Permintaan privasi: berikan data seseorang, atau hapus (GDPR/UU PDP)

Undang-undang privasi seperti GDPR (dan UU PDP di Indonesia) memberi orang hak atas informasi yang disimpan organisasi Anda tentang mereka: mendapatkan salinannya, memperbaikinya, atau menghapusnya. Anda punya waktu satu bulan untuk menjawab. Permintaan privasi membantu Anda melakukannya dengan beberapa klik.

Siapa yang dapat memakainya: administrator, dan siapa pun yang perannya punya hak Tangani permintaan privasi (lihat Buat peran Anda sendiri).

Membuka Permintaan privasi

1. Tekan Pengaturan.
2. Tekan kartu Permintaan privasi (atau buka Data & privasi dan tekan Buka Permintaan privasi).

Mencatat permintaan

1. Tekan tab Permintaan, lalu Catat permintaan.
2. Pilih Yang diminta: salinan datanya, menghapus datanya, memperbaiki datanya, berhenti memakai datanya, membatasi cara pemakaiannya, atau memindahkan datanya ke tempat lain.
3. Ketik Nama orang itu dan Email orang itu, bagaimana permintaan itu datang, dan tanggal kedatangannya. Jawaban paling lambat diisi otomatis 30 hari kemudian.
4. Tekan Simpan.

Permintaan yang melewati tanggal jatuh tempo ditampilkan merah, dan kartu Permintaan privasi di Pengaturan menunjukkan berapa yang terlambat.

Menemukan orang itu di mana saja

1. Tekan tab Cari orang.
2. Ketik alamat email, nomor telepon, atau namanya, lalu tekan Cari. Untuk menautkan tindakan Anda ke sebuah permintaan, pilih permintaan itu terlebih dahulu di daftar di samping kotak pencarian (atau tekan tombol cari pada baris permintaan).
3. Anda melihat setiap tempat orang itu muncul: anggota tim, kontak CRM, prospek penjualan dan apa yang dicatat tim Anda bersama mereka, pelanggan, tiket dukungan, pengguna pelanggan di portal, jawaban penawaran harga, survei kepuasan, tanda tangan elektronik, pelanggan pemasaran, hasil kampanye, jawaban survei, riwayat persetujuan, dan tamu yang disebut dalam notulen rapat. Catatan yang menunggu di tempat sampah juga ditemukan.

Memberikan salinan datanya

1. Centang catatan yang akan disertakan (semua yang cocok tepat sudah dicentang untuk Anda).
2. Tekan Unduh datanya. Anda mendapat file ZIP berisi halaman untuk dibaca (person.html) dan informasi yang sama untuk mesin (person.json).
3. Periksa file sebelum mengirimkannya kepada orang itu: catatan internal tim di tiket dukungan ikut disertakan dan ditandai, dan mungkin menyebut orang lain.

Menghapus datanya

1. Centang catatan yang akan dihapus.
2. Tekan Hapus…. Baca apa yang akan terjadi pada setiap jenis catatan:- Dihapus permanen: hilang selamanya, juga dari tempat sampah (misalnya pelanggan pemasaran, pendaftaran, jawaban survei, catatan dan aktivitas tentang prospek).- Detail dihapus: catatannya tetap ada tetapi nama, email, telepon, dan detail lain orang itu dihapus dan catatan menampilkan "Orang yang dihapus" (misalnya kontak CRM, prospek penjualan, peminta tiket, pengguna pelanggan).- Disimpan: disimpan apa adanya, dengan alasan yang ditampilkan (misalnya dokumen yang ditandatangani, yang merupakan bukti hukum, atau anggota tim yang masih aktif).
3. Ketik persis apa yang Anda cari, lalu tekan Hapus permanen.

Untuk menghapus anggota tim, nonaktifkan dulu di Pengguna. Hanya administrator yang dapat menghapus anggota tim. Tugas, komentar, dan waktunya tetap ada, atas nama "Mantan anggota tim". Aktivitas komputer dan tangkapan layar dihapus, dan alasan yang ditulis pada cutinya dihilangkan. Unduhan datanya mencakup komputernya, total aktivitas per hari, daftar tangkapan layar, dan cutinya.

