Plusieurs sociétés dans un même espace de travail

Si votre activité repose sur plusieurs entités juridiques (par exemple une société au Royaume-Uni et une à Dubaï), vous pouvez toutes les gérer dans un même espace de travail Kaam360. Chaque société a son propre nom, sa raison sociale, son adresse, ses numéros fiscaux, sa devise principale, sa numérotation des documents, ses coordonnées bancaires, son logo et son pied de page. Les projets, devis, commandes clients, factures, avoirs, bons de commande, factures fournisseurs et dépenses appartiennent chacun à une société et s'impriment avec ses informations.

Les clients restent sous CRM > Clients. Les sociétés présentées ici sont les vôtres.

Vous démarrez avec une société

Chaque espace de travail a déjà une société, la société par défaut. Elle contient ce que vous avez saisi sous Informations de facturation (les deux sont la même chose). Tant que vous n'avez que cette société, rien de ce qui concerne les sociétés n'apparaît nulle part : pas de sélecteur, pas de champs de société, pas d'entrées de menu supplémentaires. Vos documents ont exactement la même apparence et la même numérotation qu'avant.

Ajouter une société

1. Ouvrez Paramètres et choisissez Entreprises (administrateurs, ou toute personne disposant du droit Gérer les entreprises).
2. Appuyez sur Ajouter une entreprise.
3. Renseignez le Nom court (celui que les gens choisissent) et la Raison sociale (imprimée sur ses documents), son adresse, son e-mail, son téléphone et son site web.
4. Sous Numéros fiscaux et d'immatriculation, renseignez ceux qu'elle possède : numéro fiscal, TVA, NTN, GST ou numéro d'immatriculation. Seuls ceux que vous renseignez sont imprimés.
5. Choisissez sa Devise principale. Ses nouveaux documents démarrent dans cette devise, et ses résultats y sont affichés.
6. Sous Sur ses documents, indiquez comment les clients la paient (coordonnées bancaires), ses jours pour payer et un pied de page.
7. Sous Numérotation, vérifiez le début de chaque numéro de document. Chaque société a besoin du sien (par exemple INV pour l'une et INB pour l'autre), pour qu'un numéro indique toujours à quelle société il appartient. Le prochain numéro s'affiche à côté de chacun.
8. Appuyez sur Enregistrer. Ajoutez ensuite son Logo (un PNG ou JPG de 1 Mo au maximum) : il est imprimé en haut de ses factures, devis, commandes et avoirs.
9. Facultatif : choisissez sa Couleur de l'e-mail. Le bouton et la fine barre en haut des e-mails envoyés au nom de cette société (factures, devis, commandes, réponses du service d'assistance, demandes de signature) l'utilisent, et son logo apparaît en haut de ces e-mails, avec son nom et son adresse en bas. Appuyez sur Utiliser la couleur standard pour revenir à la couleur habituelle. Kaam360 assombrit une couleur trop pâle pour être lisible sur un bouton.

Choisir la société sur un document

Avec deux sociétés ou plus, chaque formulaire de projet, devis, commande client, facture, facture récurrente, bon de commande, facture fournisseur ou dépense comporte un champ Entreprise. Il est rempli pour vous : à partir du projet, puis de la société habituelle du client, puis de la société choisie en haut, puis de votre propre société par défaut. L'en-tête, les coordonnées bancaires, les jours pour payer et la devise d'une facture suivent la société choisie. Un avoir appartient toujours à la société de sa facture, une facture issue d'une commande client à celle de la commande, et une facture fournisseur liée à un bon de commande à celle du bon. Une fois émis, un document reste attaché à sa société.

Le sélecteur de société

En haut de chaque page se trouve désormais un sélecteur de société. Choisissez Toutes les entreprises pour tout voir, ou une société pour ne voir que ses documents et ses chiffres dans chaque liste et chaque rapport (factures, factures fournisseurs, paiements, projets, rapports, exports). Votre choix est mémorisé.

Limiter des personnes à certaines sociétés

1. Ouvrez Paramètres et choisissez Utilisateurs, puis la personne.
2. Sous Entreprises, cochez les sociétés avec lesquelles elle peut travailler, et choisissez son Entreprise par défaut.
3. Appuyez sur Enregistrer les entreprises.

Les personnes pour lesquelles rien n'est coché travaillent avec toutes les sociétés. Celles pour lesquelles certaines sont cochées ne voient, n'ouvrent, ne téléchargent et ne créent que des documents de ces sociétés. Les administrateurs travaillent toujours avec toutes les sociétés.

Facturer une autre de vos sociétés

1. Sur une nouvelle facture, sous le client, choisissez Ou facturer une autre de vos sociétés.
2. Rédigez les lignes et appuyez sur Enregistrer le brouillon, puis envoyez-la (ou marquez-la comme envoyée).

Lors de son émission, l'autre société reçoit automatiquement la facture fournisseur correspondante (mêmes lignes, montants, devise et taux de change). Lorsque vous marquez la facture comme payée, la facture fournisseur l'est aussi ; lorsque vous annulez la facture, la facture fournisseur est annulée. Les deux sont marquées Intra-groupe.

Refacturer des coûts

Pour répercuter sur une société des coûts supportés par une autre (dépenses approuvées ou factures fournisseurs) :

1. Ouvrez Factures et appuyez sur Refacturer des coûts.
2. Choisissez la société qui a supporté les coûts et celle qui est facturée, ainsi qu'une marge facultative.
3. Cochez les coûts et appuyez sur Rédiger le brouillon de facture. Vérifiez-le et envoyez-le comme d'habitude.

Chaque coût ne peut être refacturé qu'une fois. Supprimer ou annuler la facture de refacturation libère de nouveau les coûts.

Résultats des sociétés

Résultats de l'entreprise (dans le menu Finance, uniquement lorsque vous avez plusieurs sociétés) affiche, pour une période, les montants facturés, les factures fournisseurs, les dépenses et le résultat de chaque société dans sa propre devise, ainsi que ce qui lui est encore dû et ce qu'elle doit encore. En dessous, l'ensemble du groupe dans votre devise principale : chaque document est converti au taux de change qu'il conserve, et ce que vos sociétés se sont facturé entre elles est retiré, pour que rien ne soit compté deux fois. Décochez Exclure les factures intra-groupe pour voir la simple somme. Appuyez sur Télécharger pour obtenir un fichier CSV. Lorsque Toutes les entreprises est choisi, les autres rapports financiers et les totaux des factures excluent aussi les factures intra-groupe.

Bon à savoir

• Définir par défaut change la société à laquelle appartiennent les documents lorsque rien d'autre ne l'indique. Archiver conserve une société et ses documents mais empêche d'en créer de nouveaux. Une société sans aucun document peut être supprimée.
• Les taux de taxe, les rappels de paiement et l'export comptable définis sous Informations de facturation sont communs à toutes vos sociétés.
• Voir Choisir votre devise principale et Taux de change pour la conversion des montants.