Eigene Dashboards in Power BI erstellen

Power BI ist das Berichtswerkzeug von Microsoft. Kaam360 gibt Ihrer Organisation einen eigenen Daten-Feed, den Power BI liest. So bauen Sie jedes Dashboard, das Sie möchten, aus Ihren Projekten, Aufgaben, Zeiten, Finanzen, Vertriebs- und Supportdaten. Der Feed kann nur lesen: Er kann in Kaam360 nie etwas ändern. Das ist Teil des Business-Pakets.

So bleibt es sicher

• Power BI verbindet sich nie mit der Kaam360-Datenbank. Es fragt Kaam360 über eine sichere https-Adresse nach den Daten, und Kaam360 antwortet nur mit den Daten Ihrer eigenen Organisation.
• Jeder Feed-Schlüssel liest nur die Bereiche, die Sie anhaken, und kann jederzeit widerrufen werden. Kaam360 speichert nur eine verschlüsselte Prüfsumme des Schlüssels, niemand kann ihn zurücklesen.
• E-Mail-Adressen und Telefonnummern sind nicht enthalten, außer Sie erlauben sie für diesen Schlüssel.

Schritt 1: einen Feed-Schlüssel erstellen (Administratoren)

Das können Personen mit dem Recht Integrationen verwalten.

1. Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie Power BI.
2. Geben Sie unter Feed-Schlüssel erstellen einen Namen ein, zum Beispiel „Management-Dashboard“.
3. Haken Sie unter Was er lesen darf die Daten an, die der Bericht braucht. Alle auswählen hakt alles an, Alle löschen beginnt von vorn.
4. Haken Sie E-Mail-Adressen und Telefonnummern einschließen nur an, wenn der Bericht sie braucht.
5. Drücken Sie Feed-Schlüssel erstellen.
6. Drücken Sie Kopieren neben dem neuen Schlüssel und bewahren Sie ihn sicher auf. Er wird nur einmal angezeigt. Wenn Sie ihn verlieren, erstellen Sie einen neuen und widerrufen den alten.

Schritt 2: Power BI Desktop verbinden

1. Drücken Sie auf der Seite Power BI auf Kopieren neben der Feed-Adresse. Sie sieht so aus: https://ihre-kaam360-adresse/odata/.
2. Öffnen Sie Power BI Desktop. Wählen Sie auf der Registerkarte Start (Home) Daten abrufen (Get data) und dann OData-Feed (OData feed). Wenn Sie es nicht sehen, wählen Sie Mehr..., dann Andere und dann OData-Feed.
3. Lassen Sie oben im Fenster Einfach (Basic) ausgewählt, fügen Sie die Feed-Adresse unter URL ein und drücken Sie OK.
4. Power BI fragt, wie Sie sich anmelden. Wählen Sie links Standard (Basic). Geben Sie powerbi als Benutzername ein und fügen Sie Ihren Feed-Schlüssel als Kennwort ein. Wählen Sie bei der Ebene, für die diese Einstellungen gelten, die Feed-Adresse. Drücken Sie Verbinden.
5. Der Navigator zeigt die Tabellen, die Ihr Schlüssel lesen darf, etwa Projects, Tasks und Invoices. Haken Sie die gewünschten Tabellen an. Ein Klick auf eine Tabelle zeigt eine Vorschau.
6. Drücken Sie Laden. Power BI liest alle Zeilen. Große Tabellen kommen in Seiten zu 1.000 Zeilen; Power BI holt die nächsten Seiten selbst.

Schritt 3: einen Bericht bauen

1. Öffnen Sie die Modellansicht. Power BI hat einige Tabellen vielleicht schon verknüpft. Prüfen Sie die Verknüpfungen unter Ein Beispielbericht weiter unten und ziehen Sie eine Spalte auf eine andere, um fehlende hinzuzufügen.
2. Wechseln Sie zurück zur Berichtsansicht. Wählen Sie ein Visual, zum Beispiel ein Balkendiagramm, und ziehen Sie Felder hinein: zum Beispiel Projects › Name und Tasks › LoggedHours.
3. Verwenden Sie Health, Status oder CompanyId als Datenschnitt, um die ganze Seite zu filtern.
4. Speichern Sie die Datei.

Schritt 4: veröffentlichen und nach Zeitplan aktualisieren

1. Wählen Sie in Power BI Desktop auf der Registerkarte Start Veröffentlichen und einen Arbeitsbereich im Power-BI-Dienst.
2. Öffnen Sie den Power-BI-Dienst (app.powerbi.com), gehen Sie zum Arbeitsbereich und suchen Sie das Semantikmodell (Dataset) mit dem Namen des Berichts.
3. Öffnen Sie seine Einstellungen. Wählen Sie unter Anmeldeinformationen der Datenquelle Anmeldeinformationen bearbeiten neben der OData-Adresse.
4. Wählen Sie Standard (Basic) als Authentifizierungsmethode. Geben Sie powerbi als Benutzername ein und fügen Sie den Feed-Schlüssel als Kennwort ein. Wählen Sie eine Datenschutzebene (zum Beispiel Organisation) und drücken Sie Anmelden.
5. Öffnen Sie Geplante Aktualisierung, schalten Sie sie ein, wählen Sie Häufigkeit und Uhrzeiten und drücken Sie Übernehmen.

