Traitement des données
Comment Kaam360 traite les informations que votre organisation y saisit, pour les clients qui en ont besoin par écrit (par exemple au titre du droit européen ou britannique de la protection des données).
Qui fait quoi
Votre organisation décide quelles informations sont saisies dans Kaam360 et pourquoi : elle est le responsable du traitement. Kaam360 stocke et traite ces informations uniquement pour fournir le service, sur instruction de votre organisation : il est le sous-traitant.
Ce que nous faisons de vos informations
- Les stocker, les montrer aux personnes que votre organisation autorise, et envoyer les e-mails que les personnes de votre organisation demandent.
- Séparer les informations de chaque organisation de celles de toutes les autres.
- Faire des sauvegardes pour que le service puisse être restauré.
- Nous ne les vendons pas, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et ne nous en servons pas pour entraîner des modèles.
Sécurité
- Les mots de passe sont stockés sous forme brouillée ; l'accès est vérifié à chaque requête ; les organisations ne peuvent pas voir les informations des autres.
- Les connexions au service sont chiffrées.
- Les administrateurs peuvent voir qui est connecté et désactiver des personnes à tout moment.
- Toute personne chez Kaam360 ayant accès à la plateforme est tenue à la confidentialité.
Vous aider à remplir vos propres obligations
- Accès et portabilité : un administrateur peut tout télécharger (feuilles de calcul et fichiers) dans Paramètres > Données & confidentialité.
- Suppression : un administrateur peut supprimer toute l'organisation depuis la même page. Elle est effacée du système en service après un délai de 14 jours pendant lequel on peut annuler, puis des sauvegardes au fil de leur rotation (jusqu'à environ 30 jours).
- Les données d'une personne : dans Paramètres > Données & confidentialité > Demandes de confidentialité, votre équipe peut trouver tout ce qui est détenu sur une personne, le télécharger pour elle, ou l'effacer à sa demande (les enregistrements que la loi vous oblige à conserver, comme les factures, gardent leurs montants mais perdent les informations de la personne), et tenir un registre des demandes avec leurs échéances.
- Demandes individuelles : si l'une de vos personnes nous interroge directement sur ses informations, nous vous transmettons la demande.
- Incidents : si nous apprenons que les informations de votre organisation ont été consultées ou perdues sans autorisation, nous en informons vos administrateurs dans les meilleurs délais.
Les sociétés qui nous aident (sous-traitants ultérieurs)
| Entreprise | Pour quoi |
|---|---|
| Backblaze, Inc. (stockage des sauvegardes) | Stocke les copies de sauvegarde nocturnes chiffrées. Les copies sont verrouillées avant de quitter notre serveur et nous seuls détenons la clé. |
| Velia (velia.net) (hébergement) | Exploite le serveur sur lequel tourne Kaam360, et stocke les données et la copie de travail des sauvegardes. |
| Cloudflare (le réseau situé devant le site web) | Chaque visite de Kaam360 passe par Cloudflare, qui protège le site web contre les attaques et le rend plus rapide. La connexion est chiffrée ; Cloudflare traite ce qui est envoyé sur son chemin vers notre serveur et nous indique le pays et la ville d'où vient une visite. |
| Hostinger (hostinger.com) (e-mail) | Envoie les e-mails de confirmation, de notification et de support, et héberge la boîte de support où arrivent les e-mails des clients. |
| Anthropic (assistant IA, facultatif) | Uniquement lorsqu'une organisation a activé l'assistant IA et que quelqu'un lui pose une question : la question, les quelques pages d'aide qui y correspondent et les titres des tâches ouvertes de cette personne sont envoyés à Anthropic, qui rédige la réponse. Kaam360 ne conserve pas la conversation. |
| Google et Microsoft (synchronisation du calendrier et des e-mails, facultatif) | Uniquement pour les personnes qui connectent leur propre compte Google ou Microsoft 365 : Kaam360 lit et écrit les événements de leur calendrier et lit ou envoie leurs e-mails avec les contacts CRM via ce compte, comme elles l'ont autorisé. Le compte appartient à la personne (ou à son entreprise) et Google ou Microsoft détiennent ces données selon leurs propres conditions. |
| Paddle | Encaisse les paiements par carte, émet les factures et gère la taxe de vente (en tant que revendeur officiel). |
Nous mettrons cette liste à jour avant d'ajouter une autre société qui traite les informations de votre organisation.
Où c'est conservé
Les informations sont conservées sur le serveur que nous louons à Velia, et des copies de sauvegarde chiffrées sont conservées chez Backblaze. Les e-mails que nous envoyons, et ceux envoyés à notre adresse de support, transitent par le service de messagerie de Hostinger et y sont stockés. Si vous avez besoin de connaître le pays, ou d'un accord signé avec des clauses contractuelles types pour les transferts hors de votre région, demandez-le via Aide & support.
Questions
Passez par Aide & support dans l'application, ou contactez-nous si vous n'êtes pas encore client.