Suivi d'activité : voir comment le temps de travail est utilisé

Kaam360 peut montrer comment est utilisé le temps passé sur les ordinateurs de travail de votre organisation : quand les gens commencent et s'arrêtent, combien de temps est actif ou inactif, quels programmes et sites web sont utilisés, et quelle part en est productive. Un petit programme Kaam360 (l'agent, ou l'application Windows ou Mac) tourne sur chaque ordinateur, affiche un avis et une icône (dans la zone de notification de Windows, ou dans la barre des menus du Mac), et transmet ses données à Kaam360. Il est disponible pour Windows et pour Mac ; son installation est décrite dans Installer l'application Kaam360 sur Windows et Installer l'application Kaam360 sur un Mac. Ce guide explique tout ce que vous configurez dans Kaam360.

Avant de commencer : les paramètres

1. Dans le menu, ouvrez Suivi d'activité, puis Paramètres d'activité.
2. Sous Suivi, passez le suivi à Activé. Il est désactivé tant que vous ne l'avez pas fait, et pendant ce temps les ordinateurs n'enregistrent rien.
3. Choisissez la journée de travail (par exemple de 09:00 à 18:00) et les Jours ouvrés. Si Enregistrer uniquement pendant les heures de travail est coché, rien n'est conservé en dehors de ces heures. Décochez-le pour voir aussi le temps après les heures.
4. Choisissez Inactif après (les minutes sans utilisation du clavier ni de la souris) et la durée minimale d'une période productive pour compter comme du temps de concentration.
5. Enregistrer les titres des fenêtres est désactivé par défaut, car un titre peut révéler l'objet d'un e-mail. Le désactiver plus tard supprime les titres déjà conservés.
6. Sous Captures d'écran, choisissez si des captures d'écran sont prises, à quelle fréquence, et si elles sont floutées avant de quitter l'ordinateur. Les captures d'écran sont désactivées par défaut. Les désactiver supprime les captures déjà prises.
7. Sous Conservation des données, choisissez combien de jours les données sont conservées. L'activité, les captures d'écran et les alertes plus anciennes sont supprimées automatiquement chaque jour.
8. Sous Avis affiché sur l'ordinateur, vérifiez le texte que les gens voient au démarrage de l'agent et lorsqu'ils cliquent sur son icône. Kaam360 ajoute toujours sous votre texte une liste de ce qui est réellement enregistré (captures d'écran, titres, heures) : l'avis ne peut donc jamais rien omettre. Appuyez sur Utiliser la formulation standard pour repartir de zéro.
9. Choisissez les Alertes voulues, puis appuyez sur Enregistrer les paramètres. Les ordinateurs reçoivent les nouveaux paramètres lors de leur prochaine connexion.

Indiquer comment comptent les programmes et les sites web

1. Sur Paramètres d'activité, sous Catégories, appuyez sur Ajouter une règle.
2. Choisissez Programme ou Site web, saisissez le nom (par exemple excel, ou github.com) et choisissez Productif, Neutre ou Improductif.
3. Pour créer une règle propre à une équipe, choisissez l'équipe sous Pour. La règle d'une équipe l'emporte sur la règle de tous. Une règle de site web l'emporte sur une règle de programme : le temps passé dans un navigateur compte donc selon son site web.
4. Pour obtenir des suggestions de feuille de temps, choisissez un projet sous Suggérer du temps pour le projet.
5. Appuyez sur Enregistrer la règle. Tout ce qui n'a pas de règle compte comme neutre. Les règles s'appliquent aussi à ce qui a déjà été enregistré.

Ne jamais enregistrer

Sous Ne jamais enregistrer, ajoutez les programmes et les sites web qui ne doivent jamais être enregistrés, comme un gestionnaire de mots de passe ou un site bancaire ou de santé. L'agent reçoit l'instruction de les ignorer, tout ce qui arrive malgré tout pour eux est écarté, et en ajouter un supprime ce qui a déjà été enregistré pour lui.

