknya: pengingat sehari sebelum tugas jatuh tempo, kecuali tugas sudah selesai.
• Mulai dari nol: kanvas kosong yang hanya berisi pemicu.

Langkah yang menyebut "seseorang" diawali dengan Anda. Ganti dengan orang yang tepat sebelum Anda menyalakan alur kerja.

Menggambar di kanvas

Halaman ini punya tiga bagian: langkah yang dapat Anda tambahkan di sebelah kiri, gambar di tengah, dan pengaturan langkah yang dipilih di sebelah kanan.

1. Klik kartu pertama (bertuliskan Kapan) dan pilih apa yang memulai alur kerja.
2. Di bawah setiap kartu ada tombol + bundar. Klik dan pilih apa yang terjadi berikutnya, atau seret sebuah langkah dari kiri ke kanvas. Untuk menghubungkan dua kartu, seret dari + satu kartu ke kartu lainnya.
3. Klik kartu mana pun untuk mengaturnya di sebelah kanan. Kata seperti {title}, {customer}, dan {dueDate} diisi untuk setiap catatan: buka Kata yang dapat Anda pakai untuk melihat semuanya.
4. Untuk menghapus panah, arahkan ke panah itu dan tekan silang merah kecil. Untuk menghapus langkah, pilih langkah itu dan tekan Hapus langkah ini (atau tombol Delete).
5. Seret kartu untuk menatanya, atau tekan Rapikan gambar. Gunakan tombol zoom atau Tampilkan semuanya untuk melihat sekeliling.
6. Tekan Simpan. Jika ada yang kurang (orang yang akan dikirimi email, proyek untuk tugas), kotak kuning menyebutkan apa, dan kartu menampilkan tanda peringatan.

Anda juga dapat memindahkan kartu yang dipilih dengan tombol panah.

Apa yang dapat memulai alur kerja (Kapan)

• Catatan dibuat atau diubah: tugas, proyek, prospek, peluang, pelanggan, kontak, tiket, faktur, pesanan pembelian, atau tagihan pemasok. Anda dapat menyatakan "hanya ketika kolom ini berubah" (misalnya prioritas) dan menambahkan syarat di "Hanya jika" (misalnya: prioritas adalah Mendesak).
• Sesuatu terjadi: tugas diselesaikan, peluang dimenangkan atau kalah, kontrak ditandatangani, faktur dikirim atau dibayar, pembayaran proyek pindah ke tahap lain, pengeluaran diajukan, atau tiket diselesaikan.
• Tanggal tercapai: tanggal pada sebuah catatan, atau beberapa hari sebelum atau sesudahnya, misalnya 2 hari sebelum tanggal jatuh tempo tugas atau 7 hari setelah tanggal jatuh tempo faktur. Kaam360 memeriksa tanggal setiap jam pada siang hari. Centang Hanya sekali per catatan, meskipun tanggalnya bergeser jika alur kerja tidak boleh bertindak dua kali pada catatan yang sama.
• Formulir dikirim: salah satu formulir permintaan tugas atau formulir pendaftaran Anda (atau formulir mana pun).
• Persetujuan diputuskan: pengeluaran, cuti, pesanan pembelian, persetujuan milik alur kerja itu sendiri, dan jenis lainnya, disetujui atau ditolak.
• Sesuai jadwal: setiap hari, setiap hari kerja, setiap minggu, atau setiap bulan, pada jam yang Anda pilih (dalam zona waktu organisasi Anda).

Memeriksa, menunggu, dan bertindak

• Jika / selain itu mengambil jalur yang berbeda tergantung catatannya. Tambahkan cabang sebanyak yang Anda perlukan, masing-masing dengan syaratnya sendiri; cabang pertama yang cocok akan diikuti, dan Selain itu diambil jika tidak ada yang cocok.
• Tunggu berhenti sejenak selama beberapa menit, jam, hari, atau minggu. Tunggu sampai kolom berubah menunggu sampai, misalnya, statusnya berubah, tetapi paling lama sampai batas waktu: eksekusi lalu berlanjut melalui Berubah atau Batas waktu habis. Eksekusi yang sedang menunggu disimpan, sehingga tetap berlanjut bahkan setelah server dimulai ulang.
• Tindakannya adalah: Kirim email (ke anggota tim, pemilik catatan, atau pelanggan: pelanggan menerimanya dengan desain perusahaan Anda), Kirim notifikasi, Buat tugas (di sebuah proyek, atau sebagai tindak lanjut penjualan yang terhubung ke prospek, pelanggan, atau peluang), Buat catatan (proyek, bisa dari templat rencana, pelanggan, atau prospek), Perbarui kolom, Tugaskan (kepada seseorang, atau kepada beberapa orang secara bergiliran), Minta persetujuan (melalui aturan persetujuan Anda), Panggil webhook (yang Anda buat di Integrasi), Tambah tag (ke tugas atau proyek), dan Tambah komentar (pada tugas). Mulai playbook orientasi memulai playbook orientasi untuk pelanggan dari catatan itu (lihat Orientasi pelanggan baru dengan playbook).

