Extension de navigateur, complément Outlook et module Gmail

Kaam360 propose trois petits assistants qui fonctionnent là où vous êtes déjà :

• Extension de navigateur (Chrome, Microsoft Edge et Firefox) : enregistrez la page affichée comme tâche ou prospect, voyez vos tâches à rendre aujourd'hui, et lancez ou arrêtez votre minuteur.
• Complément Outlook (Outlook sur Windows, Mac et le web) : enregistrez l'e-mail ouvert comme tâche, ticket de support, prospect ou contact, et voyez le client, les affaires en cours et les tickets de l'expéditeur.
• Module Gmail (Gmail sur le web et dans l'application Gmail) : la même chose que le complément Outlook.

Ils arrivent bientôt sur le Chrome Web Store, Microsoft Edge Add-ons, Firefox Add-ons, Microsoft AppSource et Google Workspace Marketplace. D'ici là, un administrateur peut les installer directement (voir la partie 5).

Qui peut les utiliser : toute personne dont le rôle permet de Connecter des applications à son compte. Ils font partie de l'offre Business, comme les autres applications connectées.

1. Se connecter (une seule fois)

1. Extension de navigateur : après l'installation, une page de paramètres s'ouvre. Vérifiez l'adresse de l'espace de travail (la plupart des gens utilisent https://kaam360.com ; si votre entreprise ouvre Kaam360 à sa propre adresse, saisissez-la) et appuyez sur Se connecter à Kaam360. Outlook : ouvrez un e-mail, appuyez sur Kaam360 dans le ruban puis sur Se connecter. Gmail : ouvrez un e-mail, appuyez sur l'icône Kaam360 à droite puis sur Se connecter à Kaam360.
2. Une fenêtre Kaam360 s'ouvre. Connectez-vous comme d'habitude si on vous le demande.
3. Kaam360 affiche ce que demande le complément : voir les projets et les tâches, ajouter des tâches, saisir votre temps, voir et ajouter des clients, contacts et prospects, voir et ouvrir des tickets de support. Appuyez sur Autoriser.

Les compléments ne voient jamais votre mot de passe. Ils agissent en votre nom, avec vos droits uniquement : si votre rôle ne peut pas ajouter de prospects, le complément non plus.

L'extension de navigateur et le module Gmail affichent leurs textes dans la langue choisie dans votre profil Kaam360 (avant la connexion : la langue de votre navigateur ou de Gmail). L'arabe et l'ourdou se lisent de droite à gauche. Le complément Outlook suit la langue d'Outlook.

2. Enregistrer une page web (extension de navigateur)

1. Sur la page, appuyez sur le bouton Kaam360 de la barre d'outils du navigateur. Astuce : sélectionnez d'abord un texte ; il ira dans les notes.
2. Choisissez Tâche ou Prospect.
3. Pour une tâche, choisissez le Projet et, si vous le souhaitez, une Date d'échéance. Pour un prospect, saisissez le nom de la personne ou de l'entreprise, ainsi que l'entreprise et l'e-mail si vous les connaissez.
4. Vérifiez le Titre, puis appuyez sur Enregistrer dans Kaam360. Appuyez sur Ouvrir dans Kaam360 pour le voir.

Vous pouvez aussi faire un clic droit sur une page, un lien ou un texte sélectionné et choisir Send to Kaam360.

3. Aujourd'hui et le minuteur (extension de navigateur)

• Aujourd'hui liste vos tâches ouvertes à rendre aujourd'hui, et les plus anciennes en retard (en rouge). Appuyez sur une tâche pour l'ouvrir.
• Lancer le minuteur à côté d'une tâche, ou l'onglet Minuteur, lance le même minuteur que sur la page d'une tâche. Un seul tourne à la fois : en lancer un nouveau enregistre d'abord l'ancien.
• Arrêter et saisir le temps enregistre le temps comme une saisie normale (avec Facturable et vos notes), il suit donc les règles de temps et les validations de votre organisation.

