Aktivitätserfassung: sehen, wie die Arbeitszeit verbracht wird

Kaam360 kann zeigen, wie die Zeit an den Arbeitscomputern Ihrer Organisation verbracht wird: wann die Leute anfangen und aufhören, wie viel Zeit aktiv oder inaktiv ist, welche Programme und Websites genutzt werden und wie viel davon produktiv ist. Ein kleines Kaam360-Programm (der Agent) läuft auf jedem Computer, zeigt einen Hinweis und ein Symbol in der Taskleiste und meldet an Kaam360. Er ist für Windows verfügbar; wie Sie ihn installieren, steht in Die Kaam360-App unter Windows installieren. Diese Anleitung erklärt alles, was Sie in Kaam360 einrichten. Es gibt ihn auch für den Mac: siehe Die Kaam360-App auf einem Mac installieren.

Vorher: die Einstellungen

1. Öffnen Sie im Menü Aktivitätserfassung, dann Aktivitätseinstellungen.
2. Schalten Sie unter Erfassung die Erfassung An. Bis dahin ist sie aus, und solange sie aus ist, erfassen Computer nichts.
3. Wählen Sie den Arbeitstag (zum Beispiel 09:00 bis 18:00) und die Arbeitstage. Mit Nur in der Arbeitszeit erfassen wird außerhalb dieser Zeiten nichts gespeichert. Nehmen Sie das Häkchen weg, um auch Zeit nach Feierabend zu sehen.
4. Wählen Sie Inaktiv nach (Minuten ohne Tastatur oder Maus) und wie lang ein produktiver Abschnitt sein muss, um als Fokuszeit zu zählen.
5. Fenstertitel erfassen ist standardmäßig aus, weil ein Titel den Betreff einer E-Mail zeigen kann. Wenn Sie es später ausschalten, werden die bereits gespeicherten Titel entfernt.
6. Wählen Sie unter Screenshots, ob Screenshots gemacht werden, wie oft und ob sie unscharf gemacht werden, bevor sie den Computer verlassen. Screenshots sind standardmäßig aus. Beim Ausschalten werden die bereits gemachten Screenshots gelöscht.
7. Wählen Sie unter Daten aufbewahren, wie viele Tage Daten aufbewahrt werden. Ältere Aktivität, Screenshots und Warnungen werden jeden Tag automatisch gelöscht.
8. Prüfen Sie unter Hinweis auf dem Computer den Text, den die Leute beim Start des Agenten und beim Klick auf sein Symbol sehen. Kaam360 fügt unter Ihrem Text immer eine Liste dessen an, was wirklich erfasst wird (Screenshots, Titel, Zeiten), sodass der Hinweis nie etwas auslassen kann. Mit Standardtext verwenden fangen Sie neu an.
9. Wählen Sie die gewünschten Warnungen und drücken Sie Einstellungen speichern. Computer übernehmen die neuen Einstellungen, wenn sie sich das nächste Mal melden.

Festlegen, wie Programme und Websites zählen

1. Drücken Sie in den Aktivitätseinstellungen unter Kategorien auf Regel hinzufügen.
2. Wählen Sie Programm oder Website, geben Sie den Namen ein (zum Beispiel excel oder github.com) und wählen Sie Produktiv, Neutral oder Unproduktiv.
3. Für eine Regel nur für ein Team wählen Sie das Team unter Für. Die Regel eines Teams hat Vorrang vor der Regel für alle. Eine Website-Regel hat Vorrang vor einer Programmregel, Zeit im Browser zählt also nach der Website.
4. Für Stundenvorschläge wählen Sie ein Projekt unter Zeit für Projekt vorschlagen.
5. Drücken Sie Regel speichern. Alles ohne Regel zählt als neutral. Regeln gelten auch für bereits Erfasstes.

Nie erfassen

Fügen Sie unter Nie erfassen Programme und Websites hinzu, die nie erfasst werden dürfen, etwa einen Passwortmanager oder eine Bank- oder Gesundheitswebsite. Der Agent überspringt sie, was trotzdem dafür ankommt, wird verworfen, und beim Hinzufügen wird gelöscht, was bereits dafür erfasst wurde.