Mengujinya, lalu menyalakannya

1. Tekan Uji, pilih catatan contoh, lalu tekan Jalankan uji. Kaam360 menjalankan alur kerja dengan catatan itu dan menunjukkan apa yang *akan* dilakukan setiap langkah, misalnya "Akan mengirim email ke Sana Khan". Tidak ada yang diubah dan tidak ada yang dikirimi email.
2. Jika setiap langkah akan berhasil, tekan Aktifkan. Alur kerja hanya dapat dinyalakan setelah versi terbarunya diuji.
3. Alur kerja yang menyala bereaksi terhadap apa yang terjadi sejak saat itu. Hanya orang dengan hak "Nyalakan dan matikan alur kerja" yang dapat mengubah alur kerja yang menyala: apa yang mereka simpan langsung berlaku.

Melihat apa yang sudah dilakukannya

• Tab Riwayat eksekusi sebuah alur kerja mencantumkan setiap eksekusi dan uji coba. Buka salah satunya untuk melihat setiap langkah beserta hasilnya: selesai, tidak ada yang perlu dilakukan (dan alasannya), gagal, atau menunggu (dan sampai kapan).
• Di halaman Alur kerja, Yang dilakukan alur kerja akhir-akhir ini menampilkan eksekusi terbaru dari semua alur kerja.
• Jika sebuah langkah gagal (misalnya pemiliknya tidak boleh membuat proyek), eksekusi berhenti di langkah itu dan pemilik alur kerja menerima notifikasi, serta email paling banyak sekali per jam.

Keamanan

• Alur kerja bertindak dengan hak pemiliknya. Alur kerja tidak pernah dapat melakukan lebih dari yang boleh dilakukan orang itu, dan komentar serta tugas yang dibuatnya atas nama orang itu.
• Alur kerja tidak pernah memicu dirinya sendiri lagi melalui perubahannya sendiri. Perubahan yang dibuat alur kerja hanya memicu alur kerja lain jika pemicunya bertuliskan Tanggapi juga perubahan yang dibuat alur kerja lain, dan tidak pernah lebih dari tiga berturut-turut.
• Tidak lebih dari 100 eksekusi per jam untuk satu alur kerja, dan 300 untuk seluruh organisasi, sehingga kesalahan tidak dapat membanjiri kotak masuk siapa pun.
• Webhook hanya dikirim ke alamat https publik, ditandatangani, dan dicoba lagi jika penerima tidak menjawab.
• Menyalakan, mematikan, mengubah, dan menghapus alur kerja dicatat di Log aktivitas.

Paket

Alur kerja tersedia mulai dari paket Business ke atas, sama seperti aturan otomatisasi sebelumnya. Pada paket Starter dan Team, halaman Alur kerja menunjukkan cara meningkatkan paket, dan tidak ada alur kerja yang berjalan (termasuk yang berasal dari aturan otomatisasi). Selama uji coba gratis Anda dapat memakainya dengan batas paket Business.

| Paket | Alur kerja yang menyala | Eksekusi per bulan | |---|---|---| | Business | 50 | 20.000 | | Enterprise | Tanpa batas | Tanpa batas |

Bagian atas halaman Alur kerja menunjukkan seberapa banyak yang Anda pakai. Uji coba tidak dihitung. Jika jatah eksekusi bulan itu habis, tidak ada eksekusi baru yang dimulai sampai bulan berikutnya, dan pemilik alur kerja diberi tahu.

Aturan otomatisasi Anda pindah ke sini

Aturan otomatisasi yang Anda buat sebelumnya di Pengaturan menjadi alur kerja, satu untuk setiap aturan, dengan nama yang sama. Alur kerja itu melakukan persis apa yang dilakukan sebelumnya, menyala atau mati seperti sebelumnya, dan diberi tanda Dari aturan otomatisasi. Kini Anda dapat membukanya di kanvas dan menambahkan langkah lain.