Pakai asisten proyek: susun pembaruan, tanyakan proyek, ubah catatan menjadi tugas

Asisten proyek membantu manajer proyek dalam pekerjaan rutin: menyusun pembaruan proyek dari apa yang benar-benar terjadi, menjawab pertanyaan tentang proyek Anda, mengubah catatan menjadi tugas, dan mengirim ringkasan mingguan singkat. Asisten hanya memakai proyek dan tugas yang boleh Anda lihat, dan tidak pernah memposting, membuat, atau mengirim apa pun sebelum Anda mengonfirmasi.

Semuanya tetap berfungsi tanpa asisten AI: Anda mendapat versi sederhana dan faktual dari data yang sama. Saat administrator menyalakan asisten AI (lihat Tanya asisten AI), AI menulis drafnya dan Anda bisa mengobrol dengannya tentang proyek Anda dengan kata-kata sendiri.

Menyusun pembaruan proyek

1. Buka proyek dan tab Pembaruan, lalu tekan Tulis pembaruan.
2. Tekan Susun dengan AI (atau Draf dari pekerjaan proyek saat asisten AI mati).
3. Formulir terisi: kondisi yang disarankan, Yang terjadi (tugas yang selesai dan dimulai sejak pembaruan terakhir), Selanjutnya (pekerjaan dan tonggak dalam dua minggu ke depan), dan Hambatan (tugas terlambat, tugas yang menunggu pekerjaan yang belum selesai, tonggak yang terlambat, dan masalah kritis).
4. Alasan kondisi ini: menyebut sinyal di balik kondisi yang disarankan, misalnya tugas terlambat atau tonggak yang lewat. Orang yang boleh melihat biaya proyek juga melihat bila proyek diperkirakan melewati anggaran.
5. Baca drafnya, ubah apa saja, lalu tekan Kirim pembaruan. Sebelum itu tidak ada yang diposting.

Hanya orang yang boleh menulis pembaruan proyek (manajernya, atau orang yang boleh mengedit proyek) yang dapat menyusun draf.

Bertanya tentang proyek Anda

1. Tekan Tanya asisten di menu kiri, di bawah Bantuan, dan tetap di tab Obrolan. Atau tekan Tanya di bilah atas.
2. Tekan saran seperti Proyek mana yang berisiko?, atau ketik pertanyaan Anda sendiri, misalnya "Apa yang terlambat minggu ini di proyek situs web?".
3. Jawaban menautkan proyek dan tugas yang disebutkan, dengan kesehatan, tanggal jatuh tempo, dan pemiliknya. Asisten juga bisa menyiapkan tugas atau pembaruan minggu ini untuk Anda konfirmasi.

Saat asisten AI dimatikan, tab Obrolan menawarkan Proyek mana yang berisiko?, Apa yang terlambat?, Apa yang jatuh tempo minggu ini? dan Apa yang terhambat?: pilih Semua proyek saya atau satu proyek lalu tekan sebuah pertanyaan. Jawaban mencantumkan proyek atau tugas, masing-masing dengan tautan, kesehatan atau tanggal jatuh tempo, pemilik, dan untuk pekerjaan yang terhambat, apa yang ditunggunya.

Mengubah catatan menjadi tugas

1. Buka Tanya asisten dan tab Catatan jadi tugas.
2. Pilih proyek dan tempel catatan Anda, satu hal per baris.
3. Tekan Sarankan tugas. Setiap usulan tugas punya judul, orang, tanggal jatuh tempo, dan daftar. Tanpa asisten AI setiap baris menjadi tugas: nama di baris menyarankan orangnya, dan kata seperti "tomorrow" atau "by Friday" menyarankan tanggalnya.
4. Hapus centang tugas yang tidak Anda inginkan dan ubah apa saja.
5. Tekan tombol yang membuat tugas. Baru saat itu tugas dibuat, dengan hak Anda sendiri.

Anda memerlukan hak membuat tugas. Memberikan tugas kepada orang lain memerlukan hak Menugaskan tugas ke orang lain, dan hanya orang di proyek yang bisa dipilih. Tugas yang dibuat dengan cara ini dicatat di log audit.

Mendapat ringkasan mingguan

1. Buka Tanya asisten dan tab Ringkasan.
2. Centang Kirimi saya ringkasan mingguan dan pilih harinya.
3. Centang Kirim juga lewat email (selalu ada di lonceng) jika Anda juga ingin lewat email. Tanpa centang, tidak ada email.
4. Tekan Simpan. Tekan Tampilkan ringkasan saya sekarang untuk melihat isinya hari ini.

Pada hari itu, mulai pukul delapan pagi, ringkasan ditaruh di lonceng notifikasi Anda: proyek yang berisiko, tugas terlambat, dan pekerjaan yang jatuh tempo minggu ini, dengan tautan. Ringkasan dikirim sekali pada hari itu, meski Kaam360 berjalan di lebih dari satu server. Untuk menghentikan email, pakai tautan berhenti di bagian bawah email; ringkasan tetap ada di lonceng.

Perlu diketahui

• Asisten hanya memakai proyek yang boleh Anda lihat: milik Anda, yang Anda ikuti, proyek publik dan yang dibagikan, atau semua proyek bila Anda boleh melihat semuanya.
• Saat asisten AI menyala, fakta yang diperlukan (judul tugas, tanggal, penanggung jawab, dan kondisi) dikirim ke layanan AI (Anthropic) untuk menulis teksnya. Periksa teksnya sebelum dipakai.
• Kondisi yang disarankan mengikuti aturan yang sama dengan Dasbor dan Portofolio.