Ajouter, modifier ou désactiver une personne

La page Utilisateurs liste toutes les personnes qui peuvent se connecter à votre organisation. Utilisez-la lorsqu'une personne arrive, change de poste, oublie son mot de passe ou s'en va.

Ajouter une personne

1. Appuyez sur Utilisateurs dans le menu de gauche, sous Administration.
2. Appuyez sur Nouvel utilisateur.
3. Renseignez le Nom complet et l'adresse e-mail. L'adresse e-mail sert à se connecter. Le téléphone est facultatif.
4. Choisissez un Rôle. En dessous, vous pouvez lire combien de droits comporte le rôle, et appuyer sur Voir ce que ce rôle peut faire.
5. Appuyez sur Créer l'utilisateur.

Un écran affiche le nouveau mot de passe une seule fois. Envoyez-le à la personne en privé. Elle pourra le changer plus tard dans Mon profil. Voir Votre profil, votre langue et le mode sombre.

Trouver quelqu'un

Saisissez du texte dans la zone de recherche (nom, e-mail ou téléphone) ou utilisez les filtres de rôle et de statut. Une personne est indiquée comme Actif, Désactivé ou Bloqué.

Changer un rôle ou des informations

1. Appuyez sur Modifier à côté de la personne.
2. Changez le nom, le téléphone ou le Rôle.
3. Appuyez sur Enregistrer les modifications.

Une personne qui a une autre journée de travail

Si une personne travaille moins ou plus d'heures que les autres (à temps partiel, par exemple), ouvrez sa fiche et saisissez ses heures dans Heures dans une journée de travail (facultatif), puis appuyez sur Enregistrer les modifications. Sa charge quotidienne dans le Planning et dans Capacité est alors mesurée par rapport à ses propres heures. Laissez vide pour utiliser la journée habituelle de votre organisation (définie sous Fuseau horaire et semaine de travail, voir Définir votre fuseau horaire et votre semaine de travail).

Une personne qui travaille depuis un autre pays

Si une personne conserve les jours fériés d'un autre pays que celui de son équipe (elle télétravaille depuis un autre pays, par exemple), ouvrez sa fiche et choisissez le pays dans Jours fériés (facultatif), puis appuyez sur Enregistrer les modifications. Ses propres jours fériés passent alors en premier dans le Planning, dans Capacité et pour les congés. Laissez vide pour suivre le pays de son équipe, ou celui de l'organisation.

Désactiver une personne

Ouvrez la personne, décochez Actif - peut se connecter et enregistrez. Elle est déconnectée en moins d'une minute et ne peut plus se connecter. Ses tâches et son historique restent. Cochez de nouveau pour la réactiver.

Si la personne a encore du travail en cours (tâches, tickets, affaires, approbations ou projets), un rappel apparaît lorsque vous décochez Actif - peut se connecter. Vous pouvez quand même la désactiver. Appuyez sur Transmettre le travail dans le rappel pour confier son travail à quelqu'un d'autre, avant ou après.

Transmettre son travail

Lorsqu'une personne s'en va, confiez en une fois tout ce qu'elle a encore à d'autres personnes. Seules les personnes qui peuvent gérer les utilisateurs peuvent le faire.

1. Ouvrez la personne sous Utilisateurs et allez à la carte Transmettre le travail.
2. Lisez ce qu'elle a encore : tâches et problèmes ouverts, tickets de support ouverts, prospects, affaires et relances commerciales ouverts, clients qu'elle suit, approbations qui l'attendent, règles d'approbation qui la mentionnent, équipes qu'elle dirige, projets qu'elle gère ou dont elle est responsable du support, et workflows et rapports commerciaux programmés qui s'exécutent en son nom.
3. Dans Confier le travail à, choisissez la personne qui reprend le travail. Seules les personnes actives de votre organisation sont listées.
4. Pour envoyer certains types de travail à quelqu'un d'autre (les tickets de support à votre responsable du support, par exemple), cochez Choisir une autre personne pour certains types de travail et choisissez une personne dans la colonne Va à.
5. Appuyez sur Transmettre.

Tout est transféré d'un coup. Chaque ticket, affaire, prospect et client reçoit une note indiquant qui l'a transmis, l'historique des tâches et des projets montre le changement, chaque destinataire reçoit une notification, et la transmission est inscrite dans le Journal d'activité. Le travail terminé (tâches clôturées, affaires gagnées ou perdues, tickets résolus) reste tel quel, pour que votre historique soit conservé. Appuyer de nouveau sur Transmettre ne déplace plus rien.

Aider avec les mots de passe

Sur la page d'une personne, sous Mot de passe et connexion :

• Réinitialiser le mot de passe donne un nouveau mot de passe aléatoire et lève tout blocage.
• Déverrouiller le compte aide une personne qui a saisi trop de fois un mauvais mot de passe.

En cas de problème

• Une personne ne peut pas se connecter : vérifiez si elle est Bloqué ou Désactivé dans la liste.
• Quelqu'un a perdu son téléphone servant à la connexion en deux étapes : voir Exiger la connexion en deux étapes pour tous.
• Votre offre couvre un nombre défini de personnes. Voir Facturation : choisir une offre et payer.