Damit Ihre E-Mails ankommen: SPF, DKIM und DMARC

E-Mail-Dienste wie Gmail, Outlook und Yahoo prüfen jede E-Mail, ob der Absender von dieser Adresse aus senden darf. Schlagen die Prüfungen fehl, landen Ihre E-Mails im Spam oder werden abgewiesen. Die Prüfungen sind drei kurze Textzeilen, sogenannte DNS-Einträge, die Sie (oder wer Ihre Domain betreut) einmal dort hinzufügen, wo die Domain verwaltet wird, zum Beispiel bei Ihrem Domain-Anbieter oder bei Cloudflare.

Sie brauchen das, wenn Kaam360 von Ihrer eigenen Adresse sendet: Ihrem Support-Postfach (siehe Ihre Support-E-Mail-Adresse verbinden), Ihrem Marketing-Absender oder einem Mailserver, den Sie unter Einstellungen, E-Mail eingerichtet haben.

Die Checkliste

1. SPF legt fest, welche Mailserver für Ihre Domain senden dürfen. Fragen Sie Ihren E-Mail-Anbieter nach seiner SPF-Zeile (sie beginnt mit v=spf1) und fügen Sie sie als TXT-Eintrag hinzu. Behalten Sie nur eine SPF-Zeile pro Domain: Haben Sie schon eine, ergänzen Sie den neuen Anbieter darin, statt eine zweite anzulegen.
2. DKIM versieht jede E-Mail mit einer unsichtbaren Signatur, die beweist, dass sie unterwegs nicht verändert wurde. Ihr E-Mail-Anbieter (Google Workspace, Microsoft 365, Hostinger und andere) zeigt Ihnen einen DKIM-Eintrag zum Kopieren und einen Schalter zum Einschalten der Signatur. Fügen Sie den Eintrag hinzu, warten Sie eine Stunde und schalten Sie sie dann ein.
3. DMARC sagt E-Mail-Diensten, was mit einer E-Mail geschehen soll, die beide Prüfungen nicht besteht, und schickt Ihnen Berichte. Beginnen Sie behutsam mit einem TXT-Eintrag namens _dmarc und dem Wert v=DMARC1; p=none; rua=mailto:you@your-domain. Nach einigen Wochen sauberer Berichte ändern Sie p=none in p=quarantine.
4. Senden Sie sich einen Test (Einstellungen, E-Mail, Test-E-Mail senden). Öffnen Sie die E-Mail in Gmail, klicken Sie auf die drei Punkte und Original anzeigen: SPF, DKIM und DMARC sollten jeweils PASS zeigen.

Gute Gewohnheiten gegen den Spam-Ordner

• Senden Sie von einer Adresse Ihrer eigenen Domain, nicht von einer kostenlosen Adresse wie Gmail.
• Verwenden Sie jedes Mal denselben Absendernamen, damit man Sie wiedererkennt.
• Schreiben Sie nur Menschen, die es erwarten. Kaam360 fügt jeder E-Mail, die man ausschalten kann, einen Link Abmelden hinzu (und das Abbestellen mit einem Klick, das Gmail und Yahoo verlangen) und stoppt diese E-Mails sofort, wenn sich jemand abmeldet.
• Vermeiden Sie reißerische Betreffzeilen wie „GRATIS!!!“ oder „Jetzt handeln“.

Für das Kaam360-Team (Plattform-Bereich)

Die eigenen E-Mails der Kaam360-Website (Registrierung, Passwort zurücksetzen, die Morgen-E-Mail und die anderen) werden über den Mailserver unter Server settings im Plattform-Bereich gesendet und brauchen dieselben drei Einträge auf der Absender-Domain. Füllen Sie dort Company name in email footers und Postal address in email footers aus: Anti-Spam-Gesetze verlangen eine Postanschrift am Ende jeder E-Mail. Öffnen Sie Email designs im Plattform-Bereich, um jede automatische E-Mail in jeder Sprache, im hellen und dunklen Modus und in Telefonbreite zu sehen, und klicken Sie auf Send me a test, um eine zu erhalten.