Beberapa perusahaan dalam satu ruang kerja

Jika bisnis Anda terdiri dari lebih dari satu badan hukum (misalnya satu perusahaan di Inggris dan satu di Dubai), Anda dapat menjalankan semuanya dalam satu ruang kerja Kaam360. Setiap perusahaan punya nama, nama resmi, alamat, nomor pajak, mata uang utama, penomoran dokumen, detail bank, logo, dan catatan kaki sendiri. Proyek, penawaran harga, pesanan penjualan, faktur, nota kredit, pesanan pembelian, tagihan pemasok, dan pengeluaran masing-masing milik satu perusahaan dan dicetak dengan detail perusahaan itu.

Pelanggan tetap berada di CRM > Pelanggan. Perusahaan di sini adalah milik Anda sendiri.

Anda mulai dengan satu perusahaan

Setiap ruang kerja sudah punya satu perusahaan, yaitu perusahaan bawaan. Perusahaan ini menyimpan apa yang Anda isi di Detail penagihan (keduanya hal yang sama). Selama Anda hanya punya perusahaan ini, tidak ada hal tentang perusahaan yang ditampilkan di mana pun: tidak ada pengalih, tidak ada kolom perusahaan, tidak ada item menu tambahan. Dokumen Anda tampil dan dinomori persis seperti sebelumnya.

Menambah perusahaan

1. Buka Pengaturan dan pilih Perusahaan (administrator, atau siapa pun dengan hak "Kelola perusahaan").
2. Tekan Tambah perusahaan.
3. Isi Nama singkat (cara orang memilihnya) dan Nama resmi (dicetak di dokumennya), alamat, email, telepon, dan situs webnya.
4. Di bawah Nomor pajak dan registrasi, isi nomor yang dimilikinya: nomor pajak, PPN, NTN, GST, atau nomor registrasi perusahaan. Hanya yang Anda isi yang dicetak.
5. Pilih Mata uang utama-nya. Dokumen barunya dimulai dalam mata uang itu, dan hasilnya ditampilkan dalam mata uang itu.
6. Di bawah Pada dokumennya, isi cara pelanggan membayarnya (detail bank), jangka waktu pembayarannya, dan catatan kaki.
7. Di bawah Penomoran, periksa awalan setiap nomor dokumen. Setiap perusahaan memerlukan awalannya sendiri (misalnya INV untuk satu dan INB untuk yang lain), sehingga sebuah nomor selalu menunjukkan perusahaan pemiliknya. Anda melihat nomor berikutnya di samping masing-masing.
8. Tekan Simpan. Lalu tambahkan Logo-nya (PNG atau JPG hingga 1 MB): logo dicetak di bagian atas faktur, penawaran harga, pesanan, dan nota kreditnya.
9. Opsional: pilih Warna email-nya. Tombol dan bilah tipis di bagian atas email yang dikirim atas nama perusahaan ini (faktur, penawaran harga, pesanan, balasan layanan bantuan, permintaan tanda tangan) memakai warna itu, dan logonya muncul di bagian atas email tersebut, dengan nama dan alamatnya di bagian bawah. Tekan Gunakan warna standar untuk kembali ke warna biasa. Kaam360 menggelapkan warna yang terlalu pucat untuk dibaca di tombol.

Memilih perusahaan pada dokumen

Dengan dua perusahaan atau lebih, setiap formulir proyek, penawaran harga, pesanan penjualan, faktur, faktur berulang, pesanan pembelian, tagihan pemasok, atau pengeluaran punya kolom Perusahaan. Kolom ini sudah terisi: dari proyek, lalu dari perusahaan langganan pelanggan, lalu dari perusahaan yang dipilih di bagian atas, lalu dari perusahaan bawaan Anda sendiri. Kop surat, detail bank, jangka waktu pembayaran, dan mata uang faktur mengikuti perusahaan yang Anda pilih. Nota kredit selalu milik perusahaan fakturnya, faktur dari pesanan penjualan milik perusahaan pesanan itu, dan tagihan untuk pesanan pembelian milik perusahaan pesanan itu. Setelah diterbitkan, dokumen tetap berada di perusahaannya.