Setiap unduhan dan penghapusan dicatat di Log aktivitas (jenis Permintaan privasi) tanpa detail orang itu. Jika pencarian ditautkan ke sebuah permintaan, permintaan itu mencatat apa yang dilakukan, dan permintaan penghapusan ditandai Selesai.

Daftar jangan dihubungi

Saat Anda menghapus seseorang, alamat email dan nomor teleponnya masuk ke Daftar jangan dihubungi organisasi Anda, agar tidak ditambahkan atau dihubungi lagi karena kesalahan. Kaam360 lalu melewatinya di mana saja:

• Menambahkannya sebagai lead, kontak CRM, atau kontak marketing ditolak, dengan pesan yang menjelaskan alasannya.
• Impor (spreadsheet, alat lain, kontak marketing) melewati barisnya dan menyebutkan alasannya.
• Formulir pendaftaran dan web-to-lead menjawab seperti biasa, tetapi tidak ada yang disimpan.
• Pesan teks (SMS dan WhatsApp), urutan penjualan, dan pengingat booking lewat teks melewatinya.

Daftar ini hanya menyimpan sidik jari tiap alamat (SHA-256 dengan rahasia milik organisasi Anda), tidak pernah alamatnya, jadi tidak ada yang bisa membaca atau mengunduhnya.

Untuk memeriksa seseorang atau mengeluarkannya dari daftar (misalnya karena ia mendaftar lagi):

1. Buka Permintaan privasi dan tekan tab Daftar jangan dihubungi. Tab ini menunjukkan berapa alamat email dan nomor telepon di dalamnya.
2. Ketik satu alamat email atau nomor telepon dan tekan Periksa daftar.
3. Untuk mengeluarkannya, tulis bagaimana orang itu setuju untuk dihubungi lagi dan tekan Keluarkan dari daftar. Hanya administrator yang bisa melakukannya. Ini dicatat di Log aktivitas dengan alasan Anda, tetapi tanpa alamatnya.

Persetujuan untuk email pemasaran

Halaman setiap pelanggan pemasaran (Marketing > Kontak) menampilkan Riwayat persetujuan: kapan dan bagaimana mereka setuju (formulir pendaftaran beserta kalimatnya, ditambahkan tim, diimpor, dari CRM), kapan mereka mengonfirmasi alamatnya, mengubah topiknya, atau berhenti berlangganan. Riwayat ini disertakan saat Anda mengunduh datanya. Formulir pendaftaran, termasuk formulir yang juga membuat prospek di Penjualan, selalu meminta persetujuan orang itu terlebih dahulu.

Perjanjian pemrosesan data dan subprosesor

Kaam360 menangani informasi Anda atas nama Anda. Perjanjian yang menjelaskan caranya ada di halaman Pemrosesan data, dan perusahaan yang membantu kami menjalankan Kaam360 ada di halaman Subprosesor.

1. Buka Pengaturan > Data & privasi.
2. Di bawah Perjanjian pemrosesan data, tekan Baca perjanjian.
3. Centang bahwa Anda sudah membacanya dan menerimanya atas nama organisasi Anda, lalu tekan Terima perjanjian. Hanya administrator yang dapat melakukan ini.
4. Tekan Cetak atau simpan salinan yang ditandatangani untuk mencetaknya, atau menyimpannya sebagai PDF dari jendela cetak browser Anda.

Jika perjanjian berubah, halaman meminta Anda menerima versi barunya.

Jika terjadi masalah

• Anda tidak melihat Permintaan privasi: peran Anda tidak punya hak Tangani permintaan privasi. Tanyakan kepada administrator.
• Tidak ada yang ditemukan: periksa ejaannya, atau coba alamat email alih-alih nama.
• Hapus permanen tetap abu-abu: ketik persis apa yang Anda cari di kotak konfirmasi.