عدة شركات في مساحة عمل واحدة

إذا كان عملك يضم أكثر من كيان قانوني (مثل شركة في المملكة المتحدة وأخرى في دبي)، يمكنك إدارتها كلها في مساحة عمل واحدة في Kaam360. لكل شركة اسمها واسمها القانوني وعنوانها وأرقامها الضريبية وعملتها الرئيسية وترقيم مستنداتها وبياناتها المصرفية وشعارها وتذييلها. المشاريع وعروض الأسعار وأوامر البيع والفواتير وإشعارات الدائن وأوامر الشراء وفواتير الموردين والمصروفات تنتمي كل منها إلى شركة واحدة وتُطبع ببياناتها.

يبقى العملاء في إدارة العملاء > العملاء. الشركات هنا هي شركاتك أنت.

تبدأ بشركة واحدة

كل مساحة عمل لديها شركة واحدة بالفعل، وهي الافتراضية. تحمل ما أدخلته في تفاصيل الفوترة (هما الشيء نفسه). ما دامت لديك هذه الشركة فقط، لا يظهر أي شيء عن الشركات في أي مكان: لا مبدّل، ولا حقول للشركة، ولا عناصر قائمة إضافية. تبدو مستنداتك وتُرقّم تمامًا كما كانت.

إضافة شركة

1. افتح الإعدادات واختر الشركات (للمسؤولين أو لمن لديه حق إدارة الشركات).
2. اضغط إضافة شركة.
3. املأ الاسم المختصر (كيف يختارها الناس) والاسم القانوني (يُطبع على مستنداتها) وعنوانها وبريدها وهاتفها وموقعها.
4. في الأرقام الضريبية وأرقام التسجيل، املأ ما لديها: الرقم الضريبي أو ضريبة القيمة المضافة أو NTN أو GST أو رقم السجل التجاري. لا يُطبع إلا ما تملؤه.
5. اختر العملة الرئيسية لها. تبدأ مستنداتها الجديدة بها وتظهر نتائجها بها.
6. في على مستنداتها، أدخل كيف يدفع لها العملاء (البيانات المصرفية) وأيام السداد وتذييلًا.
7. في الترقيم، راجع بداية كل رقم مستند. تحتاج كل شركة بداية خاصة بها (مثل INV لواحدة وINB للأخرى)، حتى يدل الرقم دائمًا على شركته. ترى الرقم التالي بجانب كل واحد.
8. اضغط حفظ. ثم أضف الشعار (صورة PNG أو JPG حتى 1 ميغابايت): يُطبع أعلى فواتيرها وعروض أسعارها وأوامرها وإشعارات الدائن.
9. اختياري: اختر لون البريد الإلكتروني لها. يستخدمه الزر والشريط الرفيع أعلى الرسائل المرسلة باسم هذه الشركة (الفواتير وعروض الأسعار والطلبات وردود مكتب المساعدة وطلبات التوقيع)، ويظهر شعارها أعلى تلك الرسائل واسمها وعنوانها في أسفلها. اضغط استخدم اللون القياسي للعودة إلى اللون المعتاد. يجعل Kaam360 اللون أغمق إذا كان باهتًا جدًا بحيث تصعب قراءته على زر.

اختيار الشركة على مستند

مع شركتين أو أكثر، يحتوي كل نموذج لمشروع أو عرض سعر أو أمر بيع أو فاتورة أو فاتورة متكررة أو أمر شراء أو فاتورة مورد أو مصروف على حقل الشركة. يُملأ لك تلقائيًا: من المشروع، ثم من الشركة المعتادة للعميل، ثم من الشركة المختارة في الأعلى، ثم من شركتك الافتراضية. تتبع ترويسة الفاتورة وبياناتها المصرفية وأيام السداد والعملة الشركة التي تختارها. ينتمي إشعار الدائن دائمًا إلى شركة فاتورته، والفاتورة من أمر بيع إلى شركة الأمر، وفاتورة المورد لأمر شراء إلى شركة الأمر. بعد إصدار المستند يبقى مع شركته.

مبدّل الشركة

في أعلى كل صفحة يوجد الآن مبدّل للشركة. اختر كل الشركات لترى كل شيء، أو شركة واحدة لترى مستنداتها وأرقامها فقط في كل القوائم والتقارير (الفواتير وفواتير الموردين والمدفوعات والمشاريع والتقارير والتصدير). يُحفظ اختيارك.

حصر الأشخاص في بعض الشركات

1. افتح الإعدادات واختر المستخدمون ثم الشخص.
2. تحت الشركات، حدّد الشركات التي يمكنه العمل معها واختر الشركة الافتراضية له.
3. اضغط حفظ الشركات.

من لم يُحدَّد له شيء يعمل مع كل الشركات. ومن حُدّدت له بعضها لا يرى ولا يفتح ولا ينزّل ولا ينشئ إلا مستندات تلك الشركات. المسؤولون يعملون دائمًا مع كل الشركات.

فوترة شركة أخرى من شركاتك

1. في فاتورة جديدة، تحت العميل، اختر أو فوترة شركة أخرى من شركاتك.
2. اكتب البنود واضغط حفظ المسودة، ثم أرسلها (أو علّمها كمرسلة).

عند إصدارها، تحصل الشركة الأخرى تلقائيًا على فاتورة المورد المطابقة (البنود والمبالغ والعملة وسعر الصرف نفسها). عندما تعلّم الفاتورة كمدفوعة تُدفع فاتورة المورد أيضًا، وعندما تلغي الفاتورة تُلغى هي أيضًا. كلتاهما معلّمتان بأنهما بين الشركات.

إعادة تحميل التكاليف

لتحميل تكاليف تحملتها شركة على شركة أخرى (مصروفات معتمدة أو فواتير موردين):

1. افتح الفواتير واضغط إعادة تحميل التكاليف.
2. اختر الشركة التي تحملت التكاليف والتي ستُحمَّل، وهامشًا اختياريًا.
3. حدّد التكاليف واضغط كتابة مسودة الفاتورة. راجعها وأرسلها كالمعتاد.

يمكن إعادة تحميل كل تكلفة مرة واحدة. حذف فاتورة إعادة التحميل أو إلغاؤها يحرر التكاليف مجددًا.

نتائج الشركات

تعرض نتائج الشركات (في قائمة المالية، فقط عند وجود عدة شركات) لفترة ما المبالغ المفوترة وفواتير الموردين والمصروفات والنتيجة لكل شركة بعملتها، وما لا يزال مستحقًا لها وعليها. وتحتها المجموعة كلها بعملتك الرئيسية: يُحوَّل كل مستند بسعر الصرف المحفوظ معه، ويُستبعد ما فوترته شركاتك لبعضها حتى لا يُحسب شيء مرتين. ألغِ تحديد استبعاد الفواتير بين الشركات من أرقام المجموعة لترى المجموع البسيط. اضغط تنزيل للحصول على ملف CSV. عند اختيار كل الشركات، تستبعد التقارير المالية الأخرى وإجماليات الفواتير أيضًا ما بين الشركات.

معلومات مفيدة

• جعله افتراضيًا يغيّر الشركة التي تنتمي إليها المستندات عندما لا يحدد شيء آخر ذلك. أرشفة تحتفظ بالشركة ومستنداتها لكنها تمنع الجديد. يمكن حذف شركة ليس لها أي مستندات.
• نسب الضريبة وتذكيرات الدفع والتصدير المحاسبي في تفاصيل الفوترة مشتركة بين كل شركاتك.
• راجع اختر عملتك الرئيسية وأسعار الصرف لمعرفة كيف تُحوَّل المبالغ.