Mehrere Unternehmen in einem Arbeitsbereich

Wenn Ihr Unternehmen aus mehr als einer juristischen Person besteht (zum Beispiel eine Firma in Großbritannien und eine in Dubai), können Sie alle in einem Kaam360-Arbeitsbereich führen. Jede Unternehmen hat ihren eigenen Namen, eingetragenen Namen, Adresse, Steuernummern, Hauptwährung, Belegnummerierung, Bankverbindung, Logo und Fußzeile. Projekte, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen, Lieferantenrechnungen und Auslagen gehören jeweils zu einer Firma und werden mit deren Angaben gedruckt.

Kunden bleiben unter CRM > Kunden. Die Firmen hier sind Ihre eigenen.

Sie beginnen mit einer Firma

Jeder Arbeitsbereich hat bereits eine Firma, die Standardunternehmen. Sie enthält, was Sie unter Rechnungsangaben eingetragen haben (beides ist dasselbe). Solange Sie nur diese eine Firma haben, wird nirgends etwas über Firmen angezeigt: kein Umschalter, keine Firmenfelder, keine zusätzlichen Menüpunkte. Ihre Belege sehen genauso aus und werden genauso nummeriert wie bisher.

Eine Firma hinzufügen

1. Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie Unternehmen (Administratoren oder alle mit dem Recht Unternehmen verwalten).
2. Klicken Sie auf Unternehmen hinzufügen.
3. Füllen Sie das Feld Kurzname (so wird sie ausgewählt) und im Feld Eingetragener Name den eingetragenen Namen (wird auf ihre Belege gedruckt) aus, dazu Adresse, E-Mail, Telefon und Website.
4. Tragen Sie unter Steuer- und Registernummern die vorhandenen ein: Steuernummer, USt-IdNr., NTN, GST oder Handelsregisternummer. Nur ausgefüllte Nummern werden gedruckt.
5. Wählen Sie ihre Hauptwährung. Neue Belege beginnen darin, und ihre Ergebnisse werden darin gezeigt.
6. Geben Sie unter Auf seinen Belegen an, wie Kunden zahlen (Bankverbindung), das Zahlungsziel und eine Fußzeile.
7. Prüfen Sie unter Nummerierung den Anfang jeder Belegnummer. Jede Firma braucht ihren eigenen (zum Beispiel INV für die eine und INB für die andere), damit eine Nummer immer zeigt, zu welcher Firma sie gehört. Neben jedem sehen Sie die nächste Nummer.
8. Klicken Sie auf Speichern. Fügen Sie dann ihr Logo hinzu (PNG oder JPG bis 1 MB): Es wird oben auf ihre Rechnungen, Angebote, Aufträge und Gutschriften gedruckt.
9. Optional: Wählen Sie seine E-Mail-Farbe. Die Schaltfläche und der schmale Balken oben in E-Mails, die im Namen dieses Unternehmens gesendet werden (Rechnungen, Angebote, Aufträge, Antworten des Helpdesks, Signaturanfragen), verwenden sie; sein Logo erscheint oben in diesen E-Mails, sein Name und seine Adresse unten. Mit Standardfarbe verwenden kehren Sie zur üblichen Farbe zurück. Kaam360 dunkelt eine Farbe ab, die auf einer Schaltfläche zu blass zum Lesen wäre.

Die Firma auf einem Beleg wählen

Ab zwei Firmen hat jedes Formular für ein Projekt, ein Angebot, einen Auftrag, eine Rechnung, eine wiederkehrende Rechnung, eine Bestellung, eine Lieferantenrechnung oder eine Auslage ein Feld Unternehmen. Es wird für Sie ausgefüllt: aus dem Projekt, dann aus der üblichen Firma des Kunden, dann aus der oben gewählten Firma, dann aus Ihrer eigenen Standardfirma. Briefkopf, Bankverbindung, Zahlungsziel und Währung einer Rechnung folgen der gewählten Firma. Eine Gutschrift gehört immer zur Firma ihrer Rechnung, eine Rechnung aus einem Auftrag zur Firma des Auftrags und eine Rechnung zu einer Bestellung zur Firma der Bestellung. Ist ein Beleg ausgestellt, bleibt er bei seiner Firma.