Inscrire des ordinateurs

1. Dans le menu, ouvrez Suivi d'activité, puis Appareils.
2. Appuyez sur Nouveau code d'inscription. Choisissez à qui il est destiné sous Pour : une personne (son ordinateur lui est attribué immédiatement) ou n'importe qui (chaque ordinateur est rapproché grâce à l'e-mail professionnel de la personne, ou vous l'attribuez ensuite). Choisissez pendant combien de jours il fonctionne et pour combien d'ordinateurs, puis appuyez sur Créer le code.
3. Copiez le code : il ne s'affiche qu'une fois. Donnez-le à la personne qui installe l'agent ; l'agent le demande au premier démarrage.
4. Installez l'application : en haut de Appareils, appuyez sur Télécharger l'application Windows et suivez Installer l'application Kaam360 sur Windows, ou appuyez sur Télécharger l'application Mac et suivez Installer l'application Kaam360 sur un Mac. Le service informatique peut installer l'une ou l'autre sur de nombreux ordinateurs à la fois sans aucune question.
5. L'ordinateur apparaît ensuite dans la liste avec sa personne, son nom, son système, la version de l'agent, son statut et sa dernière connexion.

Dans la liste, vous pouvez :

• Choisir une autre personne pour un ordinateur. Un ordinateur attribué à personne n'enregistre rien.
• Mettre en pause un ordinateur (il n'enregistre rien tant que vous n'appuyez pas sur Activer).
• Révoquer un ordinateur : sa clé cesse immédiatement de fonctionner, et il doit être réinscrit avec un nouveau code. Un ordinateur révoqué peut ensuite être retiré de la liste.
• Retirer un code qui n'est plus nécessaire.

Hors ligne signifie qu'un ordinateur ne s'est pas connecté depuis 30 minutes (il est peut-être simplement éteint). Mise à jour nécessaire signifie que son agent est plus ancien que la version minimale définie sous Agent.

Le tableau de bord d'activité

1. Dans le menu, ouvrez Suivi d'activité, puis Tableau de bord d'activité.
2. Choisissez la période (aujourd'hui, hier, les 7 derniers jours, cette semaine, les 30 derniers jours, ce mois-ci, ou vos propres jours) et, si vous le souhaitez, une équipe.
3. Vue d'ensemble affiche le temps actif, la part productive, le temps de concentration et le temps après les heures, la répartition du temps, les tendances jour par jour et semaine par semaine, et les programmes et sites web les plus utilisés.
4. Personnes liste chacun avec son temps actif, productif, de concentration, inactif et après les heures, ainsi que ses heures habituelles de début et de fin. Appuyez sur une colonne pour trier, saisissez du texte dans la case pour rechercher, et appuyez sur un nom pour ouvrir la fiche de la personne.
5. Alertes liste les longues périodes d'inactivité pendant les heures de travail, l'activité après les heures, le temps improductif au-delà de votre limite et les ordinateurs devenus silencieux. Les alertes sont vérifiées toutes les heures et envoyées par e-mail à toutes les personnes qui peuvent voir les données d'activité. Appuyez sur Écarter une fois l'alerte traitée.
6. Appuyez sur Excel ou PDF pour télécharger ce que vous voyez.

Une personne

La page de la personne affiche ses journées (première et dernière activité, temps actif et inactif, répartition, concentration et heures supplémentaires), Une journée avec un graphique heure par heure et une chronologie de ce qui était au premier plan, Captures d'écran pour une journée (uniquement lorsque les captures sont activées), Suggestions de feuille de temps (les heures que chaque projet pourrait recevoir à partir des programmes et sites web qui lui sont liés, à côté des heures déjà saisies), et ses Ordinateurs. Sa première et sa dernière activité des 14 derniers jours figurent aussi sur sa page sous Utilisateurs.

Lorsque quelqu'un demande ses données

Ouvrez la personne et appuyez sur Télécharger ses données : chaque tranche de temps (Excel ou CSV) ou un récapitulatif quotidien (PDF). Le téléchargement est inscrit dans le Journal d'activité.

Qui peut faire quoi

Dans Rôles et droits, sous Suivi d'activité : Voir les données d'activité ouvre le tableau de bord, les personnes, les alertes, les captures d'écran et les téléchargements. Gérer le suivi d'activité modifie les paramètres, crée des codes et gère les ordinateurs. Les deux sont réservés au départ aux administrateurs. Chaque modification et chaque consultation des données d'une personne figurent dans le Journal d'activité sous Suivi d'activité.

Pour les développeurs qui construisent ou vérifient l'agent, voir l'API de l'agent.