Varias empresas en un espacio de trabajo

Si su negocio tiene más de una entidad jurídica (por ejemplo, una empresa en el Reino Unido y otra en Dubái), puede llevarlas todas en un mismo espacio de trabajo de Kaam360. Cada empresa tiene su propio nombre, razón social, dirección, números fiscales, moneda principal, numeración de documentos, datos bancarios, logotipo y pie de página. Los proyectos, presupuestos, pedidos de venta, facturas, notas de crédito, órdenes de compra, facturas de proveedores y gastos pertenecen cada uno a una empresa y se imprimen con sus datos.

Los clientes siguen en CRM > Clientes. Las empresas de aquí son las suyas.

Empieza con una empresa

Cada espacio de trabajo ya tiene una empresa, la predeterminada. Contiene lo que introdujo en Datos de facturación (son lo mismo). Mientras solo tenga esta empresa, no se muestra nada sobre empresas en ningún sitio: ni selector, ni campos de empresa, ni elementos de menú adicionales. Sus documentos se ven y se numeran exactamente como antes.

Añadir una empresa

1. Abra Ajustes y elija Empresas (administradores, o quien tenga el derecho Gestionar empresas).
2. Pulse Añadir una empresa.
3. Rellene el Nombre corto (cómo se elige) y la Razón social (se imprime en sus documentos), su dirección, correo, teléfono y sitio web.
4. En Números fiscales y de registro, rellene los que tenga: número fiscal, IVA, NTN, GST o número de registro mercantil. Solo se imprimen los que rellene.
5. Elija su Moneda principal. Sus documentos nuevos empiezan en ella y sus resultados se muestran en ella.
6. En En sus documentos, indique cómo le pagan los clientes (datos bancarios), sus días de pago y un pie de página.
7. En Numeración, revise el inicio de cada número de documento. Cada empresa necesita el suyo (por ejemplo INV para una e INB para la otra), así un número siempre dice a qué empresa pertenece. Junto a cada uno ve el siguiente número.
8. Pulse Guardar. Después añada su Logotipo (un PNG o JPG de hasta 1 MB): se imprime en la parte superior de sus facturas, presupuestos, pedidos y notas de crédito.
9. Opcional: elija su Color del correo. El botón y la barra fina en la parte superior de los correos enviados en nombre de esta empresa (facturas, presupuestos, pedidos, respuestas del servicio de ayuda, solicitudes de firma) lo usan; su logotipo aparece arriba en esos correos, con su nombre y dirección abajo. Pulse Usar el color estándar para volver al color habitual. Kaam360 oscurece un color que sería demasiado claro para leerse en un botón.

Elegir la empresa en un documento

Con dos o más empresas, cada formulario de proyecto, presupuesto, pedido de venta, factura, factura recurrente, orden de compra, factura de proveedor o gasto tiene un campo Empresa. Se rellena solo: a partir del proyecto, luego de la empresa habitual del cliente, luego de la empresa elegida arriba y luego de su propia empresa predeterminada. El membrete, los datos bancarios, los días de pago y la moneda de una factura siguen a la empresa elegida. Una nota de crédito siempre pertenece a la empresa de su factura, una factura de un pedido de venta a la del pedido y una factura de proveedor de una orden de compra a la de la orden. Una vez emitido, un documento se queda con su empresa.

El selector de empresa

Arriba en cada página hay ahora un selector de empresa. Elija Todas las empresas para ver todo, o una empresa para ver solo sus documentos y cifras en todas las listas e informes (facturas, facturas de proveedores, pagos, proyectos, informes, exportaciones). Su elección se recuerda.

Limitar personas a algunas empresas

1. Abra Ajustes, elija Usuarios y luego a la persona.
2. En Empresas, marque las empresas con las que puede trabajar y elija su Empresa predeterminada.
3. Pulse Guardar empresas.

Las personas sin nada marcado trabajan con todas las empresas. Las que tienen algunas marcadas solo ven, abren, descargan y crean documentos de esas empresas. Los administradores siempre trabajan con todas.

Facturar a otra de sus empresas

1. En una factura nueva, bajo el cliente, elija O facturar a otra de sus empresas.
2. Escriba las líneas, pulse Guardar borrador y después envíela (o márquela como enviada).

Al emitirse, la otra empresa recibe automáticamente la factura de proveedor correspondiente (mismas líneas, importes, moneda y tipo de cambio). Cuando marca la factura como pagada, la factura de proveedor también se paga; si anula la factura, también se anula. Ambas quedan marcadas como Intercompañía.

Repercutir costes

Para pasar a otra empresa los costes que asumió una (gastos aprobados o facturas de proveedores):

1. Abra Facturas y pulse Repercutir costes.
2. Elija la empresa que asumió los costes y la que se carga, y un margen opcional.
3. Marque los costes y pulse Crear el borrador de factura. Revíselo y envíelo como siempre.

Cada coste se puede repercutir una vez. Si se elimina o anula la factura, los costes quedan libres de nuevo.

Resultados por empresa

Resultados por empresa (en el menú Finanzas, solo con varias empresas) muestra para un periodo lo facturado, las facturas de proveedores, los gastos y el resultado de cada empresa en su propia moneda, y lo que aún le deben y debe. Debajo, todo el grupo en su moneda principal: cada documento se convierte al tipo de cambio que guarda, y lo que sus empresas se facturaron entre sí se elimina, para no contar nada dos veces. Desmarque Excluir facturas intercompañía de las cifras del grupo para ver la suma simple. Pulse Descargar para obtener un archivo CSV. Con Todas las empresas elegido, los demás informes financieros y los totales de facturas también excluyen lo intercompañía.

Bueno saber

• Hacer predeterminado cambia a qué empresa pertenecen los documentos cuando nada más lo decide. Archivar conserva una empresa y sus documentos pero impide nuevos. Una empresa sin documentos se puede eliminar.
• Los tipos de impuesto, los recordatorios de pago y la exportación contable de Datos de facturación son comunes a todas sus empresas.
• Vea Elija su moneda principal y Tipos de cambio para saber cómo se convierten los importes.