Der Unternehmens-Umschalter

Oben auf jeder Seite gibt es jetzt einen Unternehmens-Umschalter. Wählen Sie Alle Unternehmen, um alles zu sehen, oder eine Firma, um in allen Listen und Berichten nur ihre Belege und Zahlen zu sehen (Rechnungen, Lieferantenrechnungen, Zahlungen, Projekte, Berichte, Exporte). Ihre Wahl wird gemerkt.

Personen auf bestimmte Firmen beschränken

1. Öffnen Sie Einstellungen, wählen Sie Benutzer und dann die Person.
2. Haken Sie unter Unternehmen die Firmen an, mit denen sie arbeiten darf, und wählen Sie ihre Standardunternehmen.
3. Klicken Sie auf Unternehmen speichern.

Personen ohne Haken arbeiten mit allen Firmen. Personen mit Haken sehen, öffnen, laden herunter und erstellen nur Belege dieser Firmen. Administratoren arbeiten immer mit allen Firmen.

Eine andere Ihrer Firmen in Rechnung stellen

1. Wählen Sie auf einer neuen Rechnung unter dem Kunden Oder ein anderes Ihrer Unternehmen in Rechnung stellen.
2. Schreiben Sie die Positionen, klicken Sie auf Entwurf speichern und senden Sie sie dann (oder markieren Sie sie als gesendet).

Bei der Ausstellung erhält die andere Firma automatisch die passende Lieferantenrechnung (gleiche Positionen, Beträge, Währung und Wechselkurs). Markieren Sie die Rechnung als bezahlt, wird auch die Lieferantenrechnung bezahlt; stornieren Sie die Rechnung, wird sie ebenfalls storniert. Beide sind als Konzernintern markiert.

Kosten weiterberechnen

So geben Sie Kosten, die eine Firma getragen hat (genehmigte Auslagen oder Lieferantenrechnungen), an eine andere weiter:

1. Öffnen Sie Rechnungen und klicken Sie auf Kosten weiterberechnen.
2. Wählen Sie die Firma, die die Kosten getragen hat, und die, die belastet wird, sowie einen möglichen Aufschlag.
3. Haken Sie die Kosten an und klicken Sie auf Rechnungsentwurf schreiben. Prüfen Sie ihn und senden Sie ihn wie gewohnt.

Jede Kostenposition kann einmal weiterberechnet werden. Wird die Weiterberechnungsrechnung gelöscht oder storniert, werden die Kosten wieder frei.

Unternehmensergebnisse

Unternehmensergebnisse (im Menü Finanzen, nur bei mehreren Firmen) zeigt für einen Zeitraum je Firma die berechneten Beträge, Lieferantenrechnungen, Auslagen und das Ergebnis in ihrer eigenen Währung sowie was ihr noch geschuldet wird und was sie schuldet. Darunter die ganze Gruppe in Ihrer Hauptwährung: Jeder Beleg wird zu dem Wechselkurs umgerechnet, den er speichert, und was Ihre Firmen einander berechnet haben, wird herausgenommen, damit nichts doppelt zählt. Entfernen Sie den Haken bei Konzerninterne Rechnungen und Lieferantenrechnungen in den Zahlen der Gruppe weglassen, um die einfache Summe zu sehen. Mit Herunterladen erhalten Sie eine CSV-Datei. Ist Alle Unternehmen gewählt, lassen auch die anderen Finanzberichte und die Rechnungssummen konzerninterne Rechnungen weg.

Gut zu wissen

• Als Standard festlegen ändert, zu welcher Firma Belege gehören, wenn sonst nichts entscheidet. Archivieren behält eine Firma und ihre Belege, verhindert aber neue. Eine Firma ohne Belege kann gelöscht werden.
• Steuersätze, Zahlungserinnerungen und der Buchhaltungsexport unter Rechnungsangaben gelten für alle Ihre Firmen.
• Wie Beträge umgerechnet werden, lesen Sie unter Hauptwährung wählen und Wechselkurse.