Pengalih perusahaan

Di bagian atas setiap halaman kini ada pengalih perusahaan. Pilih Semua perusahaan untuk melihat semuanya, atau satu perusahaan untuk melihat hanya dokumen dan angkanya di setiap daftar dan laporan (faktur, tagihan, pembayaran, proyek, laporan, ekspor). Pilihan Anda diingat.

Membatasi orang ke perusahaan tertentu

1. Buka Pengaturan dan pilih Pengguna, lalu orangnya.
2. Di bawah Perusahaan, centang perusahaan yang boleh ditangani orang itu, dan pilih Perusahaan bawaan-nya.
3. Tekan Simpan perusahaan.

Orang yang tidak dicentang apa pun bekerja dengan semua perusahaan. Orang yang dicentang beberapa perusahaan hanya melihat, membuka, mengunduh, dan membuat dokumen perusahaan-perusahaan itu. Administrator selalu bekerja dengan semua perusahaan.

Menagih perusahaan Anda yang lain

1. Pada faktur baru, di bawah pelanggan, pilih Atau fakturkan ke perusahaan Anda yang lain:.
2. Tulis barisnya dan tekan Simpan draf, lalu kirim (atau tandai sudah dikirim).

Saat faktur diterbitkan, perusahaan lain otomatis mendapat tagihan pemasok yang sesuai (baris, jumlah, mata uang, dan kurs yang sama). Saat Anda menandai faktur sudah dibayar, tagihannya juga dibayar; saat Anda membatalkan faktur, tagihannya dibatalkan. Keduanya ditandai Antarperusahaan.

Menagihkan ulang biaya

Untuk meneruskan biaya yang ditanggung satu perusahaan ke perusahaan lain (pengeluaran yang disetujui atau tagihan pemasok):

1. Buka Faktur dan tekan Tagihkan ulang biaya.
2. Pilih perusahaan yang menanggung biaya dan perusahaan yang ditagih, serta markup opsional.
3. Centang biayanya dan tekan Buat draf faktur. Periksa lalu kirim seperti biasa.

Setiap biaya hanya dapat ditagihkan ulang sekali. Menghapus atau membatalkan faktur tagihan ulang akan membebaskan biayanya lagi.

Hasil per perusahaan

Hasil per perusahaan (di menu Keuangan, hanya jika Anda punya beberapa perusahaan) menampilkan, untuk satu periode, jumlah yang difakturkan, tagihan pemasok, pengeluaran, dan hasil setiap perusahaan dalam mata uangnya sendiri, serta apa yang masih terutang kepadanya dan olehnya. Di bawahnya, seluruh grup dalam mata uang utama Anda: setiap dokumen dikonversi dengan kurs yang disimpannya, dan apa yang saling difakturkan antarperusahaan Anda dikeluarkan, sehingga tidak ada yang dihitung dua kali. Hapus centang Kecualikan faktur dan tagihan antarperusahaan dari angka grup untuk melihat jumlah biasa. Tekan Unduh untuk file CSV. Jika Semua perusahaan dipilih, laporan keuangan lain dan total faktur juga mengecualikan faktur dan tagihan antarperusahaan.

Perlu diketahui

• Jadikan bawaan mengubah perusahaan pemilik dokumen jika tidak ada hal lain yang menentukannya. Arsipkan menyimpan perusahaan dan dokumennya tetapi menghentikan dokumen baru. Perusahaan tanpa dokumen apa pun dapat dihapus.
• Tarif pajak, pengingat pembayaran, dan ekspor akuntansi di Detail penagihan dipakai bersama oleh semua perusahaan Anda.
• Lihat Pilih mata uang utama Anda dan Kurs mata uang untuk cara jumlah dikonversi.