Computer anmelden

1. Öffnen Sie im Menü Aktivitätserfassung, dann Geräte.
2. Drücken Sie Neuer Anmeldecode. Wählen Sie, Für wen er ist: eine Person (ihr Computer gehört ihr sofort) oder alle (jeder Computer wird über die geschäftliche E-Mail der Person zugeordnet, oder Sie weisen ihn später zu). Wählen Sie, wie viele Tage er gilt und für wie viele Computer, und drücken Sie Code erstellen.
3. Kopieren Sie den Code: Er wird nur einmal angezeigt. Geben Sie ihn der Person, die den Agenten installiert; der Agent fragt beim ersten Start danach.
4. Installieren Sie die App: Drücken Sie oben auf Geräte auf Windows-App herunterladen und folgen Sie Die Kaam360-App unter Windows installieren. Die IT kann sie ohne Rückfragen auf vielen Computern gleichzeitig installieren. Für einen Mac drücken Sie Mac-App herunterladen und folgen Die Kaam360-App auf einem Mac installieren.
5. Der Computer erscheint dann in der Liste mit seiner Person, dem Namen, dem System, der Agent-Version, dem Status und wann er zuletzt gesehen wurde.

In der Liste können Sie:

• Einem Computer eine andere Person zuweisen. Ein Computer ohne Person erfasst nichts.
• Einen Computer Pausieren (er erfasst nichts, bis Sie Einschalten drücken).
• Einen Computer Widerrufen: Sein Schlüssel funktioniert sofort nicht mehr, und er muss mit einem neuen Code neu angemeldet werden. Ein widerrufener Computer kann dann aus der Liste entfernt werden.
• Einen nicht mehr benötigten Code Zurückziehen.

Offline heißt, ein Computer hat sich seit 30 Minuten nicht gemeldet (er ist vielleicht nur ausgeschaltet). Update nötig heißt, sein Agent ist älter als die niedrigste Version, die Sie unter Agent festgelegt haben.

Das Aktivitäts-Dashboard

1. Öffnen Sie im Menü Aktivitätserfassung, dann Aktivitäts-Dashboard.
2. Wählen Sie den Zeitraum (heute, gestern, die letzten 7 Tage, diese Woche, die letzten 30 Tage, diesen Monat oder eigene Tage) und auf Wunsch ein Team.
3. Übersicht zeigt aktive Zeit, den produktiven Anteil, Fokuszeit und Zeit nach Feierabend, wie die Zeit aufgeteilt war, Verläufe Tag für Tag und Woche für Woche sowie die Top-Programme und -Websites.
4. Personen listet alle mit ihrer aktiven, produktiven, Fokus-, inaktiven Zeit und Zeit nach Feierabend und ihrem üblichen Beginn und Ende. Drücken Sie auf eine Spalte zum Sortieren, tippen Sie ins Feld zum Suchen, und drücken Sie auf einen Namen, um die Person zu öffnen.
5. Warnungen listet lange Inaktivität in der Arbeitszeit, Aktivität nach Feierabend, unproduktive Zeit über Ihrem Limit und still gewordene Computer. Warnungen werden jede Stunde geprüft und an alle gesendet, die Aktivitätsdaten sehen dürfen. Drücken Sie Ausblenden, wenn Sie sich darum gekümmert haben.
6. Drücken Sie Excel oder PDF, um herunterzuladen, was Sie sehen.

Eine Person

Die Seite der Person zeigt ihre Tage (erste und letzte Aktivität, aktive und inaktive Zeit, die Aufteilung, Fokus und Zeit nach Feierabend), Ein Tag mit einem Diagramm Stunde für Stunde und einer Zeitachse dessen, was im Vordergrund war, Screenshots eines Tages (nur wenn Screenshots an sind), Stundenvorschläge (Stunden, die jedes Projekt aus den damit verknüpften Programmen und Websites bekommen könnte, neben den bereits erfassten Stunden) und ihre Computer. Ihre erste und letzte Aktivität der letzten 14 Tage steht auch auf ihrer Seite unter Benutzer.

Wenn jemand seine Daten anfordert

Öffnen Sie die Person und drücken Sie Ihre Daten herunterladen: jeden Zeitabschnitt (Excel oder CSV) oder eine Tageszusammenfassung (PDF). Der Download wird im Aktivitätsprotokoll vermerkt.

Wer was darf

In Rollen & Rechte unter Aktivitätserfassung: Aktivitätsdaten ansehen öffnet das Dashboard, Personen, Warnungen, Screenshots und Downloads. Aktivitätserfassung verwalten ändert die Einstellungen, erstellt Codes und verwaltet Computer. Beide haben anfangs nur Administratoren. Jede Änderung und jeder Blick auf die Daten einer Person steht im Aktivitätsprotokoll unter Aktivitätserfassung.

Für Entwickler, die den Agenten bauen oder prüfen, siehe die Agent-API.