Seguimiento de actividad: vea cómo se usa el tiempo de trabajo

Kaam360 puede mostrar cómo se usa el tiempo en los equipos de trabajo de su organización: cuándo empieza y termina la gente, cuánto tiempo está activa o inactiva, qué programas y sitios web usa y cuánto de ello es productivo. Un pequeño programa de Kaam360 (el agente) funciona en cada equipo, muestra un aviso y un icono en la bandeja e informa a Kaam360. Está disponible para Windows; cómo instalarlo se explica en Instalar la aplicación de Kaam360 en Windows. Esta guía explica todo lo que se configura en Kaam360. También existe para Mac: vea Instalar la aplicación de Kaam360 en un Mac.

Antes de empezar: los ajustes

1. En el menú, abra Seguimiento de actividad y luego Ajustes de actividad.
2. En Seguimiento, ponga el seguimiento en Encendido. Está desactivado hasta que lo haga, y mientras lo está los equipos no registran nada.
3. Elija la jornada (por ejemplo de 09:00 a 18:00) y los Días laborables. Con Registrar solo en horario laboral marcado, no se guarda nada fuera de ese horario. Desmárquelo para ver también el tiempo fuera de horario.
4. Elija Inactivo tras (minutos sin teclado ni ratón) y cuánto debe durar un tramo productivo para contar como tiempo de concentración.
5. Registrar títulos de ventana está desactivado por defecto, porque un título puede mostrar el asunto de un correo. Si lo desactiva más tarde, se quitan los títulos ya guardados.
6. En Capturas, elija si se toman capturas, con qué frecuencia y si se difuminan antes de salir del equipo. Las capturas están desactivadas por defecto. Al desactivarlas se borran las capturas ya tomadas.
7. En Conservación de datos, elija cuántos días se guardan los datos. La actividad, las capturas y las alertas más antiguas se borran automáticamente cada día.
8. En Aviso mostrado en el equipo, revise el texto que la gente ve al iniciarse el agente y al pulsar su icono. Kaam360 siempre añade debajo de su texto una lista de lo que realmente se registra (capturas, títulos, horario), así el aviso nunca puede omitir nada. Pulse Usar el texto estándar para empezar de nuevo.
9. Elija las Alertas que quiera y pulse Guardar ajustes. Los equipos recogen los ajustes nuevos la próxima vez que se conecten.

Diga cómo cuentan los programas y sitios web

1. En Ajustes de actividad, en Categorías, pulse Añadir una regla.
2. Elija Programa o Sitio web, escriba el nombre (por ejemplo excel o github.com) y elija Productivo, Neutro o Improductivo.
3. Para una regla de un solo equipo, elija el equipo en Para. La regla de un equipo gana a la de todos. Una regla de sitio web gana a una de programa, así que el tiempo en un navegador cuenta por su sitio web.
4. Para recibir sugerencias de horas, elija un proyecto en Sugerir tiempo para el proyecto.
5. Pulse Guardar regla. Lo que no tiene regla cuenta como neutro. Las reglas se aplican también a lo ya registrado.

No registrar nunca

En No registrar nunca, añada programas y sitios web que nunca deben registrarse, como un gestor de contraseñas o un sitio de banca o de salud. El agente los omite, lo que llegue de ellos se descarta y, al añadir uno, se borra lo ya registrado.

Inscribir equipos

1. En el menú, abra Seguimiento de actividad y luego Dispositivos.
2. Pulse Nuevo código de inscripción. Elija Para quién es: una persona (su equipo es suyo al momento) o cualquiera (cada equipo se asigna por el correo de trabajo de la persona, o lo asigna usted después). Elija cuántos días sirve y para cuántos equipos, y pulse Crear el código.
3. Copie el código: solo se muestra una vez. Déselo a quien instale el agente; el agente lo pide al iniciarse por primera vez.
4. Instale la aplicación: arriba en Dispositivos, pulse Descargar la aplicación para Windows y siga Instalar la aplicación de Kaam360 en Windows. TI puede instalarla en muchos equipos a la vez sin ninguna pregunta. Para un Mac, pulse Descargar la aplicación para Mac y siga Instalar la aplicación de Kaam360 en un Mac.
5. El equipo aparece entonces en la lista con su persona, nombre, sistema, versión del agente, estado y cuándo se vio por última vez.

En la lista puede:

• Elegir otra persona para un equipo. Un equipo sin persona asignada no registra nada.
• Pausar un equipo (no registra nada hasta que pulse Encender).
• Revocar un equipo: su clave deja de funcionar al momento y hay que inscribirlo de nuevo con un código nuevo. Después, un equipo revocado puede quitarse de la lista.
• Retirar un código que ya no se necesita.

Sin conexión significa que un equipo no se ha conectado en 30 minutos (puede que solo esté apagado). Hay que actualizar significa que su agente es más antiguo que la versión mínima fijada en Agente.

El Panel de actividad

1. En el menú, abra Seguimiento de actividad y luego Panel de actividad.
2. Elija el periodo (hoy, ayer, los últimos 7 días, esta semana, los últimos 30 días, este mes o sus propios días) y, si quiere, un equipo.
3. Resumen muestra el tiempo activo, la parte productiva, el tiempo de concentración y el tiempo fuera de horario, cómo se repartió el tiempo, las tendencias día a día y semana a semana, y los programas y sitios web principales.
4. Personas lista a todos con su tiempo activo, productivo, de concentración, inactivo y fuera de horario, y su inicio y fin habituales. Pulse una columna para ordenar, escriba en el cuadro para buscar y pulse un nombre para abrir a esa persona.
5. Alertas lista la inactividad larga en horario laboral, la actividad fuera de horario, el tiempo improductivo por encima de su límite y los equipos que dejaron de conectarse. Las alertas se revisan cada hora y se envían por correo a todos los que pueden ver datos de actividad. Pulse Descartar cuando la haya atendido.
6. Pulse Excel o PDF para descargar lo que ve.

Una persona

La página de la persona muestra sus días (primera y última actividad, tiempo activo e inactivo, el reparto, concentración y fuera de horario), Un día con un gráfico hora a hora y una cronología de lo que estaba en primer plano, Capturas de un día (solo si las capturas están activadas), Sugerencias de horas (horas que podría recibir cada proyecto por los programas y sitios web vinculados a él, junto a las horas ya registradas) y sus Equipos. Su primera y última actividad de los últimos 14 días también aparece en su página en Usuarios.

Cuando alguien pide sus datos

Abra a la persona y pulse Descargar sus datos: cada tramo de tiempo (Excel o CSV) o un resumen diario (PDF). La descarga queda en el Registro de actividad.

Quién puede hacer qué

En Roles y permisos, en Seguimiento de actividad: Ver datos de actividad abre el panel, las personas, las alertas, las capturas y las descargas. Gestionar el seguimiento de actividad cambia los ajustes, crea códigos y gestiona los equipos. Al principio ambos son solo de los administradores. Cada cambio y cada consulta de los datos de una persona queda en el Registro de actividad, en Seguimiento de actividad.

Para quienes desarrollan o revisan el agente, vea la API del agente.