4. Enregistrer un e-mail (Outlook et Gmail)

1. Ouvrez l'e-mail et ouvrez Kaam360 (le bouton du ruban dans Outlook, l'icône Kaam360 dans Gmail).
2. En haut, vous voyez ce que Kaam360 sait de l'expéditeur : son contact, son client (ou un client avec la même adresse web d'entreprise), les affaires en cours, les prospects et les tickets récents. Appuyez sur l'un d'eux pour l'ouvrir.
3. Sous Enregistrer cet e-mail comme, choisissez Tâche (choisissez le projet), Ticket de support (l'expéditeur devient le demandeur), Prospect ou Contact (choisissez le client).
4. Si l'e-mail contient des fichiers joints, laissez Inclure les pièces jointes coché pour les copier aussi, ou décochez-le pour les laisser de côté.
5. Laissez Inclure le texte de l'e-mail coché pour copier le texte, ou décochez-le pour n'enregistrer que l'objet. Appuyez sur Enregistrer.

Ce qui est copié : les vraies pièces jointes de l'e-mail (les images placées seulement dans le texte de l'e-mail sont laissées de côté). Sur une tâche, elles deviennent ses pièces jointes ; sur un ticket, elles sont sur son premier message ; sur un prospect ou un contact, elles sont dans un commentaire. Les programmes et scripts (comme les fichiers .exe ou .js) ne sont jamais copiés, et les limites habituelles s'appliquent : 25 Mo par fichier (pour un ticket 10 Mo par fichier, 5 fichiers au plus et 20 Mo au total) et l'espace de stockage de votre organisation. Si un fichier n'a pas été copié, le complément indique lequel et pourquoi ; vous pouvez l'ajouter vous-même dans Kaam360.

5. Les installer directement (administrateurs)

Appuyez sur Paramètres, puis sur Intégrations. La carte Extension de navigateur et compléments de messagerie contient les fichiers :

• Télécharger l'extension (.zip) : décompressez-la. Dans Chrome ouvrez chrome://extensions (dans Edge edge://extensions), activez le Mode développeur, appuyez sur Charger l'extension non empaquetée et choisissez le dossier décompressé.
• Télécharger le manifeste (.xml) : un administrateur Microsoft 365 ouvre le Centre d'administration Microsoft 365, Paramètres, Applications intégrées, Charger des applications personnalisées, choisit Complément Office, charge le fichier et choisit qui le reçoit. Une personne peut l'ajouter pour elle-même dans Outlook : Obtenir des compléments, Mes compléments, Ajouter un complément personnalisé, Ajouter à partir d'un fichier.
• Télécharger le module (.zip) : un administrateur Google Workspace ouvre script.google.com, crée un projet, colle Code.gs, Strings.gs et appsscript.json (activez Afficher le fichier manifeste "appsscript.json" dans l'éditeur dans les paramètres du projet), puis Déployer, Tester les déploiements, Installer pour lui-même, ou le publie en privé pour l'entreprise dans le SDK Google Workspace Marketplace.

Une fois approuvés par les boutiques, la carte affiche les liens des boutiques au lieu de Bientôt dans les boutiques.

Ce que les compléments peuvent voir

• Uniquement la page ou l'e-mail sur lequel vous les ouvrez, et seulement à ce moment-là. Ils l'envoient à votre espace Kaam360 uniquement quand vous appuyez sur Enregistrer.
• Ils ne lisent ni votre historique, ni les autres onglets, ni les autres e-mails, ni les mots de passe ou formulaires, et n'exécutent aucun code venant d'internet.
• Votre connexion est conservée dans votre navigateur ou votre compte Google. Appuyez sur Se déconnecter dans le complément, ou arrêtez-la dans Kaam360 : votre nom, Mes applications connectées. Un administrateur peut arrêter celle de n'importe qui dans Paramètres, Applications connectées. Chaque tâche, ticket, prospect ou contact enregistré par un complément figure dans le journal d'activité, sous Applications connectées (OAuth).

En cas de problème

• Votre connexion a expiré : reconnectez-vous. Cela arrive après environ deux mois sans utilisation, ou quand la connexion a été arrêtée.
• Cette application ne peut pas être connectée : votre rôle n'autorise pas les applications connectées, ou votre organisation n'a pas l'offre Business. Demandez à un administrateur.
• Gmail avec l'adresse Kaam360 propre à votre entreprise : le module ne parle qu'aux adresses inscrites dans son appsscript.json. Votre administrateur installe une copie téléchargée depuis votre propre adresse Kaam360, où elle est déjà renseignée.

Pour vos propres programmes, voir Connecter d'autres programmes : API, webhooks et alertes Slack ou Teams.