Ein Gateway ist nicht nötig: Der Power-BI-Dienst liest den Feed direkt über das Internet.

Ein Beispielbericht

Ein einfaches Projekt-Dashboard verwendet diese Tabellen und Verknüpfungen (jede Verknüpfung verbindet die ID-Spalte links mit der Id der Tabelle rechts):

• Tasks: ProjectId mit Projects, OwnerId mit Users, PhaseId mit Phases.
• TimeLogs: ProjectId mit Projects, TaskId mit Tasks, UserId mit Users.
• Projects: CustomerId mit Customers, CompanyId mit Companies.
• Invoices: CustomerId mit Customers, ProjectId mit Projects. InvoiceLines: InvoiceId mit Invoices.
• Payments: ProjectId mit Projects. Deals: CustomerId mit Customers. Contacts: CustomerId mit Customers. Tickets: CustomerId mit Customers.

Gute erste Visuals: eine Tabelle der Projects mit Health, PercentDone, TasksOverdue und EndDate; ein Balkendiagramm von TimeLogs › Hours nach Users › Team; ein Säulendiagramm von Invoices › Total nach Monat von IssueDate; ein Trichter von Deals › Amount nach Stage.

Gut zu wissen

• Datumsangaben sind reine Daten (zum Beispiel 2026-10-31). Uhrzeiten sind in UTC.
• Beträge stehen immer neben ihrer Currency. Rechnungen, Angebote und Ausgaben haben außerdem ExchangeRate: wie viele Einheiten Ihrer Hauptwährung eine Einheit der Dokumentwährung an seinem Datum wert war. Multiplizieren Sie damit, um Beträge in verschiedenen Währungen zusammenzurechnen.
• CompanyId sagt, zu welchem Ihrer eigenen Unternehmen ein Projekt oder Dokument gehört, wenn Sie mehrere haben (siehe Einstellungen › Unternehmen).
• Projects › Health wird genau wie auf den Dashboards ermittelt: On track, At risk, Off track oder Not planned. Bei archivierten, abgeschlossenen und abgebrochenen Projekten ist es leer.
• Jede Tabelle hat ModifiedAt. Um bei einer großen Organisation nur die neuesten Änderungen zu aktualisieren, richten Sie in Power BI Desktop eine inkrementelle Aktualisierung auf ModifiedAt ein.
• Jeder Schlüssel kann bis zu 300 Anfragen pro Minute stellen. Braucht eine Aktualisierung mehr, wartet Power BI und versucht es selbst erneut.
• Um zu ändern, was ein Schlüssel lesen darf, drücken Sie Ändern daneben. Der Schlüssel bleibt gleich, Power BI funktioniert also weiter und liest die neue Auswahl bei der nächsten Aktualisierung.
• Drücken Sie Widerrufen (zweimal), um einen Schlüssel zu stoppen. Berichte, die ihn verwenden, werden nicht mehr aktualisiert.
• Das Aktivitätsprotokoll (Einstellungen › Aktivitätsprotokoll) zeigt, wann jeder Schlüssel erstellt, geändert und widerrufen wurde, und eine Zeile für jeden Tag, an dem er verwendet wurde.
• Andere Berichtswerkzeuge, die OData-Feeds lesen, etwa Excel (Daten › Daten abrufen › Aus anderen Quellen › Aus OData-Feed), funktionieren mit derselben Adresse und demselben Schlüssel.

Wenn etwas nicht klappt

• „Die Authentifizierung mit den angegebenen Anmeldeinformationen war nicht möglich“: Prüfen Sie, ob Sie Standard (Basic) gewählt und den ganzen Schlüssel als Kennwort eingefügt haben und ob der Schlüssel nicht widerrufen wurde. Um den Schlüssel in Power BI Desktop neu einzugeben, wählen Sie Datei › Optionen und Einstellungen › Datenquelleneinstellungen, wählen die Adresse und drücken Berechtigungen bearbeiten.
• „Der Zugriff auf die Ressource ist verboten“: Der Schlüssel darf diese Tabelle nicht lesen. Haken Sie sie unter Ändern auf der Seite Power BI an.
• Power BI fehlt in den Einstellungen: Ihr Paket enthält es vielleicht nicht (es ist Teil von Business), oder Ihre Rolle hat nicht das Recht Integrationen verwalten.